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title: Benutzer in KuferSQL anlegen, importieren, exportieren und löschen
description: "So legen Sie Benutzer in KuferSQL an: Übersicht der Benutzerverwaltung, Neuanlage mit Kopie-Funktion, Import vordefinierter Standardbenutzer per XML, Export für Test-/Live-Übertragung und DSGVO-konformes Archivieren mit Löschen."
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9\. Oktober 2026

# Benutzer in KuferSQL anlegen, importieren, exportieren und löschen

## Benutzer in der Benutzerverwaltung anlegen, vordefinierte Standardbenutzer importieren, Einstellungen exportieren und Benutzer DSGVO-konform archivieren

Die Benutzerverwaltung ist die zentrale Stelle für das Anlegen neuer Benutzer, das Importieren vordefinierter Standardbenutzer, das Exportieren von Benutzer-Einstellungen für die Übertragung zwischen Systemen sowie das DSGVO-konforme Archivieren ausgeschiedener Mitarbeitender.

ℹ️ **Voraussetzung:** Zugriff auf die **Benutzerverwaltung**. Für den Import vordefinierter Standardbenutzer wird zusätzlich die Datei `Standardbenutzer.xml` von der Kufer-Homepage benötigt.

⚠️ **Achtung:** Beim Löschen + Archivieren werden Benutzerdaten dauerhaft aus dem aktiven Bestand entfernt. Die Funktion ist über das Menürecht **Einstellungen → Benutzerverwaltung → Löschen + Archivieren** sperrbar.

## Die Benutzerverwaltung im Überblick

In der **Benutzerverwaltung** von KuferSQL sind alle eingetragenen Benutzer des Programms aufgelistet — mit ihrer Kennung (zweistelliges Kürzel), dem Namen, dem Vornamen und der Gruppenzugehörigkeit für bis zu zwölf Gruppen.

ℹ️ **Hinweis:** Sinnvollerweise sollten nicht mehr als 2 bis maximal 3 Gruppen pro Benutzer zur Anwendung kommen, um Problemen vorzubeugen. Hinsichtlich der Rechte überschreibt Gruppe 1 die Gruppe 2, Gruppe 2 überschreibt Gruppe 3 usw.

![Benutzerverwaltung mit Spalten Kennung, Name, Vorname, Gruppe und Gruppe1 bis Gruppe6 sowie Aktionsleiste am unteren Rand](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-admin/benutzerverwaltung-und-rechte/benutzer-anlegen-importieren-exportieren-loeschen/01-benutzerverwaltung-uebersicht.png)

*Übersicht der Benutzerverwaltung — Liste aller Benutzer und Gruppen mit Aktionsleiste*

Gepflegt werden die Einträge über die Aktionsleiste am unteren Rand der Maske. Sie enthält von links nach rechts: **Bearbeiten**, **Sammeländerung Rechte**, **Desktop-Einstellungen**, ein Papierkorb-Symbol, **+ Archivieren** (ebenfalls mit Papierkorb-Symbol), **Neu**, ein Drucker-Symbol, **Kopie**, **Filter**, **Import**, **Export** sowie die Schaltflächen **Druck Protokoll**, **Druck Rechte** und **Druck Übersicht über alle Rechte**, die im Bildausschnitt rechts abgeschnitten sind (lesbar ist nur noch „Prot…“).

Vier davon behandelt dieser Artikel im Detail: **Kopie** für die Neuanlage auf Basis eines vorhandenen Benutzers, **Import** und **Export** für den XML-basierten Austausch von Benutzer-Einstellungen sowie die mit **+ Archivieren** beschriftete Schaltfläche, die in der KuferSQL-Dokumentation **Löschen + Archivieren** heißt.

Die Schaltfläche **Desktop-Einstellungen** öffnet den **Desktop-Designer** für den Benutzer, der aktuell im Grid der Übersicht markiert ist. Ein Benutzerwechsel ist dort nicht möglich — wählen Sie den gewünschten Benutzer also **vorher** in der Liste aus. Soll der Benutzer dagegen erst im Dialog bestimmt werden, nehmen Sie den Weg über **Einstellungen** → **Desktop-Einstellungen**; nur dort lässt sich auswählen, für wen die Einstellung gilt. Wie der Desktop anschließend gestaltet wird, beschreibt „Desktop-Designer konfigurieren: Hauptmenü, Widgets und Menürechte”.

ℹ️ **Hinweis:** Damit die Schaltfläche aktiv ist, darf der Benutzer lediglich ausgewählt, aber nicht angekreuzt sein. Sonst ist die Schaltfläche inaktiv. Dasselbe gilt beim Löschen und beim Kopieren.

💡 **Kopie spart Zeit:** Über **Kopie** wird ein neuer Benutzer mit den gleichen Rechten wie ein bereits vorhandener angelegt — die Neuanlage gleichartiger Sachbearbeiter-Profile geht so deutlich schneller.

## Vordefinierte Standardbenutzer importieren

Für einen neuen Benutzer sind oft viele Einstellungen zu treffen — etwa Icons im Hauptmenü und sämtliche Rechte-Einstellungen. Damit dieser Aufwand bei häufigen Rollen entfällt, stellt Kufer **vordefinierte Standardbenutzer** zum Import bereit (z. B. **FF — Finanzabwicklung**, **AB — Aushilfe**, **HM — Hausmeister**).

So gehen Sie vor:

1. Laden Sie die Datei `Standardbenutzer.xml` von [https://www.kufer.de/kundenbereich/updates-downloads/sonstiges](https://www.kufer.de/kundenbereich/updates-downloads/sonstiges) herunter und speichern Sie sie im Programmverzeichnis.
2. Klicken Sie in der **Benutzerverwaltung** auf **Import** und wählen Sie die heruntergeladene XML-Datei aus.
3. KuferSQL öffnet einen Auswahl-Bildschirm mit den verfügbaren Standardbenutzern, jeweils kurz beschrieben.
4. Markieren Sie die gewünschten Standardbenutzer und bestätigen Sie mit **Importieren**.
5. Passen Sie **Kürzel und Passwort sofort** auf die Wünsche der Einrichtung an.

⚠️ **Kürzel-Konflikt:** Sollte ein Kürzel bereits vorhanden sein, wird es **rot** angezeigt und muss geändert werden, wenn der Benutzer importiert werden soll.

## Eigene Benutzer exportieren (Test- → Live-System)

Mit der Schaltfläche **Export** speichern Sie ausgewählte Benutzer in einer XML-Datei. Selbst erstellte Dateien lassen sich später wieder importieren — so können Sie einen neuen Benutzer mit allen Rechten und Icon-Einstellungen in einem **Testsystem** einrichten und anschließend ins **Live-System** kopieren.

💡 **Workflow Test → Live:** Komplexe Rechte-Setups einmalig im Testsystem bauen, exportieren, im Live-System importieren — das spart Doppelarbeit und vermeidet Tippfehler bei der Übertragung.

## Benutzer löschen und archivieren (DSGVO-konform)

Zum DSGVO-konformen Ausscheiden eines Benutzers stellt KuferSQL die Schaltfläche **Löschen + Archivieren** bereit. Der ausgewählte Benutzer wird archiviert und anschließend aus dem aktiven Bestand gelöscht. Folgende Felder werden im Archiv gespeichert:

- **Kennung**
- **Name**
- **Vorname**
- **Gültig von**
- **Gültig bis**
- **Gelöscht am** (heutiges Datum)
- **Gelöscht von** (angemeldeter Benutzer)

So gehen Sie vor:

1. Markieren Sie den auszuscheidenden Benutzer in der Übersicht (nicht ankreuzen!).
2. Klicken Sie auf **Löschen + Archivieren**.
3. Im Kontrollfenster können Sie die **Gültigkeit von/bis** des Benutzers ändern bzw. nachtragen.
4. Anschließend öffnet sich noch eine Übersicht der Tagesinfo.
5. Bestätigen Sie die Archivierung.

ℹ️ **Wiedererkennung bei Neuanlage:** Wird ein Benutzer neu angelegt und es existieren **archivierte Benutzer mit derselben Kennung**, erscheint links neben der Benutzerkennung eine Schaltfläche mit Ausrufezeichen. Per Klick öffnet sich eine Übersicht der archivierten Benutzer (auch druckbar).

💡 **Sperren über Menü- und Feldrecht:**

- Die Schaltfläche **Löschen + Archivieren** sperren Sie über das Menürecht **Einstellungen → Benutzerverwaltung → Löschen + Archivieren** (siehe [Menü-Rechte konfigurieren](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/menue-rechte-konfigurieren?hsLang=de-de)).
- Die Ausrufezeichen-Schaltfläche für die Archiv-Übersicht sperren bzw. blenden Sie über das Feldrecht **Einstellungen → Benutzerverwaltung → 1. Seite → Archivierte Benutzer** aus.

## Ergebnis

Sie kennen jetzt die Übersichts-Maske der Benutzerverwaltung, können neue Benutzer per **Neuanlage**, **Kopie** oder **Import vordefinierter Standardbenutzer** anlegen, vorhandene Rechte-Profile per **Export** zwischen verschiedenen Systemen übertragen und ausgeschiedene Benutzer **DSGVO-konform** archivieren und löschen. Das Konzept hinter Benutzern, Gruppen und der Rechtevergabe erläutert „Datensicherheit: Konzept und Rechtevergabe”.

✅ **Geschafft:** Die organisatorische Basis der Benutzerverwaltung steht — die Detail-Konfiguration der Rechte erfolgt in den nachfolgenden Artikeln.

- [Vorlagen und Formulare](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/vorlagen-und-formulare?hsLang=de-de#main-content)

    - [E-Mail, SMS und Dokumentenablage](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/vorlagen-und-formulare?hsLang=de-de#e-mail-sms-und-dokumentenablage)
    - [Word- und Office-Schnittstelle](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/vorlagen-und-formulare?hsLang=de-de#word-und-office-schnittstelle)
- [Desktop und Bildschirm](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/desktop-und-bildschirm?hsLang=de-de)
- [KuferWEB-Anbindung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/kuferweb-anbindung?hsLang=de-de)
- [Benutzerverwaltung und Rechte](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/benutzerverwaltung-und-rechte?hsLang=de-de)
- [Zentrale Einstellungen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/zentrale-einstellungen?hsLang=de-de#main-content)

    - [Schnittstellen und Pfade](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/zentrale-einstellungen?hsLang=de-de#schnittstellen-und-pfade)
- [System-Verwaltung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/system-verwaltung?hsLang=de-de#main-content)

    - [Update, Umzug und Testumgebung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/system-verwaltung?hsLang=de-de#update-umzug-und-testumgebung)
    - [Word-Fehler beheben](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/system-verwaltung?hsLang=de-de#word-fehler-beheben)
    - [SQL-Server und Datenbank](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/system-verwaltung?hsLang=de-de#sql-server-und-datenbank)
    - [Word- und Office-Schnittstelle](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/system-verwaltung?hsLang=de-de#word-und-office-schnittstelle)
    - [E-Mail-Anbindung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/system-verwaltung?hsLang=de-de#e-mail-anbindung)

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