---
title: "Mail-Versand: Tipps und Trouble-Shooting"
description: "Tipps und Trouble-Shooting für den Mail-Versand aus KuferSQL: Versand-Workflow und Mail-Versand-Bildschirm, Unterschied Sammel- vs. Einzel-Mail, Bedeutung grauer und roter Empfänger, BCC bei Sammel-Mails und Standard-Einstellung Einzelbestätigung Ein/Aus."
---

[Zu Content springen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/mail-versand-tipps-und-trouble-shooting#main-content)

[![logo](https://cs.kufer.de/hubfs/CI/logo.svg)](https://cs.kufer.de/kufer-wissensdatenbanken?hsLang=de-de)

- [Website](https://www.kufer.de/)

Hauptnavigation öffnen

Hauptnavigation schließen

- [Website](https://www.kufer.de/)

 Wie können wir Ihnen helfen?

- Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist.

1. [KuferSQL Administration](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin?hsLang=de-de)
2. [Vorlagen und Formulare](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/vorlagen-und-formulare?hsLang=de-de)
3. [E-Mail, SMS und Dokumentenablage](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/vorlagen-und-formulare?hsLang=de-de#e-mail-sms-und-dokumentenablage)

9\. Oktober 2026

# Mail-Versand: Tipps und Trouble-Shooting

## Versand-Workflow, Mail-Versand-Bildschirm, Sammel- vs. Einzel-Mail, rote und graue Empfänger sowie typische Trouble-Shooting-Punkte beim Mail-Versand aus KuferSQL

KuferSQL enthält keinen eigenen Mail-Client — die fertigen Mail-Inhalte werden an Outlook, Outlook Express, Lotus Notes / Apple Mail oder einen anderen eingestellten Client übergeben und von dort versandt. Dieser Artikel zeigt, wie Sie den Versand-Workflow stabil halten und typische Probleme — rote Empfänger, gesperrte Sammel-Mail-Option, Einzelbestätigung-Frust — schnell beheben.

ℹ️ **Voraussetzung:** Korrekt konfigurierter Mail-Versand unter **Einstellungen → Zentrale Einstellungen → E-Mail** und ein installierter Mail-Client am Arbeitsplatz. Dieser Artikel beschreibt die Bedienung des Mail-Versands. Die Einstellungsmöglichkeiten für den Mail-Versand beschreibt [E-Mail-Versand und SMTP in KuferSQL konfigurieren](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/email-versand-und-smtp-konfigurieren?hsLang=de-de) — sie werden im Normalfall durch Ihre IT umgesetzt.

⚠️ **Achtung:** Empfänger, für die sich Variablen der Mail nicht auflösen lassen, werden im Mail-Versand-Bildschirm **rot** markiert. An diese Empfänger kann die eingetragene Mail nicht versandt werden. Wechseln Sie zuerst auf eine kompatible Mail-Vorlage oder eine allgemein gehaltene Variante ohne bereichs-spezifische Variablen.

## Wie der Mail-Versand in KuferSQL funktioniert

Der Mail-Versand in KuferSQL läuft immer in drei Schritten ab:

1. **Auswahl der Empfänger und Inhalte** — in KuferSQL: Empfänger markieren, Mail-Vorlage und Anhänge wählen, Variablen werden mit den Daten der markierten Datensätze gefüllt.
2. **Übergabe an den Mail-Client** — KuferSQL überträgt die fertige Mail an Outlook (oder den eingestellten Mail-Client).
3. **Versand durch den Client** — der Client verschickt die Mail über das im Client konfigurierte Konto. Die versendeten Mails sind sowohl im KuferSQL-CRM und der Dokumentenverwaltung als auch im **Postausgang des Mail-Clients** sichtbar.

💡 **Outlook Add-In:** Für Outlook gibt es den kostenpflichtigen Zusatzbaustein **Outlook Add-In**, mit dem **ankommende** Mails (z. B. von Teilnehmern) in KuferSQL eingepflegt werden können. Anfragen an die Hotline richten.

## Der zentrale Mail-Versand-Bildschirm

Aus jedem Aufruf-Menüpunkt (Belegung, Stammdaten, Auswertecenter) öffnet sich derselbe zentrale **Mail-Versand-Bildschirm**:

![Mail-Versand-Bildschirm in KuferSQL — links Empfänger-Liste mit Betreff und Inhalt, rechts Mail-Adressen, Anhänge und Versand-Optionen](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-admin/vorlagen-und-formulare/mail-versand-tipps-und-trouble-shooting/01-mail-versand-bildschirm.png)

*Mail-Versand-Bildschirm — links die Empfänger mit Betreff und Inhalt, rechts Mail-Adressen, Anhänge, Versandart und Speicher-Optionen*

- **Linke Seite** — Liste der ausgewählten Empfänger, der Betreff und der Mail-Inhalt.
- **Rechte Seite** — Mail-Adresse je Empfänger, Anhänge, Speichern in der Dokumentenverwaltung, Speichern in der Historie (für Mails aus der Belegung) und die **Versandart** (Einzelbestätigung oder ohne).

💡 **Empfänger nachträglich ergänzen:** Im Mail-Versand-Bildschirm können zusätzlich weitere Empfänger hinzugefügt werden — auch solche, die nicht im ursprünglichen markierten Datensatz waren.

Zwei Schaltflächen am unteren Rand füllen Betreff und Text: **Vorlage einfügen** bietet die Vorlagen aus dem allgemeinen Bereich sowie aus dem Bereich, der für diesen Aufruf relevant ist — bei einer Mail aus der Belegung also die allgemeinen Vorlagen plus die Vorlagen des Bereichs **Belegung**. **Variable einfügen** öffnet die Auswahl der für diesen Aufruf möglichen Variablen.

Wird Outlook verwendet, lässt sich im Versandvorgang zusätzlich das **Mail-Konto** wählen, über das die Mail hinausgehen soll. Zur Auswahl stehen die im lokalen Outlook eingerichteten Konten; eine freie Eingabe ist nicht vorgesehen. Ist in der Mail-Vorlage ein Konto hinterlegt, ist dieses Feld damit vorbelegt — ohne Voreinstellung versendet KuferSQL über das Standard-Mail-Konto. Fehlt ein gewünschter Absender in der Auswahl, muss das Konto zuerst in Outlook eingerichtet werden; wenden Sie sich dazu bei Rückfragen an Ihre IT. Was tatsächlich versandt wurde, lässt sich später je Stammdatensatz nachvollziehen — siehe „Versandte Mails in der Dokumentenverwaltung ansehen und erneut versenden”.

## Graue und rote Empfänger — was bedeuten sie?

Bei jedem Versand werden Empfänger in der Liste je nach Status farblich markiert:

- **Grau dargestellte Empfänger** — Es ist **keine Mail-Adresse** im Stammdatensatz hinterlegt. Der Mail-Versand an diese Person ist nicht möglich. KuferSQL behält den Datensatz nur zur Information in der Liste, schließt ihn aber vom Versand aus.
- **Rot dargestellte Empfänger** — Die Mail enthält **Variablen, die in diesem Bereich nicht verwendet werden können** bzw. für die keine Inhalte zur Verfügung stehen. Die eingetragene Mail kann an diese Empfänger **nicht versandt werden**. Beispiel: Eine Variable aus dem Teilnehmer-Bereich steht beim Dozenten nicht zur Verfügung. Welche Variablen je Stammdatenbereich verfügbar sind, beschreibt der Artikel „Word-Variablen-Übersicht und Platzhalter”.

⚠️ **Mail-Vorlage anpassen oder entfernen:** Wurden nicht verfügbare Variablen oder eine nicht gültige Mail-Vorlage ausgewählt, muss vor dem Versand eine andere Vorlage gewählt oder die bisherige über die Schaltfläche mit dem **Mülltonnen-Symbol** entfernt werden. Andernfalls bleiben die rot dargestellten Empfänger vom Versand ausgeschlossen.

**Empfehlung für gemischte Empfänger:** Mails, die an mehrere Personengruppen (Teilnehmer, Dozenten, Hausmeister, Mitarbeiter) versandt werden, sollten so **allgemein wie möglich** gehalten werden — ohne Variablen, die nur in bestimmten Stammdatenbereichen verfügbar sind.

Ob eine Variable zum Aufruf passt, erkennen Sie schon beim Einfügen: In der Variablen-Auswahl markiert KuferSQL jede Variable farblich.

- **Grün** — steht für **alle** Empfänger zur Verfügung (Teilnehmer, Dozenten, Adressen, Mitarbeiter).
- **Blau** — bereichsspezifisch, wird nur für die festgelegten Empfänger gefüllt. Beispiel: **Anmeldedatum** lässt sich nur für Teilnehmer eines Kurses auflösen, nicht für Mitarbeiter, Dozenten oder Adressen.
- **Rot** — wird nicht erkannt und kann nicht aufgelöst werden.

Wer beim Versand an gemischte Empfängergruppen konsequent nur grün markierte Variablen verwendet, vermeidet rote Empfänger von vornherein.

## Sammel-Mail vs. Einzel-Mail

KuferSQL bietet zwei Versand-Modi:

- **Sammel-Mail** — Es wird **eine einzige** Mail mit allen Empfänger-Adressen im **BCC**-Feld versandt. Der Inhalt ist für alle identisch, Anhänge ebenfalls. Diese Option ist **nur** verfügbar, wenn sich **keine personenbezogenen Daten oder Variablen** im Mail-Text befinden und auch **keine Dateianhänge mit personenbezogenen Daten** angehängt sind.
- **Einzel-Mail** — Pro Empfänger eine eigene Mail. KuferSQL sammelt z. B. 8 Einzel-Mails und versendet sie über einen einzigen Klick. Personenbezogene Inhalte und individuelle Anhänge sind möglich.

ℹ️ **Sammel-Mail ist gesperrt?** Sammel-Mail wird automatisch deaktiviert, sobald der Mail-Text personenbezogene Daten oder Variablen enthält oder ein Dateianhang personenbezogene Daten enthält — etwa die **Ansprache**. Wechseln Sie auf Einzel-Mail oder entfernen Sie die personenbezogenen Inhalte, falls die Mail tatsächlich an alle gleich gehen darf.

## Mit oder ohne Einzelbestätigung versenden?

Die **Einzelbestätigung** steuert, wie viel Kontrolle Outlook (oder der Mail-Client) Ihnen vor dem Versand gibt:

- **Mit Einzelbestätigung** — für jeden Empfänger öffnet sich das Mail-Fenster des Clients. Sie können individuell Zusatztext, weitere Anhänge oder Korrekturen ergänzen und müssen den Versand pro Mail über **Senden** bestätigen. Sinnvoll bei wenigen Empfängern und wichtigem Einzelfall-Inhalt.
- **Ohne Einzelbestätigung** — KuferSQL übergibt die Mails der Reihe nach an den Client; dieser versendet jede Mail automatisch ohne manuelle Bestätigung. Standard-Empfehlung beim Versand an mehrere Empfänger.

💡 **Standard-Einstellung:** Setzen Sie unter **Einstellungen → Zentrale Einstellungen → E-Mail** den Standard auf **Mail-Versand ohne Einzelbestätigung**. Beim Versand an viele Empfänger ist die Einzelbestätigung sonst sehr störend (jede Mail öffnet ein eigenes Fenster, das Sie einzeln senden müssen).

## Trouble-Shooting: Häufige Fehler und Lösungen

### 1. Empfänger ist rot — Mail enthält nicht-auflösbare Variablen

- Wechseln Sie auf eine Mail-Vorlage des passenden Bereichs (Teilnehmer-Vorlage für Teilnehmer, Dozenten-Vorlage für Dozenten).
- Oder: Mail-Vorlage über das Mülltonnen-Symbol entfernen und Mail von Hand schreiben.

### 2. Empfänger ist grau — keine Mail-Adresse hinterlegt

- Im Stammdatensatz die Mail-Adresse nachtragen, oder
- Diese Person manuell auf einen anderen Versandweg umstellen (Word-Druck oder SMS — für SMS-Texte siehe „SMS-Vorlagen verwalten”).

### 3. Sammel-Mail-Option ist ausgegraut

- Mail-Text und Anhänge auf personenbezogene Daten oder Variablen prüfen — Sammel-Mail erlaubt **keine** personenbezogenen Inhalte und keine Dateianhänge mit personenbezogenen Daten.

### 4. Outlook-Signatur erscheint nicht

- **Signatur von Outlook** in den **Erweiterten Client-Einstellungen** aktivieren — dieser Schalter hängt die Outlook-Signatur überhaupt erst an die Mail an.
- **Aufruf über COM** unter **Einstellungen → Zentrale Einstellungen → E-Mail** aktivieren.
- **Erweiterte HTML-Funktionen** aktivieren.
- Outlook-Version prüfen — bei sehr alten Versionen ggf. **Outlook-Komponente ab** anpassen.
- Was die einzelnen Schalter der **Erweiterten Client-Einstellungen** bewirken, beschreibt [E-Mail-Versand und SMTP in KuferSQL konfigurieren](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/email-versand-und-smtp-konfigurieren?hsLang=de-de). Die Umstellung übernimmt im Normalfall Ihre IT.

### 5. HTML-Mail kommt ohne Formatierung an

- **Erweiterte HTML-Funktionen** aktivieren.
- Beim Empfänger prüfen, ob sein Mail-Client HTML rendert (Plain-Text-Modus deaktivieren).

### 6. Word-Vorlagen als Mail-Anhang werden nicht versandt

- Im Auswahl-Bildschirm der Word-Vorlage muss **Dokumente in einzelnen Dateien erzeugen** und **E-Mail** ausgewählt sein — siehe „Massendruck mit Word aus KuferSQL durchführen”.

### 7. Versand bricht ab oder Outlook hängt

- Nicht zu viele Mails in einem Schub übergeben (Outlook hat ein Sicherheitslimit gegen Massen-Mails).
- Outlook-Add-Ins von Drittanbietern (Antivirus, Cloud-Synchronisation) kurz deaktivieren und testen.
- Bricht bereits die Erzeugung der angehängten Word-Dokumente ab, hilft die Fehler-Systematik unter „Word-Fehler in KuferSQL und Lösungsstrategien”.

### 8. Outlook meldet „Zugriff verweigert” oder „Vorgang abgebrochen”

- Outlook blockiert dann den programmgesteuerten Zugriff, also die Übergabe aus KuferSQL. Freigegeben wird sie per Gruppenrichtlinie oder im Trust Center — beide Wege beschreibt [Outlook-Fehler „Zugriff verweigert” beim Mail-Versand beheben](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/outlook-fehler-zugriff-verweigert-beheben?hsLang=de-de).

## Mail-Versand-Pfade

Mails können aus zahlreichen Bereichen heraus gestartet werden — die häufigsten Einstiege:

- **Kursstamm → Belegung → Kommunikation → eMail** — an alle markierten Teilnehmer eines Kurses.
- **Doppelklick auf die Mail-Adresse** — Mail an einen einzelnen Teilnehmer / Dozenten aus den Stammdaten.
- In der **Kursbelegung** die Teilnehmer markieren und auf die **E-Mail-Schaltfläche** oder die **Kommunikationscenter-Schaltfläche** klicken.
- **Auswerten → Auswertecenter** für Teilnehmer, Dozenten oder Adressen → **Word**, **Excel** oder **Export** — Mail an die dort markierten Personen.

Eine vollständige Auflistung aller Menüpunkte mit Mail-Versand — von den Stammdaten über Geld und Honorar bis zu Listen, Info und Extras — enthält „Aus welchen Menüpunkten können Sie Mails versenden?”.

## Ergebnis

Mit korrekt konfigurierter Mail-Schnittstelle, sauber sortierten Sammel- und Einzel-Mails und einem geschulten Blick auf graue und rote Empfänger läuft der Mail-Versand aus KuferSQL stabil und nachvollziehbar. Die häufigsten Probleme lassen sich in wenigen Klicks beheben — die Trouble-Shooting-Liste deckt die wiederkehrenden Fälle ab.

✅ **Geschafft:** Ihr Mail-Versand aus KuferSQL ist sauber konfiguriert, Empfänger-Status werden korrekt interpretiert und Sammel- vs. Einzel-Mail werden bewusst eingesetzt.

- [Vorlagen und Formulare](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/vorlagen-und-formulare?hsLang=de-de#main-content)

    - [E-Mail, SMS und Dokumentenablage](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/vorlagen-und-formulare?hsLang=de-de#e-mail-sms-und-dokumentenablage)
    - [Word- und Office-Schnittstelle](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/vorlagen-und-formulare?hsLang=de-de#word-und-office-schnittstelle)
- [Desktop und Bildschirm](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/desktop-und-bildschirm?hsLang=de-de)
- [KuferWEB-Anbindung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/kuferweb-anbindung?hsLang=de-de)
- [Benutzerverwaltung und Rechte](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/benutzerverwaltung-und-rechte?hsLang=de-de)
- [Zentrale Einstellungen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/zentrale-einstellungen?hsLang=de-de#main-content)

    - [Schnittstellen und Pfade](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/zentrale-einstellungen?hsLang=de-de#schnittstellen-und-pfade)
- [System-Verwaltung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/system-verwaltung?hsLang=de-de#main-content)

    - [Update, Umzug und Testumgebung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/system-verwaltung?hsLang=de-de#update-umzug-und-testumgebung)
    - [Word-Fehler beheben](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/system-verwaltung?hsLang=de-de#word-fehler-beheben)
    - [SQL-Server und Datenbank](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/system-verwaltung?hsLang=de-de#sql-server-und-datenbank)
    - [Word- und Office-Schnittstelle](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/system-verwaltung?hsLang=de-de#word-und-office-schnittstelle)
    - [E-Mail-Anbindung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/system-verwaltung?hsLang=de-de#e-mail-anbindung)

© 2026 Kufer Software

[Datenschutz](https://www.kufer.de/datenschutz) [Impressum](https://www.kufer.de/impressum)