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title: Word-Schnittstelle in KuferSQL konfigurieren
description: "So konfigurieren Sie die Word-Schnittstelle in KuferSQL: Textverarbeitung wählen, Schalter für Serienbriefe und Vorlagen setzen, Wartezeiten justieren, Dateiformat .docx aktivieren, Ablagepfade je Word-Bereich definieren und PDF statt DOC erzwingen."
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9\. Oktober 2026

# Word-Schnittstelle in KuferSQL konfigurieren

## Textverarbeitungssystem, Optionen KuferSQL, Optionen Microsoft Word, Dateiformat .docx, Ablagepfade je Word-Bereich und Dokumentenverwaltung zentral festlegen

Im Reiter **Word** der **Zentralen Einstellungen** legen Sie zentral fest, mit welcher Textverarbeitung KuferSQL Serienbriefe erzeugt, wie Word-Dokumente abgelegt werden und welche Schalter beim Vorlagen-Handling, beim Dateiformat und beim PDF-Export greifen.

ℹ️ **Voraussetzung:** Zugriff auf die **Zentralen Einstellungen** in KuferSQL sowie eine installierte Textverarbeitung (Microsoft Word oder LibreOffice Writer).

⚠️ **Achtung:** Änderungen im Reiter **Word** wirken systemweit auf alle Word-Aufrufe in KuferSQL (Serienbriefe, Einzel-Dokumente, Sammelversand, Word-per-Mail).

## Wozu dient der Reiter „Word”?

Der Reiter **Word** ist die zentrale Stelle, an der KuferSQL erfährt, mit welchem Textverarbeitungssystem die Anwendung arbeitet, wie Serienbriefe erzeugt und wo Word-Dokumente abgelegt werden. Die Einstellungen wirken auf jeden Word-Aufruf — vom Einzelbrief im Teilnehmer-Stammdatensatz bis zum Sammelversand mit hunderten Datensätzen — und steuern auch das Verhalten beim Versand von Word-Dokumenten per E-Mail.

In KuferSQL ist es möglich, mit dem Textverarbeitungsprogramm **Microsoft Word** oder **LibreOffice Writer** (vormals OpenOffice Writer) zu arbeiten. Mit dem LibreOffice Writer werden keine Word-Vorlagen bzw. Word-Dokumente erzeugt, sondern LibreOffice-Vorlagen sowie LibreOffice-Dokumente.

## Reiter „Word” öffnen

1. Öffnen Sie **Einstellungen** → **Zentrale Einstellungen**.
2. Wechseln Sie auf den Reiter **Word**.

![Reiter „Word” in den Zentralen Einstellungen mit Textverarbeitungssystem Microsoft Word oder LibreOffice Writer, Block Optionen KuferSQL, Block Optionen Microsoft Word, Block Dokumentenverwaltung mit den E-Mail-Schaltern und Auswahlliste „In diesen Bereichen PDFs anstatt DOCs erstellen”](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-admin/zentrale-einstellungen/word-schnittstelle-konfigurieren/01-word-reiter-zentrale-einstellungen.png)

*Reiter „Word” der Zentralen Einstellungen — alle Schalter und Felder für die Word-Anbindung auf einen Blick*

💡 **Hilfe zu jedem Schalter:** Zu vielen Schaltern steht im Dialog rechts ein blaues Fragezeichen-Symbol. Oben rechts im Reiter weist KuferSQL außerdem darauf hin: „In der Online-Hilfe (F1) sind die Auswirkungen der einzelnen Schalter im Detail beschrieben.”

## Textverarbeitungssystem wählen

Im oberen Bereich des Reiters wählen Sie das Textverarbeitungssystem aus:

- **Microsoft Word** — KuferSQL erzeugt Word-Vorlagen und Word-Dokumente (`.doc`/`.docx`).
- **LibreOffice Writer** — KuferSQL erzeugt LibreOffice-Vorlagen und LibreOffice-Dokumente. Word-Vorlagen werden in diesem Modus nicht verwendet.

💡 **Hinweis zur Vorlagenpflege:** Die Wahl des Textverarbeitungssystems bestimmt, in welchem Format Vorlagen erwartet werden. Wechseln Sie das System nicht ohne vorherige Migration der vorhandenen Vorlagen.

## Optionen KuferSQL

Im Block **Optionen (KuferSQL)** steuern Sie das Verhalten der Schnittstelle bei Serienbriefen und Vorlagen.

- **Freigabe der BDE-Instanz:** Es handelt sich um ein altes Verfahren, das nur noch aus Gründen der Rückwärtskompatibilität vorhanden ist — lassen Sie den Haken deaktiviert.
- **Schließen der Vorlage nach Zusammenführung unterdrücken:** Unterdrückt das automatische Schließen der Word-Vorlage nach dem Erzeugen des Serienbriefs. Kann bei Fehlermeldungen in langen Serienbriefen (ab 50 Datensätzen) Abhilfe schaffen.
- **Hinweis für das Bearbeiten einer Vorlage unterdrücken:** Beim Sammelversand mit der Option **ausgewählte Vorlage zum Bearbeiten öffnen** wird normalerweise vor dem Erzeugen ein Hinweis angezeigt. Mit gesetztem Schalter entfällt dieser Hinweis. Wichtig: Die Vorlage muss nach dem Bearbeiten **gespeichert und geschlossen** werden — erst dann wird der Serienbrief erzeugt und in der Dokumentenablage gespeichert. Ein manuelles Zusammenführen wird in KuferSQL nicht gespeichert.
- **Bei genau einer Vorlage, diese sofort verwenden:** Existiert für den aufgerufenen Word-Bereich (Teilnehmer, Dozenten o. ä.) genau eine Vorlage, wird diese ohne Auswahl-Bildschirm sofort verwendet. Bei mehreren Vorlagen oder keiner Vorlage erscheint die übliche Auswahl. Die Logik greift analog für Spezialbereiche (z. B. **Sammelrechnung** im Typ **Rechnung**): Gibt es dort genau eine Vorlage, wird sie sofort verwendet; gibt es mehrere, erscheint die Auswahl des Spezialbereichs; gibt es keine, werden alle Vorlagen des übergeordneten Typs angezeigt.
- **Auswahl der Vorlagen als Baumstruktur anzeigen:** Zeigt die Vorlagen unter **Einstellungen** → **Vorlagen für Word-Serienbriefe** und im Auswahl-Bildschirm der Word-Schnittstelle als Baumstruktur mit eigenen Kategorien an — siehe „Word-Serienbriefe: Vorlagen-Liste und Pflege”.
- **Dokumente für PDFs temporär zwischenspeichern:** Legt das Word-Dokument, aus dem ein PDF erzeugt wird, zunächst im **Pfad für temporäre Office-Dateien** ab (Reiter **Pfade**); ist dort kein Pfad hinterlegt, wird der Benutzerordner verwendet. Die fertige PDF-Datei landet anschließend wie gewohnt im Ordner der Dokumentenverwaltung. Sinnvoll, wenn Benutzer im Dokumenten-Ordner kein Recht zum Löschen von Dateien haben und das Word-Zwischendokument dort nicht mehr entfernt werden könnte. Voraussetzung: In der Word-Vorlage ist **Als PDF speichern** gesetzt oder der Bereich ist in der Liste **In diesen Bereichen PDFs anstatt DOCs erstellen** aktiviert.
- **Wartezeit vor Word-Aufrufen (in ms):** Bei Problemen mit der Word-Schnittstelle kann hier eine Wartezeit in Millisekunden hinterlegt werden. KuferSQL pausiert dann an definierten Zeitpunkten (Verbinden, Hinzufügen, Öffnen, Speichern, Datenquelle), um Word mehr Initialisierungszeit zu geben. Über das Zahnrad-Symbol stellen Sie entweder eine **allgemeine Wartezeit** oder individuelle Zeiten je Zeitpunkt ein. Im Normalfall ist keine Wartezeit nötig.

## Dateiformat für Word-Dokumente

Mit der Schaltfläche **Konvertierung auf .docx** wandeln Sie bestehende Word-Vorlagen einmalig in das Dateiformat `*.docx` um. KuferSQL sichert die bestehenden Vorlagen zuvor automatisch: Im Vorlagen-Ordner entsteht dabei automatisch der Unterordner **Archiv**, in den alle Vorlagen kopiert werden. Anschließend zeigt die Übersicht je Vorlage an, ob die Konvertierung erfolgreich war. Danach verwendet KuferSQL für die Word-Schnittstelle sowie für alle fest programmierten Im- und Exporte das Format `*.docx`; die Schaltfläche heißt dann **Konvertierte Vorlagen** und erlaubt eine erneute Prüfung.

- Selbst erstellte Vorlagen für Feedback-Bögen müssen ebenfalls in `*.docx` vorliegen — die Konvertierung übernimmt diese nicht automatisch; hier ist eine manuelle Umstellung durch die Einrichtung notwendig.
- Die kleine Schaltfläche rechts neben **Konvertierung auf .docx** zeigt das aktuell verwendete Dateiformat an.

⚠️ **Vor der Konvertierung sichern:** Die Konvertierung verändert alle bestehenden Word-Vorlagen. Legen Sie vorher eine Datensicherung der Vorlagen-Verzeichnisse an.

💡 **Konvertierung einmal von Hand proben:** Öffnen Sie vor dem Start der Routine eine Vorlage in Word und speichern Sie sie über **Datei** → **Speichern unter** als `.docx` ab. Klappt das, sind Word-Installation und Schreibrechte in Ordnung und die Routine in KuferSQL kann starten. Schlägt es fehl, klären Sie zuerst die Ursache.

## Ablagepfad je Word-Bereich

Word-Dokumente lassen sich pro Word-Bereich (z. B. **Belegung**, **Rechnung**, **Teilnehmer**) in einem eigenen Ordner ablegen. Klicken Sie auf **Einstellung** neben **Ablagepfad je Word-Bereich**, um die Pfade zu pflegen.

![Noch leeres Fenster „Einstellungen zu den Ablagepfaden je Word-Bereich” mit den Spalten Bereich, Ablage und Verzeichnis, den Schaltflächen Neu, Bearbeiten und Löschen sowie der davor geöffneten Maske „Neuen Ablagepfad hinterlegen” mit den Feldern Bereich, Ablage (Wert „fest”) und Verzeichnis (Wert „C:\\Kufer\\Dokumente\\”)](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-admin/zentrale-einstellungen/word-schnittstelle-konfigurieren/02-ablagepfad-je-word-bereich.png)

*Maske „Neuen Ablagepfad hinterlegen” — hier legen Sie Bereich, Ablage-Art und Verzeichnis fest*

Mit **Neu** öffnen Sie die Maske, in der ein Ablagepfad definiert wird. Pro Bereich wählen Sie:

- **Ablage „fest”:** Alle erzeugten Dokumente landen direkt im hinterlegten Verzeichnis.
- **Ablage „dynamisch”:** KuferSQL erzeugt ein Unterverzeichnis nach dem Schema `<Verzeichnis>\<KundenNr>\<Ablageordner>`. Damit liegen alle Dokumente eines Kunden in einem eigenen Ordner.

![Fenster „Einstellungen zu den Ablagepfaden je Word-Bereich” mit einer Zeile je Bereich (Dozenten, Teilnehmer, And. Adressen, Kurse, Kurstage, Belegung, Zeugnis, Rechnung, Mahnung, Vertrag, Finanzamt, Räume, Gebäude, Allg. Adressen, Raumreservierungen, Qualitätsmanagement, Materialausgabe), der Spalte Ablage mit den Werten fest und dynamisch sowie dem jeweiligen Verzeichnis](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-admin/zentrale-einstellungen/word-schnittstelle-konfigurieren/03-ablagepfade-je-word-bereich-beispiel.png)

*Beispielhaft gepflegte Ablagepfade — Personen-Bereiche dynamisch mit Platzhalter für die Kunden-Nr., Sach-Bereiche mit festem Verzeichnis*

**Beispiel** für Kunden-Nr. `1337` mit dynamischer Ablage:

| **Bereich** | **Pfad** |
| --- | --- |
| Belegung | `X:\KuferSQL\Dokumente\Teilnehmer\1337\Anmeldungen` |
| Rechnung | `X:\KuferSQL\Dokumente\Teilnehmer\1337\Rechnungen` |
| Teilnehmer | `X:\KuferSQL\Dokumente\Teilnehmer\1337\Allgemein` |

⚠️ **Dynamische Ablage nur in Word-Bereichen mit Personendaten:** Eine dynamische Ablage funktioniert nur in Bereichen, in denen Kunden angeschrieben werden (z. B. nicht im Bereich **Kurse**). Pro Personendaten-Typ (TeilnehmerInnen, DozentInnen) muss zudem ein **eindeutiges** Verzeichnis hinterlegt werden — sonst überschneiden sich die Kunden-Nummern. Wurde ein Pfad z. B. im Bereich **Belegung**, **Rechnung** und **Teilnehmer** (alle Typ TeilnehmerInnen) hinterlegt, darf derselbe Pfad nicht zusätzlich in **Vertrag** und **Dozenten** (Typ DozentInnen) verwendet werden.

Nach Bestätigung mit **OK** werden die Dokumente beim nächsten Aufruf der Word-Schnittstelle in den entsprechenden Ordnern abgelegt.

## Optionen Microsoft Word

Im Block **Optionen (Microsoft Word)** steuern Sie das Verhalten der Word-Applikation selbst. Diese Schalter sind nur relevant, wenn als Textverarbeitung **Microsoft Word** gewählt ist.

- **Word-Komponente … verwenden:** Wählt die Komponente für eine konkrete Word-Version oder **Standard** für die automatische Erkennung der auf der Arbeitsstation eingesetzten Word-Version. Auch benutzerbezogen einstellbar. Ab Microsoft Word 2003 muss diese Einstellung gesetzt sein — sie verhindert unerwünschte Meldungen wie **Tabelle wählen**.
- **Verwenden von nur einer Word-Instanz:** Die Schnittstelle arbeitet auf einer bestehenden Word-Instanz statt eine neue zu starten. Behebt typischerweise die Meldung **„normal.dot wird bereits von einem anderen Benutzer verwendet”**. Empfohlen in Kombination mit **Meldungen von Microsoft Word unterdrücken**.
- **Meldungen von Microsoft Word unterdrücken:** Unterdrückt Hinweisfenster, die sonst in der ursprünglichen Word-Instanz erscheinen könnten.
- **Symbolleisten aktivieren:** Aktiviert die Symbolleisten von Word nach dem Öffnen explizit. Hilft, wenn nach dem Erzeugen eines Word-Dokuments die Menüleiste „eingefroren” wirkt.
- **Sichtbarkeit vor Zusammenführung:** Bringt die Word-Instanz vor dem Erzeugen eines Serienbriefs in den Vordergrund. Kann fehlende Symbolleisten beim Serienbrief beheben.
- **Hintergrundfarben und -bilder drucken (Word per E-Mail):** Erzwingt beim Word-per-Mail-Versand das Drucken von Hintergründen (z. B. Geschäftsbogen mit Logo). Ist der Schalter nicht gesetzt, bleibt der Hintergrund beim Druck weg — sinnvoll, wenn vorgedrucktes Briefpapier verwendet wird. Der Schalter wirkt nur mit Word-Komponenten ab Version 2007.
- **PDF-Datei im Format ISO 19005-1 (PDF/A):** Erzeugt PDF/A-Dateien bei der PDF-Erstellung über Word.
- **Öffnen im Vordergrund erzwingen:** Erzwingt das Öffnen von Word im Vordergrund auch unter Windows 7.
- **Kompatibilitätsmodus verhindern:** Setzt den Kompatibilitätsmodus im erzeugten Word-Dokument auf die neueste Word-Version. Der Schalter wirkt nur, wenn als Word-Komponente **2013** oder **2016** eingestellt ist.
- **Aus Leerfeldern resultierende Leerzeilen anzeigen:** Steuert, ob durch leere Variablen entstehende Leerzeilen sichtbar bleiben oder unterdrückt werden. Nur nach Rücksprache mit der Hotline setzen.
- **Kopfzeile aktualisieren:** Hilft, wenn Grafiken nicht korrekt angezeigt werden, die mit dem Befehl `INCLUDEPICTURE` in die Kopfzeile eingebunden wurden.
- **Dokument vor dem Schließen aktivieren:** Führt vor dem Schließen einen Befehl aus, der das Word-Dokument aktiviert. Behebt Probleme mit der Fehler-ID **#10** in der Funktion **CloseDocument**.
- **Dateien vor dem Öffnen in Word nicht überprüfen:** Behebt Fehler beim Erstellen von Word-Dokumenten, die durch die geschützte Ansicht verursacht werden. Der Schalter wirkt nur bei den Word-Komponenten **2010**, **2013** und **2016**. Bleibt der Fehler bestehen, sind zusätzlich Einstellungen im Trust Center von Word nötig — siehe [Word-Fehler #?04 „Fehler beim Erstellen des Word-Dokuments” beheben](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/fehlercode-04-word-dokument-erstellen-beheben?hsLang=de-de).
- **Debug-Version:** Versetzt die Word-Schnittstelle in einen Modus, der dem Technik-Team von Kufer zusätzliche Informationen bei der Fehlersuche liefert. Diesen Schalter setzt ausschließlich das Kufer-Technik-Team.

💡 **Mehr als 254 Variablen ausgeben:** Wird der Schalter **CSV-Dateien für Export verwenden** mit der Word-Anbindung über den ODBC-Treiber kombiniert, entfällt die durch DBF-Dateien bedingte Grenze von 254 Export-Variablen — siehe [ODBC-Treiber für die Word-Schnittstelle konfigurieren](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/odbc-treiber-fuer-word-schnittstelle-konfigurieren?hsLang=de-de).

## Dokumentenverwaltung

Im Block **Dokumentenverwaltung** steuern Sie, wie erzeugte Word-Dokumente und E-Mails verwaltet werden.

- **Speichern der E-Mails und Word-Dokumente:** Setzen, damit erzeugte Dokumente in der Dokumentenverwaltung gespeichert werden.
- **Dokumenten-Dateiname anhand der Referenz ermitteln:** KuferSQL sucht für die eindeutige Nummer nicht die erste freie fortlaufende Nummer, sondern erhöht die zuletzt vergebene Nummer um eins. Bei sehr vielen Dokumenten verbessert das das Laufzeitverhalten deutlich — für Einrichtungen mit großem Dokumentenbestand dringend empfohlen.
- **Sortierung „aufsteigend / absteigend” nach Datum:** Standard-Sortierreihenfolge der Dokumentenverwaltung beim Aufruf.
- **Erneutes Speichern des Versanddatums:** Steuert die Abfrage **Soll das Versendedatum gespeichert werden?** nach dem Öffnen eines Dokuments. **Auf Nachfrage** — Abfrage erscheint, gespeichert wird nur bei **Ja**. **Nie** — keine Abfrage, kein Speichern. **Immer** — Speichern ohne Abfrage.
- **Neue externe Dokumente:** Verhalten beim Anhängen eines Dokuments über die Schaltfläche **Extern**. Die Datei bleibt entweder liegen oder wird in den zentralen Ordner für externe Dokumente **kopiert** bzw. **verschoben**; der ursprüngliche Dateiname wandert dabei in das Feld **Beschreibung** und die Datei erhält einen neuen Namen. So ist ausgeschlossen, dass ein Dokument von einem nicht zentral gesicherten Rechner verknüpft bleibt.
- **E-Mails an Dozenten / Teilnehmer / Adressen eines Kurses zusätzlich im Kurs speichern:** Drei getrennte Schalter. Ist einer gesetzt, wird die E-Mail zusätzlich zur Dokumentenverwaltung der Person auch in der Dokumentenverwaltung des Kurses abgelegt. Der Adressen-Schalter betrifft z. B. Mails an Raumverantwortliche.
- **E-Mails erst nach Rückfrage speichern:** Die E-Mail wird nur nach einer Rückfrage abgelegt — verhindert unabsichtliches Speichern beim Abbruch eines Mail-Versands.
- **Aufruf in den Belegungs-Details mit vorbelegter Kurs-Nr.:** Standardmäßig deaktiviert. Gesetzt wird beim Aufruf der Dokumentenverwaltung aus den Belegungs-Details der Filter mit der aktuellen Kurs-Nr. vorbelegt.
- **Hinweis bei mehrfachem Verweis anzeigen:** Ein Word-Dokument kann für mehrere Datensätze erzeugt und dadurch bei mehreren Personen hinterlegt sein. Mit gesetztem Schalter warnt KuferSQL, bevor ein solches Dokument per E-Mail verschickt wird — wichtig, weil sonst sensible Daten mehrerer Personen an einen Empfänger gehen können.

### In diesen Bereichen PDFs anstatt DOCs erstellen

Rechts im Dialog wählen Sie über eine Checkbox-Liste die Bereiche, in denen Word-Dokumente direkt als PDF abgespeichert werden — z. B. **Rechnung**, **Mahnung**, **Vertrag**, **Zeugnis**.

💡 **Pro-Vorlage-Einstellung:** Dieselbe Auswahl kann auch für eine einzelne Vorlage getroffen werden — über **Vorbelegungen des Auswahl-Bildschirms** im Vorlagen-Bearbeiten-Dialog.

## Ergebnis

Mit korrekt konfiguriertem Reiter **Word** läuft die Serienbrief-Erzeugung in KuferSQL stabil, Word-Dokumente landen pro Bereich an der richtigen Stelle und kritische PDF-Bereiche (Rechnungen, Mahnungen) werden direkt als PDF erzeugt.

✅ **Geschafft:** Ihre Word-Anbindung ist zentral konfiguriert — alle Folge-Workflows (Sammelversand, Word-per-Mail, PDF-Erzeugung) greifen auf konsistente Einstellungen zurück.

Die übrigen Office-Anbindungen richten Sie analog ein: **[Excel-Schnittstelle konfigurieren](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/excel-schnittstelle-konfigurieren?hsLang=de-de)** und **[E-Mail-Versand und SMTP konfigurieren](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/email-versand-und-smtp-konfigurieren?hsLang=de-de)**.

- [Vorlagen und Formulare](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/vorlagen-und-formulare?hsLang=de-de#main-content)

    - [E-Mail, SMS und Dokumentenablage](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/vorlagen-und-formulare?hsLang=de-de#e-mail-sms-und-dokumentenablage)
    - [Word- und Office-Schnittstelle](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/vorlagen-und-formulare?hsLang=de-de#word-und-office-schnittstelle)
- [Desktop und Bildschirm](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/desktop-und-bildschirm?hsLang=de-de)
- [KuferWEB-Anbindung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/kuferweb-anbindung?hsLang=de-de)
- [Benutzerverwaltung und Rechte](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/benutzerverwaltung-und-rechte?hsLang=de-de)
- [Zentrale Einstellungen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/zentrale-einstellungen?hsLang=de-de#main-content)

    - [Schnittstellen und Pfade](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/zentrale-einstellungen?hsLang=de-de#schnittstellen-und-pfade)
- [System-Verwaltung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/system-verwaltung?hsLang=de-de#main-content)

    - [Update, Umzug und Testumgebung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/system-verwaltung?hsLang=de-de#update-umzug-und-testumgebung)
    - [Word-Fehler beheben](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/system-verwaltung?hsLang=de-de#word-fehler-beheben)
    - [SQL-Server und Datenbank](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/system-verwaltung?hsLang=de-de#sql-server-und-datenbank)
    - [Word- und Office-Schnittstelle](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/system-verwaltung?hsLang=de-de#word-und-office-schnittstelle)
    - [E-Mail-Anbindung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/system-verwaltung?hsLang=de-de#e-mail-anbindung)

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