Adressen in KuferSQL: Dokumente, Kontakte, Termine und CRM nutzen

Nutzen Sie in den Adress-Stammdaten von KuferSQL die Schaltfläche Dokumentenverwaltung sowie die Reiter Kontakte, Termine und CRM, um die gesamte Kommunikations-Historie pro Adresse an einem Ort zu führen.

ℹ️ Voraussetzung: Die Adresse ist bereits angelegt – siehe Adressen in KuferSQL anlegen: Grundlagen und Aufbau.

Dokumentenverwaltung

In der Dokumentenverwaltung speichert KuferSQL automatisch alle schriftlichen Kontakte, die aus dem System heraus erstellt wurden:

Word-Dokumente
E-Mails
SMS
Newsletter

Zusätzlich können Sie auch eingegangene Schreiben dort ablegen, z. B. eingescannte Anmeldebögen.

Über die Schaltfläche Extern verknüpfen Sie externe Dokumente – PDF-Dateien, Bilder und andere Formate – mit dem Adress-Datensatz.

⚠️ Achtung – nur Verknüpfung, keine Kopie: KuferSQL legt externe Dokumente nicht im System ab, sondern speichert nur den Verweis auf den Ablageort. Daraus folgt:

Nutzen Sie keine lokalen Laufwerke als Ablageort
Die Zugriffsrechte am Ablageort müssen für alle Anwender passen
Dateien und Ablageorte dürfen nicht nachträglich verschoben, gelöscht oder umbenannt werden – sonst erlischt die Verknüpfung

ℹ️ Zentralen Ablageort erzwingen: Unter Zentrale Einstellungen → Word → Dokumentenverwaltung stellen Sie für Neue Externe Dokumente ein, dass diese in einen zentralen Speicherort verschoben oder kopiert werden. Damit umgehen Sie die Problematik eines lokalen Laufwerks als Ablageort. Im Reiter Pfade muss dafür der Pfad für Ablage externer Dokumente definiert sein.

ℹ️ Einrichtung und Rechte: Wie die Dokumentenverwaltung administrativ eingerichtet wird – Speichern-Schalter, Filter und Dokumenttypen, Dateinamens-Struktur, Aufräum-Routinen und die Menürechte für die einzelnen Schaltflächen – beschreibt „Dokumentenverwaltung für Word-Dokumente und Menürechte einrichten”.

💡 Empfehlung: Verknüpfen Sie externe Dokumente konsequent über die Schaltfläche Extern auf einem Netzlaufwerk mit geregelten Zugriffsrechten – nicht auf lokalen Verzeichnissen. So bleibt der Zugriff auch dann erhalten, wenn ein Kollege den ursprünglichen Datensatz angelegt hat.

Kontakte

Im Reiter Kontakte protokollieren Sie u. a. telefonische oder persönliche Kontakte zur Adresse. Hier erfasste Einträge lassen sich zusätzlich in die sog. Telefon-To-do-Liste übertragen, damit Rückrufe nicht untergehen.

ℹ️ Abgrenzung der Dokumentenverwaltung von den Kontakten: Alle Kontakte, die schriftlich aus KuferSQL heraus an Teilnehmer gehen (Briefe, E-Mails, Newsletter), erscheinen automatisch in der Dokumentenverwaltung – nicht im Reiter „Kontakte”. Letzteren nutzen Sie für telefonische und persönliche Gespräche.

Termine

In KuferSQL erfassen Sie Termine für Teilnehmer, Dozenten und Kurse – z. B.:

Gesprächstermine
Rückgabetermine für Lehr- und Lernmittel
Administrative Termine zur Kursplanung

Termine erscheinen auf dem Startbildschirm über die Verknüpfung Termine oder das Widget Termine. Je nach Einstellung sind sie nur für Sie sichtbar, für einen bestimmten Kollegen oder für alle Kollegen freigegeben.

CRM-Reiter: Alle Informationen auf einen Blick

Customer Relationship Management (CRM) bündelt in einem Reiter sämtliche Informationen zur Adresse:

Dokumente aus der Dokumentenverwaltung
Kontakte (telefonisch / persönlich)
Termine
Kurse (nur bei Teilnehmern und Dozenten)

Damit haben Sie pro Adresse die gesamte Kontakt-Historie ohne Reiter-Wechsel im Überblick.

Ergebnis

Sie nutzen die Dokumentenverwaltung sowie die Reiter Kontakte, Termine und CRM souverän und führen die gesamte Kommunikations- und Termin-Historie zentral pro Adresse. Die übrigen Reiter der Adress-Stammdaten – Info, Materialausgabe, Beziehungen und Kurse – beschreibt „Adressen in KuferSQL: Info, Materialausgabe, Beziehungen und Kurse nutzen”; wie KuferSQL Ihre Eingaben sichert und wann sich ein Datensatz löschen lässt, steht in „Adressen in KuferSQL: Datenspeicherung und -löschung”.