--- title: "Kommunikation aus der KuferSQL-Belegung: Word, E-Mail und SMS" description: "So nutzen Sie die Kommunikationsfunktionen der KuferSQL-Belegung: Kommunikationscenter mit Prioritäten-Vorschlag, Word-Serienbriefe und Anmeldekarten, E-Mail-Schnittstelle inklusive PDF-Anhang, SMS-Versand und Etikettendruck." --- [Zu Content springen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs/kommunikation-aus-belegung-word-mail-sms#main-content) [![logo](https://cs.kufer.de/hubfs/CI/logo.svg)](https://cs.kufer.de/kufer-wissensdatenbanken?hsLang=de-de) - [Website](https://www.kufer.de/) Hauptnavigation öffnen Hauptnavigation schließen - [Website](https://www.kufer.de/) Wie können wir Ihnen helfen? - Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist. 1. [KuferSQL Einstieg & Grundlagen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs?hsLang=de-de) 2. [Belegung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs/belegung?hsLang=de-de) 9\. Oktober 2026 # Kommunikation aus der KuferSQL-Belegung: Word, E-Mail und SMS ## Teilnehmende, Dozierende und Hausmeister aus der Belegung über Kommunikationscenter, Word-Vorlagen, E-Mail-Schnittstelle, SMS und Etiketten erreichen Aus der Belegung erreichen Sie alle Teilnehmenden, Dozierenden und Hausmeister eines Kurses — wahlweise gebündelt über das **Kommunikationscenter** oder gezielt über eine einzelne Schnittstelle für Word, E-Mail, SMS oder Etiketten. Wie Sie die Belegung grundsätzlich bedienen, beschreibt der Artikel [Belegung in KuferSQL: Übersicht, Funktionen und Teilnehmerlisten](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs/belegung-uebersicht-und-funktionen?hsLang=de-de). ℹ️ **Hinweis:** Dieser Artikel beschreibt die Schaltflächen aus der Rubrik **Dokumente** in der Belegung. Rechnungen, Mahnungen und Zeugnisse sind in einem eigenen Artikel beschrieben. ## Rubrik „Dokumente” in der Belegung Alle in diesem Artikel beschriebenen Funktionen finden Sie aus der Belegung heraus in der Menüleiste in der Rubrik **Dokumente**. **Dokumente** ist die Standardbezeichnung — die Bezeichnung der Rubriken kann geändert werden. ![Rubrik „Dokumente” in der Belegung mit Schaltflächen für Kommunikation, Word-Dokumente, Rechnungen, Anmeldekarte, E-Mail, SMS, Etiketten und Auswertecenter](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-grundlagen-kurs/belegung/kommunikation-aus-belegung-word-mail-sms/01-rubrik-dokumente-buttons.png) *Rubrik „Dokumente” in der Belegung mit Schaltflächen für Kommunikation, Word-Dokumente, Rechnungen, Anmeldekarte, E-Mail, SMS, Etiketten und Auswertecenter* ## Kommunikationscenter Über das **Kommunikationscenter** benachrichtigen Sie z. B. bei einem **Kursausfall** alle betroffenen Teilnehmenden auf einmal — wahlweise per Telefon, E-Mail, Word-Anschreiben oder SMS. ![Kommunikationscenter eines Kurses mit Tabelle aller Teilnehmenden, Spalten für Telefon, E-Mail und Mobilnummer sowie Schaltflächen für Word, E-Mail, Telefonliste und SMS](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-grundlagen-kurs/belegung/kommunikation-aus-belegung-word-mail-sms/02-kommunikationscenter-uebersicht.png) *Kommunikationscenter eines Kurses mit Tabelle aller Teilnehmenden, Spalten für Telefon, E-Mail und Mobilnummer sowie Schaltflächen für Word, E-Mail, Telefonliste und SMS* ### Aufbau und Bedienung - Standardmäßig werden alle Teilnehmenden aus der Belegung angezeigt. Über den **Filter** oben begrenzen Sie die Anzeige z. B. auf bestimmte Status. - Mit der **Checkbox „Absagedatum setzen”** wird beim Versand der Benachrichtigung für alle markierten Teilnehmenden gleichzeitig das **Absagedatum** in der Historie der Belegung gesetzt — ideal beim Kursausfall. - Die Segmente **Teilnehmer**, **Dozenten** und **Hausmeister** lassen sich separat in eigenen Tabellen darstellen und bearbeiten (Buttons **an TN**, **an Doz.**, **an Hausm.**). - Falsche bzw. fehlende Telefonnummern, Mail-Adressen oder Mobilfunknummern werden **rot** angezeigt und beim Markieren übersprungen. - Die jeweiligen Versand-Schaltflächen (**Word**, **E-Mail**, **Telefonliste**, **SMS**) werden erst aktiv, wenn mindestens eine passende Markierung gesetzt ist; **SMS** zusätzlich nur bei freigeschaltetem Modul. ### Vorschlag — Prioritäten für die Markierung Mit der Schaltfläche **Vorschlag** markiert KuferSQL die Einträge automatisch nach einer von sieben Prioritäten-Reihenfolgen. ![Dialog „Vorschlag setzen” mit sieben Prioritäten-Optionen wie „E-Mail, Word” oder „SMS, Telefon, E-Mail, Word” und Häkchen „Nur noch nicht durchgeführte Einträge markieren”](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-grundlagen-kurs/belegung/kommunikation-aus-belegung-word-mail-sms/03-vorschlag-prioritaeten-dialog.png) *Dialog „Vorschlag setzen” mit sieben Prioritäten-Optionen wie „E-Mail, Word” oder „SMS, Telefon, E-Mail, Word” und Häkchen „Nur noch nicht durchgeführte Einträge markieren”* So wird z. B. bei der Vorschlags-Reihenfolge **SMS, Telefon, E-Mail, Word** zuerst markiert, wer eine Mobilnummer hat — anschließend, wer nur Festnetz hat — usw. Über die Option **Priorität: gemäß TN-Priorität** wird die individuelle Hinterlegung pro Teilnehmer berücksichtigt. Diese hinterlegen Sie im Teilnehmerstamm auf der **1. Seite** im Kommunikationsblock über die Schaltfläche **Prio**. 💡 **Tipp:** In den **Einstellungen für Bildschirm-Vorgaben und Workflow** auf dem Reiter **Kommunikationscenter** lässt sich unter **Belegungen markieren mit** eine Standard-Vorschlagsregel hinterlegen — sie wird beim Aufruf automatisch gesetzt. Zusätzlich können Sie im Kommunikationscenter der Belegung unter **Vorschlag** wählen, ob nur **noch nicht durchgeführte** Aktionen markiert werden sollen. ### Historie und grüne Haken Nach jedem ausgeführten Versand (Word, E-Mail, Telefon, SMS) erscheint in der jeweiligen Spalte ein **grüner Haken** — so sehen Sie auf einen Blick, bei wem welche Aktion bereits durchgeführt wurde. Die Markierungs-Spalten werden beim erneuten Aufruf automatisch wieder vorbelegt, wenn am gleichen Tag (unabhängig vom angemeldeten Benutzer) eine Aktion stattfand. Damit werden Doppel-Benachrichtigungen vermieden. ℹ️ **Hinweis E-Mail:** Über einen Schalter in den Workflow-Einstellungen lässt sich festlegen, dass der grüne Haken in der Spalte **Mail** nur gesetzt wird, wenn die E-Mail-Schnittstelle den **tatsächlichen Versand** zurückmeldet. Über die Spalte **H** (Historie) blenden Sie per Mouse-Over alle bisherigen Aktionen ein und greifen direkt auf die einzelnen Einträge durch. Im Durchgriff lässt sich zusätzlich eine **Bemerkung** eintragen — etwa „nur den Anrufbeantworter erreicht”. ![Kommunikations-Historie für einen Teilnehmer in einem Kurs mit Spalten Datum, Zeit, Art, Grund und Bemerkung](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-grundlagen-kurs/belegung/kommunikation-aus-belegung-word-mail-sms/04-kommunikations-historie-teilnehmer.png) *Kommunikations-Historie für einen Teilnehmer in einem Kurs mit Spalten Datum, Zeit, Art, Grund und Bemerkung* Über die Schaltfläche **Dokumentenverwaltung** öffnen Sie aus dem Kommunikationscenter die Dokumentenverwaltung des markierten Teilnehmers. ## Word-Dokumente Mit der Schaltfläche **Word-Dokumente** wechseln Sie von der Belegung in die Wordschnittstelle, um Serienbriefe zu erzeugen. ![Auswahl-Dialog für Word-Vorlagen aus dem Bereich „Belegung” mit Vorlagenliste, Beschreibung des Textes in der Ablage, Optionen für Speichern in Historie und Dokumentenverwaltung sowie Reitern für Ansicht, Direktdruck und E-Mail](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-grundlagen-kurs/belegung/kommunikation-aus-belegung-word-mail-sms/05-word-vorlagen-auswahl-belegung.png) *Auswahl-Dialog für Word-Vorlagen aus dem Bereich „Belegung” mit Vorlagenliste, Beschreibung des Textes in der Ablage, Optionen für Speichern in Historie und Dokumentenverwaltung sowie Reitern für Ansicht, Direktdruck und E-Mail* ### Vorlagen hinterlegen Die Vorlagen für die Belegung pflegen Sie unter **Einstellungen** → **Vorlagen für Word-Serienbriefe** → **Belegung**. ### Vor der Übergabe an den Serienbrief Im Auswahl-Bildschirm legen Sie pro Vorgang fest: - ob das Dokument in der **Dokumentenverwaltung** gespeichert werden soll - unter welcher **Rubrik in der Historie** das Versende-Datum verbucht wird - ob alle Datensätze in **einer Datei** oder in **einzelnen Dateien** erzeugt werden - ob die Vorlage vorab zum Bearbeiten geöffnet werden soll ℹ️ **Hinweis:** Aus Datenschutzgründen ist die Erzeugung in **einzelnen Dateien** besser. ### Versand-Optionen Über die Reiter wählen Sie zwischen: - **Ansicht** — das Dokument wird mit Word geöffnet - **Direktdruck** — gedruckt ohne Vorschau - **E-Mail** — als PDF-Anhang an alle Teilnehmenden mit hinterlegter Mail-Adresse versandt Die Einstellungen zur Übergabe an den Serienbrief und die Versandoptionen können auch direkt in der Vorlage definiert werden. ℹ️ **Hinweis:** Die Einstellungen für die Word-Anbindung beschreibt ausführlich der Artikel „Word-Serienbriefe: Vorlagen-Liste und Pflege”. ⚠️ **Bei Fehlermeldungen:** Treten beim Versand die Word-Fehler **#Y04** oder **#A15** auf, führt „Word-Fehler in KuferSQL und Lösungsstrategien” über die Fehler-ID zum passenden Lösungsweg. ## Anmeldekarte Die Anmeldekarte ist die Bestätigung, die ein Teilnehmer nach der Anmeldung erhält. Unter **Einstellungen** → **Einstellungen für die Anmeldekarte** definieren Sie beliebig viele Varianten und koppeln deren Druck an Bedingungen — etwa an die **Zahlart**. ### Direktdruck ohne Vorschau Der Druck der Anmeldekarte erfolgt grundsätzlich **ohne Seitenvorschau** direkt auf den Drucker — das spart Zeit am Anmeldetisch. Anzahl Kopien und Drucker steuern Sie vorab unter **Einstellungen** → **Einstellungen für Bildschirmvorgaben und Workflow** → **Druckvorgaben** → **Anmeldekarte**. Da das Erstellen der Anmeldekarte unter **Einstellungen** → **Einstellungen für die Anmeldekarte** u. U. sehr aufwändig ist, kann das Erstellen einer Anmeldekarte unter **Einstellungen** → **Vorlagen für Word-Serienbriefe** → **Belegung** von Vorteil sein. ### Word-Vorlagen pro Zahlart Sie können je Zahlart eine eigene Word-Vorlage hinterlegen. Damit funktioniert das, müssen zwei Punkte erfüllt sein: 1. Unter **Einstellungen** → **Einstellungen für Bildschirmvorgaben und Workflow** → **Druckvorgaben** → **Anmeldekarte** ist der Schalter **Auswahl der Word-Vorlagen für die Anmeldekarte verwenden** gesetzt. 2. Im Bildschirm **Einstellungen** → **Vorlagen für Word-Serienbriefe** → **Bearbeiten** ist in der Rubrik **Vorlage für den Bereich** für jede Vorlage festgelegt, ob sie allgemein gilt oder nur für bestimmte Zahlarten. ![Auswahl-Bildschirm für Vorlagen-Bereiche der Anmeldekarte – allgemeine Anmeldekarte und Varianten je Zahlart wie „Offen”, „bar bezahlt”, „EC-Karte”, „Scheck”, „Lastschrift” und „Überweisung”](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-grundlagen-kurs/belegung/kommunikation-aus-belegung-word-mail-sms/06-anmeldekarte-zahlart-vorlagen.png) *Auswahl-Bildschirm für Vorlagen-Bereiche der Anmeldekarte – allgemeine Anmeldekarte und Varianten je Zahlart wie „Offen”, „bar bezahlt”, „EC-Karte”, „Scheck”, „Lastschrift” und „Überweisung”* ### Versand per Mail als PDF Damit eine Word-Vorlage einem Teilnehmer mit hinterlegter Mail-Adresse direkt als PDF-Anhang gesendet wird, treffen Sie im Vorbelegungs-Bereich folgende Einstellungen: - Erzeugung des Dokuments in **einzelne Dateien** - Auswahl-Bildschirm mit Reiter **E-Mail** öffnen - E-Mail: Dokument als **pdf-Datei** anhängen - Vorlage vorher bearbeiten? **nein** ### Was bei der Anmeldung passiert Bei jeder Anmeldung prüft KuferSQL, ob für die eingestellte Zahlart eine Word-Vorlage vorhanden ist: - **Genau eine** Word-Vorlage gefunden → wird automatisch mit den Vorbelegungen gestartet. - **Mehrere** Word-Vorlagen für die Zahlart → werden im Auswahl-Bildschirm angezeigt, der Anwender entscheidet. - **Keine** Word-Vorlage für die Zahlart → KuferSQL prüft, ob eine **allgemeine Anmeldekarte** existiert und nutzt diese; bei mehreren allgemeinen Anmeldekarten erscheint der Auswahl-Bildschirm. - **Auch keine allgemeine Anmeldekarte** vorhanden → der Auswahl-Bildschirm zeigt alle Word-Vorlagen aus dem Bereich **Belegung**. ## E-Mail-Schnittstelle Über die **E-Mail-Schnittstelle** versenden Sie einen Text an alle markierten Teilnehmenden, von denen im Stammdatensatz eine Mail-Adresse gespeichert ist. ![E-Mail-Weitergabe-Dialog mit Empfängerliste, Schaltflächen zum Hinzufügen aus Kursdaten oder Stammdaten, Betreff- und Textfeld mit Variablen wie {ANSPRACHE}, sowie Optionen für Anhänge, Historie und Versandart](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-grundlagen-kurs/belegung/kommunikation-aus-belegung-word-mail-sms/07-email-weitergabe-dialog.png) *E-Mail-Weitergabe-Dialog mit Empfängerliste, Schaltflächen zum Hinzufügen aus Kursdaten oder Stammdaten, Betreff- und Textfeld mit Variablen wie {ANSPRACHE}, sowie Optionen für Anhänge, Historie und Versandart* Im Dialog stehen Ihnen zur Verfügung: - **Empfängerliste** mit allen markierten Teilnehmenden — weitere Empfänger fügen Sie über die Buttons **Teilnehmer**, **Dozent(en)**, **Hausmeister**, **Betreuer vor Ort**, **Dozent**, **Adressen**, **Mitarbeiter** und **Ansprech.** hinzu - **Betreff** und **Text** — Eingabe von Hand oder über Standard-Vorlagen aus **Einstellungen** → **Vorlagen für E-Mails**; zur Auswahl von Vorlagen dient **Vorlage einfügen** - **Variablen** für das Betreff-Feld (Schaltfläche mit vier Würfeln neben dem Feld) und **Variable einfügen** für dynamische Inhalte im Textfeld - **Speichern in der Dokumentenverwaltung** und **Druck in der Historie speichern als** (Bestätigung, Verschiebung, Kursabsage, Rechnung, Formbrief 1–3, Anmeldekarte) - **Dateianhänge** und der Schalter **mit 7-Zip verschlüsseln und separater Passwortversand** - **Versandart**: mit Einzelbestätigung, ohne Einzelbestätigung oder **E-Mails über SMTP versenden** ℹ️ **Hinweis:** Alle weiteren Stellen in KuferSQL, aus denen sich Mails versenden lassen, listet „Aus welchen Menüpunkten können Sie Mails versenden?”. Den Versandbildschirm im Detail sowie die typischen Stolpersteine beschreibt [Mail-Versand: Tipps und Trouble-Shooting](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-admin/mail-versand-tipps-und-trouble-shooting?hsLang=de-de). ## SMS-Versand Bei aktiviertem SMS-Modul versenden Sie über die Schaltfläche **SMS** Nachrichten an alle markierten Teilnehmenden mit hinterlegter **Handynummer**. ![SMS-Versand für einen Kurs – Tabelle mit Teilnehmern, Status, Bemerkung und Handynummer sowie Häkchen „nur die mit Handynummer anzeigen”](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-grundlagen-kurs/belegung/kommunikation-aus-belegung-word-mail-sms/08-sms-versand-tabelle.png) *SMS-Versand für einen Kurs – Tabelle mit Teilnehmern, Status, Bemerkung und Handynummer sowie Häkchen „nur die mit Handynummer anzeigen”* Nach **SMS erstellen** öffnet sich der Sammel-SMS-Dialog. Hier geben Sie den Text ein, wählen ggf. eine Vorlage und setzen die **Sendezeit**. ![Sammel-SMS-Dialog mit Empfängerzahl, Textfeld, Sendezeit, Häkchen für Speichern in der Dokumentenverwaltung und Schaltfläche „Kontingent”](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-grundlagen-kurs/belegung/kommunikation-aus-belegung-word-mail-sms/09-sammel-sms-dialog.png) *Sammel-SMS-Dialog mit Empfängerzahl, Textfeld, Sendezeit, Häkchen für Speichern in der Dokumentenverwaltung und Schaltfläche „Kontingent”* ℹ️ **Hinweis:** Vorlagen für den SMS-Versand pflegen Sie unter **Einstellungen** → **Vorlagen für SMS**. Details zum SMS-Versand stehen im Dokumentationsanhang **A78**. ## Etiketten Über die Schaltfläche **Etiketten** drucken Sie Adress-Etiketten für alle markierten Teilnehmenden. Das verwendete Etikettenformat hinterlegen Sie unter **Einstellungen** → **Einstellungen für Bildschirmvorgaben und Workflow** → **Druckvorgaben** → **Etiketten**. Im Dialog geben Sie an, wie viele **Kopien** Sie benötigen und wo auf dem DIN-A4-Etikettenbogen der Druck **beginnen** soll — so nutzen Sie auch teils bedruckte Bögen weiter. ## Ergebnis Die Belegung bündelt sämtliche Kommunikationswege an einem Ort: **Kommunikationscenter** als zentrale Schaltstelle mit Prioritäten-Vorschlag und Historie, **Word-Dokumente** mit Anbindung an Vorlagen und PDF-Versand, **Anmeldekarte** mit eigenen Vorlagen pro Zahlart, **E-Mail-Schnittstelle** mit Variablen und Verschlüsselung, **SMS** für alle mit Handynummer und **Etiketten** für klassische Briefpost. - [Erste Schritte](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs/erste-schritte?hsLang=de-de#main-content) - [Login & Start](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs/erste-schritte?hsLang=de-de#login-start) - [Schulungsvideos](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs/erste-schritte?hsLang=de-de#schulungsvideos) - [Grundlagen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs/grundlagen?hsLang=de-de#main-content) - [Allgemeines zu Adressen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs/grundlagen?hsLang=de-de#allgemeines-zu-adressen) - [Allgemeine Bedienung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs/grundlagen?hsLang=de-de#allgemeine-bedienung) - [Kurzanleitungen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs/kurzanleitungen?hsLang=de-de) - [Stammdaten Adressen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs/stammdaten-adressen?hsLang=de-de#main-content) - [Stammdaten Adressen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs/stammdaten-adressen?hsLang=de-de#stammdaten-adressen) - [Belegung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs/belegung?hsLang=de-de) - [Hinterlegungen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs/hinterlegungen?hsLang=de-de) - [Stammdaten Kurse](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs/stammdaten-kurse?hsLang=de-de#main-content) - [Stammdaten Kurse](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs/stammdaten-kurse?hsLang=de-de#stammdaten-kurse) - [Eltern-Kind](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs/eltern-kind?hsLang=de-de) - [Anmeldung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-grundlagen-kurs/anmeldung?hsLang=de-de) © 2026 Kufer Software [Datenschutz](https://www.kufer.de/datenschutz) [Impressum](https://www.kufer.de/impressum)