Arbeiten Sie effizient in den Stammdatenbildschirmen für Dozenten, Teilnehmer, Adressen, Kurse und Räume, indem Sie die gemeinsame Bedienleiste, das automatische Speichern und die gruppierten Aktionsbuttons konsistent nutzen.
Was ist die Bedienleiste?
Die Bedienleiste gilt einheitlich für alle Stammdaten-Bereiche – Dozenten, Teilnehmer, Adressen, Kurs, Raum. Damit bedienen Sie alle Bereiche nach demselben Muster.
Wie Sie einen Datensatz zunächst über die Anwahlbildschirme finden, beschreibt Anwahlbildschirme in KuferSQL: Suchen, Filtern und Navigieren. Den grundsätzlichen Aufbau der Adress-Stammdaten zeigt Adressen in KuferSQL anlegen: Grundlagen und Aufbau.
Bedienleiste der Stammdaten – gilt einheitlich für Dozenten, Teilnehmer, Adressen, Kurs und Raum
Funktionen der Bedienleiste im Überblick
Die wichtigsten Schaltflächen der Bedienleiste – nach den beiden Reihen der Leiste geordnet. Eine Kurzübersicht dieser und der übrigen wiederkehrenden Symbole zum Nachschlagen bietet „Häufige Symbole in KuferSQL”.
Obere Reihe von links nach rechts
- Dokumentenverwaltung: Öffnet die Dokumentenverwaltung zum Datensatz.
- Word-Schnittstelle: Startet die Word-Schnittstelle für Serienbriefe und Vorlagen.
- Excel-Schnittstelle: Öffnet die Excel-Schnittstelle für Datenexporte.
- Mail inklusive Anhang (rotes PDF-Symbol): Öffnet die E-Mail-Schnittstelle mit der Möglichkeit, eine Mail inklusive Anhang zu versenden.
- E-Mail-Schnittstelle (Briefumschlag-Symbol): Öffnet die E-Mail-Schnittstelle.
- Stammblatt drucken: Ausdruck eines Stammblatts mit allen wichtigen Daten. Zusätzlich auswählbar sind gehaltene Kurse, Info, Materialausgaben sowie Termine bzw. Wiedervorlagen.
- Kopieren: Kopiert den ausgewählten Datensatz.
- Favoriten-Liste: Öffnet die Favoriten-Liste.
Untere Reihe von links nach rechts
- Blättern (Strg + L / Strg + R): Wechselt zum vorherigen bzw. nächsten Datensatz und speichert dabei automatisch.
- Suchen: Wechselt zurück zur Auswahlmaske. Beim Aufruf über diese Schaltfläche wird die Eingabe für den Vornamen in der Teilnehmeranwahl absichtlich geleert.
- Anwahl mit denselben Kriterien: Ruft die Stammdatenanwahl erneut mit den vorherigen Eingaben für Name und Vorname auf.
- Historie: Öffnet die Liste der bis dato aufgerufenen Datensätze.
- Löschen: Löscht den kompletten Datensatz. Dozenten und Teilnehmer können nur gelöscht werden, sobald sie keine Kurse mehr halten bzw. an keinen Kursen mehr teilnehmen. Das Löschen eines Kurses inklusive Anmeldungen ist nur möglich, wenn der Kurs als abgeschlossen oder ausgefallen markiert ist.
- Änderungen verwerfen: Verwirft noch nicht gespeicherte Änderungen oder Löschungen.
- Speichern: Speichert die Änderungen und bleibt im geöffneten Bildschirm. Üblicher ist das Speichern beim Verlassen des Bildschirms.
Daten automatisch speichern
Das Speichern erfasster Daten erfolgt automatisch und in der Regel ohne Rückfrage beim Verlassen des Datenbildschirms. Nur bei kritischen Aktionen – z. B. einer Anmeldung – steht ein expliziter OK-Button zur Bestätigung zur Verfügung.
Anordnung der Aktionsbuttons
Auf der linken Seite der Stammdaten zeigt KuferSQL eine Leiste mit allen möglichen Aktionen, gruppiert nach Themenbereichen:
- Dozentenstamm: Honorar, Ausgaben, Aktionen
- Teilnehmerstamm: Zahlungsverkehr, Ausgaben, Aktionen
- Adressenstamm: Zahlungsverkehr, Ausgaben, Aktionen
- Kursstamm: Kursplanung, weitere Daten, Aktionen, Kursstatus ändern, Ausgaben
Die Leiste bleibt auch beim Wechsel auf einen anderen Reiter bestehen – die Funktionen sind dort weiterhin verfügbar. Während des Arbeitens mit KuferSQL erweitert sich die Liste der angezeigten Funktionen automatisch um die Gruppe zuletzt verwendet.
In verschiedenen Reitern gibt es zusätzlich rechts eine Funktionsleiste mit Buttons zum Bearbeiten des Reiterinhalts – z. B. im Reiter Ansprechpartner oder im Kursstamm im Reiter Kurstage.
Änderungsprotokoll pro Datenfeld nutzen
Bei aktiver Protokollierung – einzustellen unter Einstellungen → Zentrale Einstellungen → Organisation – rufen Sie mit einem Rechtsklick in ein einzelnes Datenfeld das Änderungsprotokoll auf. Dort sehen Sie, welcher Benutzer wann mit welchen Eingaben den Inhalt des Datenfelds verändert hat.
Durchgriffe nutzen
In vielen Bildschirmen sind einzelne Werte in türkiser Schrift dargestellt. Diese Werte sind sogenannte Durchgriffe: Mit einem Klick wechseln Sie direkt in den zugehörigen Datensatz.
Beispiel: Sie sind im Teilnehmerstamm und sehen die Liste der gebuchten Kurse. Ein Klick auf die türkis hinterlegte Kurs-Nr öffnet direkt die Kursstammdaten – ohne erneute Suche. So bewegen Sie sich nahtlos zwischen verknüpften Datensätzen wie Teilnehmern, Kursen, Belegungen und Terminen. Siehe dazu auch „Häufige Symbole in KuferSQL”.
Ergebnis
Sie kennen die gemeinsame Bedienleiste aller Stammdatenbildschirme, wissen, dass KuferSQL Eingaben automatisch beim Verlassen speichert, finden alle Aktionsbuttons gruppiert auf der linken Seite, können Feld-Änderungen über das Änderungsprotokoll nachvollziehen und wechseln über Durchgriffe direkt in verknüpfte Datensätze. Wie Sie konkrete Adressfelder wie Geschlecht, Straße und Bankverbindungen pflegen, beschreibt Adressdaten in KuferSQL pflegen: Geschlecht, Straßen, Bankverbindungen.