--- title: Hinterlegungen für das Beschwerdemanagement anlegen description: "Hinterlegungen für das KuferSQL-Beschwerdemanagement anlegen: Arten, Status mit Farbe, Ober- und Unterkategorien, Beteiligungsart, Bearbeitungsqualität, Ursachen, Prioritäten, Meldearten und Informationswege." --- [Zu Content springen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/hinterlegungen-fuer-das-beschwerdemanagement-anlegen#main-content) [![logo](https://cs.kufer.de/hubfs/CI/logo.svg)](https://cs.kufer.de/kufer-wissensdatenbanken?hsLang=de-de) - [Website](https://www.kufer.de/) Hauptnavigation öffnen Hauptnavigation schließen - [Website](https://www.kufer.de/) Wie können wir Ihnen helfen? - Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist. 1. [KuferSQL Schnittstellen & Module](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen?hsLang=de-de) 2. [Qualitätsmanagement und Feedback](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/qualit%C3%A4tsmanagement-und-feedback?hsLang=de-de) 3. [Beschwerdemanagement](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/qualit%C3%A4tsmanagement-und-feedback?hsLang=de-de#beschwerdemanagement) 9\. Oktober 2026 # Hinterlegungen für das Beschwerdemanagement anlegen ## Neun Auswahllisten von Beschwerde-Arten über Status und Kategorien bis zu Ursachen, Prioritäten und Informationswegen befüllen Befüllen Sie die neun Auswahllisten des Zusatzbausteins, damit alle Bearbeiter Beschwerden einheitlich klassifizieren und später gezielt auswerten können. ℹ️ **Voraussetzung:** Der Zusatzbaustein ist freigeschaltet — siehe [Beschwerdemanagement freischalten und zentral einstellen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/beschwerdemanagement-freischalten-und-zentral-einstellen?hsLang=de-de). Dies ist **Artikel 2 von 5** der Serie zum Zusatzbaustein Qualitäts- und Beschwerdemanagement. ⚠️ **Achtung:** Die bei der Auslieferung mitgelieferten Inhalte aller Hinterlegungstabellen sind ein **unverbindlicher Vorschlag**. Passen Sie sie an Ihre Einrichtung an. ## Schritt 1: Hinterlegungs-Menü öffnen Alle neun Tabellen liegen unter **Einstellungen** → **Hinterlegungen für Zusatzbausteine** → **Beschwerdemanagement**. ![Menüliste mit den neun Einträgen Beschwerde-Arten, Beschwerde-Status, Beschwerde-Kategorien, Beschwerde-Beteiligungsart, Beschwerde-Bearbeitungsqualität, Beschwerde-Ursachen, Beschwerde-Prioritäten, Beschwerde-Meldearten und Beschwerde-Informationswege](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/qualitaetsmanagement-und-feedback/hinterlegungen-fuer-das-beschwerdemanagement-anlegen/01-hinterlegungen-beschwerdemanagement-menue.png) *Untermenü **Beschwerdemanagement** – die neun Hinterlegungstabellen des Zusatzbausteins* Jede Tabelle wird über dieselben Schaltflächen gepflegt: **Neu**, **Bearbeiten**, **Löschen**, **Kopieren** und **Drucken**. ## Schritt 2: Beschwerde-Arten festlegen Die Art beschreibt, worum es sich handelt — beispielsweise Beschwerde, Anregung, Hinweis oder Mangel. ![Fenster Hinterlegung Beschwerde-Arten mit den Spalten Art, Weiterleitung an, Wiedervorlage/Tage, Geändert am, von, Erfasst am und von sowie fünf Einträgen](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/qualitaetsmanagement-und-feedback/hinterlegungen-fuer-das-beschwerdemanagement-anlegen/02-beschwerde-arten.png) *Fenster **Hinterlegung Beschwerde-Arten** – Einträge Beschwerde, Mangel, Anregung, Hinweis und Vorschlag mit Weiterleitung und Wiedervorlage-Tagen* - **Weiterleitung an:** Der Mitarbeiter, der für diese Beschwerdeart üblicherweise zuständig ist. So richten Sie automatisierte Weiterleitungen ein. - **Wiedervorlage/Tage:** Sind hier Tage hinterlegt, setzt KuferSQL das Wiedervorlagedatum bei der Erfassung automatisch anhand dieser Vorgabe. ## Schritt 3: Beschwerde-Status mit Farbe hinterlegen Der Status bildet den Zustand einer Beschwerde ab, etwa offen, warten auf Rückmeldung, in Arbeit oder erledigt. Nach dem Zustand lässt sich filtern und auswerten. ![Fenster Hinterlegung Beschwerde-Status mit fünf Einträgen und einer farbigen Spalte je Zeile](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/qualitaetsmanagement-und-feedback/hinterlegungen-fuer-das-beschwerdemanagement-anlegen/03-beschwerde-status.png) *Fenster **Hinterlegung Beschwerde-Status** – die Einträge offen, in Arbeit, weitergeleitet, warten auf Rückmeldung und erledigt mit je einer Farbe* Jedem Status lässt sich beim Bearbeiten eine **Anzeigefarbe** zuweisen. Diese Farbe erscheint anschließend im Beschwerdemanagement. ![Dialog Beschwerdestatus bearbeiten mit dem Feld Status, dem Farbfeld Anzeigefarbe und den Feldern Bearbeitet am, Erstellt am und von](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/qualitaetsmanagement-und-feedback/hinterlegungen-fuer-das-beschwerdemanagement-anlegen/04-beschwerdestatus-bearbeiten-farbe.png) *Dialog **Beschwerdestatus bearbeiten** – Status **offen** mit rotem Feld **Anzeigefarbe** und den Protokollfeldern darunter* 💡 **Praxistipp:** Die Farbdarstellung ist laufzeitintensiv. Sie lässt sich über **Einstellungen** → **Zentrale Einstellungen** → **Extras** in den Einstellungen zum Beschwerdemanagement ein- und ausschalten. ## Schritt 4: Kategorien in zwei Ebenen aufbauen Kategorien ordnen den Inhalt einer Beschwerde. Sie werden als **Oberkategorie** mit beliebig vielen **Unterkategorien** aufgebaut — zum Beispiel die Oberkategorie Raumsituation mit der Unterkategorie „Heizung lässt sich nicht aufdrehen”. ![Fenster Hinterlegung Beschwerde-Kategorien mit den eingerückten Oberkategorien Unzufriedenheit mit Kursdurchführung, Raumsituation, Unzufriedenheit mit Dozenten, Unzufriedenheit mit Mitarbeitern und Unzufriedenheit mit Kurstagen samt Unterkategorien](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/qualitaetsmanagement-und-feedback/hinterlegungen-fuer-das-beschwerdemanagement-anlegen/05-beschwerde-kategorien.png) *Fenster **Hinterlegung Beschwerde-Kategorien** – Baumstruktur aus Ober- und Unterkategorien; die Schaltfläche **Neue Unterebe** legt eine Unterkategorie an* Bei der Erfassung wird eine Beschwerde immer einer Kategorie der untersten Ebene zugeordnet — eine Oberkategorie mit Unterkategorien lässt sich nicht auswählen, eine Kategorie ohne Unterebene dagegen schon. Dasselbe gilt für die Kategorie-Auswahl im Filter und in der Statistik. ## Schritt 5: Beteiligungsarten definieren Im Reiter **Beteiligte** einer Beschwerde tragen Sie Mitarbeiter, Dozenten, Teilnehmer und Adressen ein, die an der Bearbeitung mitwirken — etwa der Vorgesetzte oder wer informiert wird. Die Beteiligungsart gibt an, in welchem Arbeitsverhältnis die Person zur Beschwerde steht. Neben **Hauptverantwortlicher** wertet KuferSQL auch die Beteiligungsart mit der Bezeichnung **2. Verantwortlicher** aus: Die Schaltfläche **nur eigene** in der Gesamtübersicht sucht nach genau dieser Schreibweise. Benennen Sie den Eintrag deshalb nicht um. ![Fenster Hinterlegung Beschwerde-Beteiligungsart mit den Einträgen Hauptverantwortlicher, 2. Verantwortlicher, Beratung, Vermittler (Mediator), Mitarbeiter, Finanzbeauftragter und Datenschutzbeauftrafter](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/qualitaetsmanagement-und-feedback/hinterlegungen-fuer-das-beschwerdemanagement-anlegen/06-beschwerde-beteiligungsart.png) *Fenster **Hinterlegung Beschwerde-Beteiligungsart** – der Eintrag **Hauptverantwortlicher** steht ohne Änderungsdatum an erster Stelle* ⚠️ **Achtung:** Die Beteiligungsart **Hauptverantwortlicher** muss immer vorhanden sein und wird bereits mit der Auslieferung eingefügt. Sie lässt sich nicht löschen, weil sie dem Verantwortlichen auf der 1. Seite einer Beschwerde entspricht. Wird dort ein Mitarbeiter eingetragen — auch automatisch über die Beschwerdeart —, erscheint er zugleich im Reiter **Beteiligte** als Hauptverantwortlicher. ## Schritt 6: Bearbeitungsqualität und Ursachen anlegen Die **Bearbeitungsqualität** hält fest, wie eine Beschwerde erledigt werden konnte. Darauf lassen sich Auswertungen aufsetzen, etwa „alle Beschwerden, die mit einem Kompromiss gelöst wurden”. ![Fenster Hinterlegung Beschwerde-Bearbeitungsqualität mit den vier Einträgen erfolgreich, mit Kompromiss, nur teilweise und unbefriedigend](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/qualitaetsmanagement-und-feedback/hinterlegungen-fuer-das-beschwerdemanagement-anlegen/07-beschwerde-bearbeitungsqualitaet.png) *Fenster **Hinterlegung Beschwerde-Bearbeitungsqualität** – vier Qualitätsstufen für den Abschluss einer Beschwerde* Die **Ursachen** bilden ein Verzeichnis von Gründen, welche vermutete Ursache eine Beschwerde hat. Sie werden im Reiter **Ursachenanalyse** der einzelnen Beschwerde ausgewählt und lassen sich über die Schaltfläche **Ursachenanalyse** im Reiter **Querverbindungen** für eine ganze Gruppe verbundener Beschwerden auf einmal eintragen. ![Fenster Hinterlegung Beschwerde-Ursachen mit zehn Einträgen von mangelnde Finanzen über Personalmangel bis zeitliche Knappheit](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/qualitaetsmanagement-und-feedback/hinterlegungen-fuer-das-beschwerdemanagement-anlegen/08-beschwerde-ursachen.png) *Fenster **Hinterlegung Beschwerde-Ursachen** – Verzeichnis möglicher Ursachen für die Ursachenanalyse* ## Schritt 7: Prioritäten, Meldearten und Informationswege ergänzen Drei kurze Listen vervollständigen die Konfiguration: - **Beschwerde-Prioritäten:** Die Priorität wird als einstelliger Zahlenwert geführt; erlaubt sind 0 bis 9. Neue Beschwerden starten mit 0. In der Hinterlegung ordnen Sie jeder Zahl eine Beschreibung zu, im Demobestand etwa 1 = hoch, 2 = mittel, 3 = niedrig. - **Beschwerde-Meldearten:** Werte für das Feld **wie gemeldet** beim Anlegen einer Beschwerde, im Demobestand F = Feedback, M = mündlich, S = schriftlich. - **Beschwerde-Informationswege:** Wege, auf denen informiert wird, im Demobestand schriftlich, E-Mail, telefonisch und persönlich. ℹ️ **Anmeldearten mit dem Haken „Nur für QM”:** Die Werteliste **Anmeldearten** wird an anderer Stelle gepflegt als die hier beschriebenen Beschwerde-Informationswege. Dort lässt sich je Eintrag der Haken **Nur für QM** setzen; der Eintrag steht dann nur noch im Beschwerdemanagement zur Verfügung, nicht mehr für die Anmeldung — gedacht etwa für „T — telefonisch”, wenn Sie keine telefonischen Anmeldungen annehmen, telefonisch vorgetragene Beschwerden aber sehr wohl. Siehe „Anmeldearten und Materialien definieren”. ## Ergebnis Alle neun Auswahllisten sind gefüllt. Beschwerden lassen sich nun einheitlich nach Art, Status, Kategorie, Priorität und Ursache erfassen — die Grundlage für jede QM-Auswertung. ✅ **Geschafft:** Weiter geht es mit der täglichen Arbeit — [Beschwerden erfassen und bearbeiten](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/beschwerden-erfassen-und-bearbeiten?hsLang=de-de). ## Verwandte Artikel - [Beschwerdemanagement freischalten und zentral einstellen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/beschwerdemanagement-freischalten-und-zentral-einstellen?hsLang=de-de) - [Beschwerden erfassen und bearbeiten](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/beschwerden-erfassen-und-bearbeiten?hsLang=de-de) - [BAMF Kursverwaltung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/bamf-kursverwaltung?hsLang=de-de#main-content) - [Schnittstelle BAMF InGe-Online](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/bamf-kursverwaltung?hsLang=de-de#schnittstelle-bamf-inge-online) - [BAMF Grundlagen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/bamf-grundlagen?hsLang=de-de#main-content) - 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