--- title: Mandanten hinterlegen und Nummernkreise vergeben description: "Mandanten in KuferSQL hinterlegen: Stammdaten und Adressfelder pflegen, eigene Rechnungsnummernkreise vergeben, Kennzeichen und Medien zuordnen." --- [Zu Content springen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/mandanten-hinterlegen-und-nummernkreise-vergeben#main-content) [![logo](https://cs.kufer.de/hubfs/CI/logo.svg)](https://cs.kufer.de/kufer-wissensdatenbanken?hsLang=de-de) - [Website](https://www.kufer.de/) Hauptnavigation öffnen Hauptnavigation schließen - [Website](https://www.kufer.de/) Wie können wir Ihnen helfen? - Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist. 1. [KuferSQL Schnittstellen & Module](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen?hsLang=de-de) 2. [Controlling, Mandanten und Datenaustausch](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/controlling-mandanten-und-datenaustausch?hsLang=de-de) 3. [Mandantenfähigkeit](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/controlling-mandanten-und-datenaustausch?hsLang=de-de#mandantenf%C3%A4higkeit) 9\. Oktober 2026 # Mandanten hinterlegen und Nummernkreise vergeben ## Mandanten in der Hinterlegung anlegen, eigene Rechnungs-, Gutschrift-, Mahn- und Honorarnummernkreise vergeben und Stammdaten je Mandant pflegen Legen Sie die einzelnen Mandanten in der Hinterlegung an und geben Sie ihnen eigene Nummernkreise, Adressdaten und Logos, damit Rechnungen, Vorlagen und Auswertungen je Einrichtung stimmen. ℹ️ **Voraussetzung:** Das Modul **Mandantenfähigkeit** ist freigeschaltet — beschrieben in [Mandantenfähigkeit in KuferSQL freischalten und zentral einstellen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/mandantenfaehigkeit-freischalten-und-zentral-einstellen?hsLang=de-de). Für die Nummernkreise muss zusätzlich der Schalter **Extra Mandantenfeld in den Kursstammdaten** gesetzt sein. Der Rechnungskreis eines Mandanten kann nicht vom Mandanten selbst, sondern nur vom **Administrator** gesetzt werden. ⚠️ **Achtung:** Eigene Nummernkreise greifen in die laufende Rechnungsnummerierung ein. Prüfen Sie die unter Schritt 2 genannten Regeln vollständig, bevor Sie den ersten Kreis aktivieren — nachträgliche Korrekturen an vergebenen Rechnungsnummern sind aufwendig. ## Schritt 1: Mandanten in der Hinterlegung anlegen Für das Feld **Mandant** existiert eine eigene Hinterlegungstabelle unter **Einstellungen** → **Hinterlegungen Sonstiges** → **Mandant**. Das Feld ist in alle Filter integriert, mit denen Bereiche von Kursen ausgewertet werden, ebenso in die übliche Kursauswahl. ![Fenster Hinterlegung der Mandanten mit den Spalten Nr, Mandant, DVVNr, eigener Rchg-Kreis, eigener Gutschrift-Kreis und eigener Mahnkreis sowie den Schaltflächen Bearbeiten, Löschen, Neu und Drucken](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/controlling-mandanten-und-datenaustausch/mandanten-hinterlegen-und-nummernkreise-vergeben/01-hinterlegung-der-mandanten-liste.png) *Fenster Hinterlegung der Mandanten – Übersicht der angelegten Mandanten mit den Spalten für die eigenen Nummernkreise* Über **Neu** legen Sie einen weiteren Mandanten an, über **Bearbeiten** öffnen Sie seine Erfassungsmaske. ![Erfassungsmaske eines Mandanten mit Nummer und Bezeichnung, DVVNr., Vorbelegung Kurs KEB-fähig, Kennzeichen, Steuer-Nummer, vier Adress-Feldern, den Schaltflächen Logo und Mandantenspezifische Übersichten, den vier Kontrollkästchen Kreis für Rechnungsnummer ändern, Kreis für Mahnnummer ändern, Kreis für Honorarnummer ändern und Kreis für Offerten-Nummer ändern, der Vorbelegung für die Fälligkeit, Name und E-Mail des Absenders, Kürzel VHS, Einrichtung sowie Straße, Ort, Bundesland, Telefon, E-Mail, Fax und Internet](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/controlling-mandanten-und-datenaustausch/mandanten-hinterlegen-und-nummernkreise-vergeben/02-mandant-bearbeiten.png) *Erfassungsmaske eines Mandanten – links Kennung, Kennzeichen und Adressfelder, in der Mitte die vier Kontrollkästchen für die Nummernkreise und die Absenderangaben, rechts die Anschrift und Kommunikationsdaten* ## Schritt 2: Eigene Nummernkreise vergeben In der Erfassungsmaske eines Mandanten lassen sich die **nächste freie Rechnungsnummer** (nur als Zahlenwert), die **nächste Mahnnummer** und die **nächste Honorarnummer** setzen. Den Rechnungsnummernkreis öffnen Sie über das Kontrollkästchen **Kreis für Rechnungsnummer ändern**; daneben liegen die gleichartigen Kontrollkästchen **Kreis für Mahnnummer ändern**, **Kreis für Honorarnummer ändern** und **Kreis für Offerten-Nummer ändern**. ![Dialog Rechnungskreis für Mandant Mandant 1 mit dem gesetzten Kontrollkästchen eigener Rechnungsnummern-Kreis setzen, dem Feld nächste Rechnungsnummer und der Schaltfläche Separate Nummernbereiche für Rechnungen und Gutschriften](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/controlling-mandanten-und-datenaustausch/mandanten-hinterlegen-und-nummernkreise-vergeben/03-rechnungskreis-fuer-mandant.png) *Dialog Rechnungskreis für Mandant – erst mit gesetztem Haken wird die eingetragene Zahl für diesen Mandanten verwendet* Der Nummernkreis wird beim Rechnungsdruck verwendet, wenn der Benutzer diesen Mandanten hinterlegt hat. ⚠️ **Maßgeblich ist normalerweise der Benutzer:** Über den Nummernkreis entscheidet der Mandant, der **beim Benutzer** eingetragen ist — nicht der beim Kurs. Mit dem Schalter **Ermittlung des Rechnungsnummernkreises anhand des Kurs-Mandanten** aus den [zentralen Einstellungen des Moduls](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/mandantenfaehigkeit-freischalten-und-zentral-einstellen?hsLang=de-de) wird zuerst der Mandant des Kurses geprüft. Hat der Kurs keinen Mandanten oder besitzt dieser Mandant keinen eigenen Rechnungsnummern-Kreis, greift weiterhin der Kreis des Benutzer-Mandanten, andernfalls der zentrale Nummernkreis. Für die Vergabe der Rechnungsnummer je Mandant gelten vier Regeln: - In den Zentralen Einstellungen unter **System** → **Nächste fortlaufende Nummer** darf der Haken bei **Separate Nummernbereiche für Rechnungen und Gutschriften aktivieren** **nicht** gesetzt sein. - In diesem Fenster darf kein Eintrag stehen — alle Felder sind zu leeren. - Unter **Einstellungen** → **Hinterlegungen Sonstiges** → **Mandant** muss pro Mandant ein eigener Rechnungsnummern-Kreis aktiviert werden. - Sind mehrere Mandanten hinterlegt, muss die Rechnungsnummer bei allen die **identische Länge** haben (Beispiel: Mandant 1 mit `221000001`, Mandant 2 mit `222000001`). Die Rechnungsnummer darf höchstens **9 Stellen** lang sein; das Eingabefeld im Dialog **Rechnungskreis für Mandant** begrenzt die Eingabe entsprechend. Für Mahn-, Honorar- und Offerten-Nummer gilt diese Begrenzung nicht. ### Alphanumerische Kreise für Rechnungen und Gutschriften Ist die Option **Separate Nummernbereiche für Rechnungen und Gutschriften aktivieren** in den Zentralen Einstellungen dagegen **angehakt**, lassen sich je Mandant separate alphanumerische Nummernbereiche hinterlegen. Den Dialog erreichen Sie über die Schaltfläche **Separate Nummernbereiche für Rechnungen/Gutschriften** im Rechnungskreis des Mandanten. ![Dialog Rechnungs- und Gutschriftennummern mit aktivierter Option Separate Nummernbereiche, den beiden Vergabe-Optionen Standard und Kursnummer plus lfd. Nummer je Kursnummer sowie je einer Zeile für Rechnung und Gutschrift mit Präfix, nächster lfd. Nr. und Suffix](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/controlling-mandanten-und-datenaustausch/mandanten-hinterlegen-und-nummernkreise-vergeben/04-rechnungs-und-gutschriftennummern.png) *Dialog Rechnungs- und Gutschriftennummern – getrennte Präfixe, laufende Nummern und Suffixe für Rechnungen und Gutschriften* Zur Wahl stehen zwei Vergabearten: - **Standard:** Präfix + nächste laufende Nummer + Suffix - **Kursnummer plus lfd. Nummer je Kurs:** Kursnummer + Präfix + nächste laufende Nummer + Suffix ### Angebotsnummern beim Modul Offerten/Angebote Ist das Modul **Offerten / Angebote** aktiv und die Option zum Anzeigen des Mandantenfelds im Kursstamm gesetzt, lässt sich je Mandant auch ein eigener Nummernkreis für Angebote definieren. Voraussetzung ist eine gesetzte zentrale Angebotsnummer. Bei öffentlichen Kursen (Angebotserstellung aus der Kursbelegung) greift der Nummernkreis des Kurs-Mandanten; bei individuellen Angeboten aus dem Teilnehmerstamm (Inhouse-Kurse) wählen Sie den Mandanten zuerst manuell im dafür vorgesehenen Feld der Offerten-Details. ## Schritt 3: Stammdaten, Adressen und Variablen des Mandanten pflegen Die Erfassungsmaske des Mandanten enthält darüber hinaus: - **DVV-Nummer:** für Volkshochschulen. - **Einrichtungsnummer und Vorbelegung Kurs KEB-fähig:** Die Einrichtungsnummer wird im selben Feld erfasst wie die DVV-Nummer; nur seine Beschriftung und seine Länge richten sich nach Bundesland und Einrichtungsart. In Bayern mit der Einrichtungsart KEB heißt es **KEB-ID** und nimmt 6 Stellen auf, in Bayern ohne diese Einrichtungsart **Nebenstellennr** mit 3 Stellen, in Italien **Organisations-ID**, sonst **DVVNr.** mit 5 Stellen. Der Schalter **Vorbelegung Kurs KEB-fähig** legt fest, ob ein Kurs bei der Neuanlage automatisch als KEB-fähig angelegt wird; er ist nur in Bayern mit der Einrichtungsart KEB bedienbar. - **Kennzeichen:** Das hier eingetragene Kennzeichen des Mandanten wird bei der Neuanlage von Teilnehmern, Dozenten und Adressen automatisch gesetzt. Dazu nehmen Sie in der Benutzerverwaltung auf dem Reiter **Felder** das Feld **Kennzeichen Mandant** in die Vorbesetzung auf; einen Inhalt tragen Sie dort nicht ein, KuferSQL setzt ihn intern aus dem Kennzeichen des Mandanten. - **Steuer-Nummer (veraltet):** Die Exportvariable `{BEN_MDSTNR}` gibt den Inhalt dieses Feldes für den Mandanten des angemeldeten Benutzers aus. Die Maske führt das Feld als veraltet; für neue Einträge stehen weiter unten die Felder **Handelsregisternummer**, **Steuernummer** und **Umsatzsteuer-ID** zur Verfügung, die `{BEN_MDSTNR}` nicht ausliest. - **Adress-Feld 1 bis 4:** ausgebbar über die Variablen `` bis `` (Adressfelder des aktuell angemeldeten Mandanten). - **Name und E-Mail-Adresse des Absenders:** Über die Verwendung entscheidet allein die E-Mail-Adresse. Ist sie gefüllt und ist beim angemeldeten Benutzer ein Mandant eingetragen, versendet KuferSQL mit dieser Adresse und dem hier hinterlegten Namen. Ist sie leer, greift die zentrale Einstellung. Eine eigene SMTP-Absenderadresse beim Benutzer hat Vorrang vor der Angabe des Mandanten. - **Bundesland:** nötig, wenn nicht alle Mandanten im selben Bundesland liegen — dadurch sind Auswertungen und Statistiken je Bundesland möglich. - **Einrichtung, Kürzel, Ort und Straße:** Sind diese Felder befüllt, verwenden die Standard-Ausdrucke die Angaben des Mandanten statt der Zentralen Einstellungen. - **Fax und Internet:** je Mandant abweichend von den Daten der Einrichtung; ausgebbar über `` und `` im Bereich **Kursstamm / Sonstige Variablen**. - **Vorbelegung für die Fälligkeit bei der Sammelaufbereitung:** zur Wahl stehen **Zentrale Einstellung**, **leer** und **Tagesdatum** sowie ein Offset von +/- Tagen. Standardmäßig ist die Zentrale Einstellung vorbelegt, die unter **Einstellungen für Bildschirmvorgaben und Workflow** → **Geld** → **Lastschriften** liegt und über **Geld** → **Lastschriften für mehrere Kurse aufbereiten** wirkt. - **Logo:** Ein mandantenspezifisches Logo lässt sich hinterlegen; der Auswahldialog lässt dabei nur BMP-Dateien zu. Die Variablen ``, `` und `` liefern den Pfad zur Bilddatei für den Mandanten des Teilnehmers, des Dozenten bzw. des Kurses. Damit Word das Logo anzeigt, muss die Variable in den Word-Befehl **INCLUDEPICTURE** eingebettet werden. - **Digitales Weitermelden:** Je Mandant lässt sich ein eigener Link zur verkürzten Weitermeldeseite hinterlegen. Das Feld **Link zur „verkürzten Weitermeldeseite“** erscheint in der Erfassungsmaske nur, wenn das Modul **Digitales Weitermelden** aktiv ist. Die Variable `` gibt standardmäßig den zentral hinterlegten Link aus; hat der Mandant des Kurses einen eigenen Link, wird dieser ausgegeben. Mehr dazu in [Digitales Weitermelden freischalten und einrichten](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/digitales-weitermelden-freischalten-und-einrichten?hsLang=de-de). - **Handelsregisternummer, Steuernummer und Umsatzsteuer-ID:** Drei eigene Felder im unteren Bereich der Erfassungsmaske; **Steuernummer** und **Umsatzsteuer-ID** nehmen je bis zu 20 Zeichen auf. - **Farben für Grids:** Über das Kontrollkästchen **Zentrale Einstellungen verwenden** legen Sie fest, ob die Anzeigefarben der Listen aus den Zentralen Einstellungen kommen; andernfalls bestimmen Sie hier je Mandant eine hellere und eine dunklere Anzeigefarbe. - **Pfad zum Kursprogramm:** Adresse des Kursprogramms im Internet mit Platzhalter für die Kursnummer. - **Giro-Code:** Die Schaltfläche öffnet die Giro-Code-Einstellungen des Mandanten und ist nur sichtbar, wenn der Giro-Code verwendet wird. ### Mandantenspezifische Übersichten Über die gleichnamige Schaltfläche legen Sie je Mandant fest, welche Spalten die Übersicht im Rechnungs- und Gutschriftenjournal zeigt. Diese Einstellung wirkt absichtlich nur dann, wenn die Mandanten den Benutzern zugeordnet sind. ![Dialog Einstellungen für die Übersichtsbildschirme mit der Auswahl zwischen Rechnungsjournal und Gutschriftenjournal, der Spaltenliste mit Feld, Überschrift und Breite, den Schaltflächen Hinzufügen, Bearbeiten, Löschen, Aufwärts, Abwärts und Verwerfen sowie einer Vorschau](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/controlling-mandanten-und-datenaustausch/mandanten-hinterlegen-und-nummernkreise-vergeben/05-einstellungen-uebersichtsbildschirme.png) *Dialog Einstellungen für die Übersichtsbildschirme – Spaltenreihenfolge und Spaltenbreite für Rechnungs- und Gutschriftenjournal* ℹ️ **Spalten wie „mit Konto” und „mit Kostenstelle”:** Die Hinterlegung definiert nur die **Position** dieser Spalten. Angezeigt werden sie erst, wenn die zugehörige Option im Journal aktiviert ist. Sind sie hier nicht definiert, fügt KuferSQL sie automatisch am Ende ein. ## Schritt 4: Kennzeichen, Ermäßigungen und Medien zuordnen **Kennzeichen:** Unter **Einstellungen** → **Hinterlegungen Adressen** → **Kennzeichen** lässt sich jedem Kennzeichen ein Mandant zuordnen. Bei aktivierter Mandantenfähigkeit sieht ein KuferSQL-Benutzer nur noch die nicht zugeordneten und die seinem Mandanten zugewiesenen Kennzeichen. ![Dialog Kennzeichen anlegen mit den Feldern Kennzeichen, Text, Warnung und Mandant](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/controlling-mandanten-und-datenaustausch/mandanten-hinterlegen-und-nummernkreise-vergeben/06-kennzeichen-anlegen-mit-mandant.png) *Dialog Kennzeichen anlegen – das Feld Mandant ordnet das Kennzeichen einem Mandanten zu* **Ermäßigungen:** In der Hinterlegung der Ermäßigungen unter **Einstellungen** → **Hinterlegungen Finanzen** steht beim Einsatz der Mandantenfähigkeit für das Feld **Mandant** eine Schaltfläche für die Mandantenauswahl zur Verfügung. Ausgewertet wird die Zuordnung allerdings erst, wenn zusätzlich der Schalter **Extra Mandantenfeld in den Kursstammdaten** gesetzt ist. Erst dann blendet die Übersicht die Spalte **Mandant** ein und KuferSQL weist eine Ermäßigung mit fremdem Mandanten mit der Meldung „Diese Ermäßigung ist für den Mandanten gesperrt.“ ab. ![Dialog Ermäßigungen bearbeiten mit Nummer, Prozent, Schlüssel, Beschreibung, Gültig bis, dem rot umrandeten Feld Mandant mit Auswahl-Schaltfläche sowie den Optionen zur Gültigkeit der Ermäßigung](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/controlling-mandanten-und-datenaustausch/mandanten-hinterlegen-und-nummernkreise-vergeben/07-ermaessigungen-bearbeiten-mandant.png) *Dialog Ermäßigungen bearbeiten – rot markiert das Feld Mandant mit der Schaltfläche für die Mandantenauswahl* **Medien:** Unter **Extras** → **Medienverzeichnis** lassen sich Medien einem Mandanten zuordnen. Dafür gibt es ein Eingabefeld **Mandant** im Bearbeitungsfenster; die Übersicht enthält eine eigene Spalte dafür. ![Medienverzeichnis mit der Spalte Mandant in der Übersichtsliste und dem geöffneten Bearbeitungsfenster eines Mediums, in dem das rot umrandete Feld Mandant auf dem Reiter Allgemein liegt](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/controlling-mandanten-und-datenaustausch/mandanten-hinterlegen-und-nummernkreise-vergeben/08-medienverzeichnis-mandant.png) *Medienverzeichnis – Spalte Mandant in der Übersicht und rot markiert das Feld Mandant im Bearbeitungsfenster eines Mediums* Dabei gilt: - Legt ein Benutzer mit Mandantenzuordnung ein neues Medium an, wird das Feld **Mandant** mit seinem Mandanten vorbelegt. - Beim Hinzufügen von Medien zu einem Kurs, Kurstag usw. stehen nur Medien ohne Mandantenzuordnung und Medien mit demselben Mandanten wie der Benutzer zur Auswahl. - Ein Benutzer ohne Mandantenzuordnung sieht alle Medien. ## Ergebnis Alle Mandanten sind angelegt, mit Adress- und Kommunikationsdaten gefüllt und — wo gewünscht — mit eigenen Nummernkreisen versehen. Kennzeichen, Ermäßigungen und Medien sind den Mandanten zugeordnet. ✅ **Geschafft:** Wie sich die Mandantenfähigkeit auf SEPA-Lastschriften, Überweisungen und die Benutzerrechte auswirkt, beschreibt [Lastschriften, Überweisungen und Benutzerrechte je Mandant steuern](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/lastschriften-ueberweisungen-und-benutzerrechte-je-mandant-steuern?hsLang=de-de). ## Verwandte Artikel - [Mandantenfähigkeit in KuferSQL freischalten und zentral einstellen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/mandantenfaehigkeit-freischalten-und-zentral-einstellen?hsLang=de-de) - [BAMF Kursverwaltung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/bamf-kursverwaltung?hsLang=de-de#main-content) - [Schnittstelle BAMF InGe-Online](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/bamf-kursverwaltung?hsLang=de-de#schnittstelle-bamf-inge-online) - [BAMF Grundlagen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/bamf-grundlagen?hsLang=de-de#main-content) - 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