--- title: Newsletter-Adressen auswählen und Exportdatei erstellen description: "Newsletter-Adressen in KuferSQL exportieren: Teilnehmer, Dozenten und Adressen selektieren, Erlaubnis und Exportfelder festlegen, Dubletten bereinigen, Datei erstellen." --- [Zu Content springen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/newsletter-adressen-auswaehlen-und-exportdatei-erstellen#main-content) [![logo](https://cs.kufer.de/hubfs/CI/logo.svg)](https://cs.kufer.de/kufer-wissensdatenbanken?hsLang=de-de) - [Website](https://www.kufer.de/) Hauptnavigation öffnen Hauptnavigation schließen - [Website](https://www.kufer.de/) Wie können wir Ihnen helfen? - Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist. 1. [KuferSQL Schnittstellen & Module](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen?hsLang=de-de) 2. [Kommunikation und Marketing](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/kommunikation-und-marketing?hsLang=de-de) 3. [Newsletter-Schnittstellen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/kommunikation-und-marketing?hsLang=de-de#newsletter-schnittstellen) 9\. Oktober 2026 # Newsletter-Adressen auswählen und Exportdatei erstellen ## Empfänger über Auswahlkriterien selektieren, die Exportdatei für den Newsletter-Provider erzeugen und die Versanderlaubnis gesammelt setzen Stellen Sie den Empfängerkreis Ihrer Kampagne über Auswahlkriterien zusammen und erzeugen Sie daraus die Datei, die Ihr Newsletter-System einliest. ℹ️ **Voraussetzung:** Der Menüpunkt **Newsletter / eMail-Marketing** erscheint erst, wenn der Baustein **Newsletter - Anbindung** in den Zentralen Einstellungen freigeschaltet ist — siehe [Newsletter-Modul freischalten und zentrale Einstellungen vornehmen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/newsletter-modul-freischalten-und-zentral-einstellen?hsLang=de-de). Dateiformat und Feldumfang richten sich nach dem dort gewählten Newsletter-System. ⚠️ **Achtung:** Der Schalter **alle jetzt übergebenen Datensätze auf Erlaubnis K setzen** verändert Ihren Adressbestand. Setzen Sie ihn nur bei einem bewussten Erst-Export und stimmen Sie ihn mit den Datenschutz-Verantwortlichen Ihrer Einrichtung ab. ## Schnellanleitung 💡 **Schnell-Export** 1. **Extras** → **Newsletter / eMail-Marketing** → **Export von Stammdaten für einen Newsletter** öffnen 2. Stammdatenbereiche anhaken und je Bereich über **Teilnehmerauswahl**, **Dozentenauswahl** oder **Adressauswahl** selektieren 3. Erlaubnis-Status, Exportfelder und Dublettenbereinigung festlegen 4. Über **Anzahl der Datensätze anzeigen** kontrollieren, dann mit **Ok** exportieren ## Schritt 1: Export-Maske öffnen und Stammdatenbereiche wählen Der Schalter in den Zentralen Einstellungen schaltet im Hauptmenü **Extras** den Punkt **Newsletter / eMail-Marketing** frei. Darunter liegen fünf Routinen: der Export von Stammdaten, die beiden Importe für nicht zustellbare und für Abmelde-Rückläufer sowie das Einbuchen und die Einstellungen für Newsletter-Anmeldungen via Internet. Öffnen Sie **Extras** → **Newsletter / eMail-Marketing** → **Export von Stammdaten für einen Newsletter**. ![Dialog Export von Stammdaten für einen Newsletter mit dem Bereich Stammdaten für Teilnehmer, Dozenten und Adressen, den Erlaubnis-Kontrollkästchen rechts oben, der Feldliste Die Exportdatei enthält folgende Daten, den Angaben zu Datei und Pfad, der Dublettenbereinigung und der Speicherung in der Dokumentenverwaltung](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/kommunikation-und-marketing/newsletter-adressen-auswaehlen-und-exportdatei-erstellen/01-export-von-stammdaten-fuer-einen-newsletter.png) *Export von Stammdaten für einen Newsletter – die zentrale Maske des Newsletter-Exports* Links oben haken Sie an, welche Stammdatenbereiche einbezogen werden: **Teilnehmer**, **Dozenten** und **Adressen**. Je Bereich steht eine eigene Schaltfläche für die Selektion bereit sowie die Option **berücksichtigen**. ## Schritt 2: Adressen über Auswahlkriterien selektieren Über die Schaltflächen **Dozentenauswahl**, **Teilnehmerauswahl** und **Adressauswahl** öffnen Sie den jeweiligen Selektions-Dialog und kennzeichnen die Adressen zur Weitergabe. ![Dialog Dozentenadressen selektieren mit Schaltflächen für Fachbereiche, Kennzeichen, Qualifikationen, Ausbildung, Kriterien für gehaltene Kurse, Allgemeine Kursauswahl, PLZ-Ort-Auswahl, Kriterien für Web, Sonstige Auswahlkriterien 1 und 2, Beziehungen zwischen Adressen, frei wählbare Eingabefelder und Bankanweisungen; die Zeile Sonstige Auswahlkriterien 2 ist rot umrandet](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/kommunikation-und-marketing/newsletter-adressen-auswaehlen-und-exportdatei-erstellen/02-dozentenadressen-selektieren.png) *Dozentenadressen selektieren – rot umrandet Sonstige Auswahlkriterien (2), über die sich Dozenten auf die Sperre gegen Werbung filtern lassen* Unter **Sonstige Auswahlkriterien (2)** filtern Sie Dozenten zusätzlich auf die **Sperre Werbung**, die auf der 2. Seite im Dozentenstamm hinterlegt ist. Zur Wahl stehen dort **nur die ohne Sperre**, **nur die mit Sperre** und **alle**. ![Dialog Teilnehmer-Auswahl mit zwei Spalten von Schaltflächen, links Kennzeichen auswählen, Sachgebiete auswählen, Branchen auswählen, Kriterien für besuchte Kurse, Allgemeine Kursauswahl, PLZ-Ort-Auswahl, Qualifikationen auswählen, Sonstige Auswahlkriterien 1 und 2, Freitext - Information, frei wählbare Eingabefelder und Kriterien für BAMF, rechts Kennzeichen pro Ansprechpartner, Sachgebiete pro Ansprechpartner und Branchen pro Ansprechpartner sowie Beziehungen zwischen Adressen, Bankanweisungen-Bankverb., individuelle Eingabefelder und Prüfungsdetails für BAMF, unten links die Schaltflächen Auswahl-Schablonen und Auswahlkriterien speichern](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/kommunikation-und-marketing/newsletter-adressen-auswaehlen-und-exportdatei-erstellen/03-teilnehmer-auswahl.png) *Teilnehmer-Auswahl – für Kennzeichen, Sachgebiete und Branchen stehen die Kriterien zusätzlich pro Ansprechpartner zur Verfügung; die übrigen Schaltflächen der rechten Spalte sind eigene Kriterien* 💡 **Schablonen für wiederkehrende Selektionen:** Legen Sie unter **Einstellungen** → **Hinterlegungen Auswahlkriterien** Schablonen mit fertigen Auswahlkriterien an. Sie rufen sie über die Schaltfläche **Auswahl** auf und passen sie bei Bedarf noch an. Zwei typische Selektionen als Beispiel. Die erste grenzt auf **Interessensgebiete** ein: ![Dialog Interessensgebiete auswählen mit den drei Listen Interessensgebiete ODER, Interessensgebiete UND und Interessensgebiete NICHT sowie je Liste den Schaltflächen Bereich, Löschen und Alle](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/kommunikation-und-marketing/newsletter-adressen-auswaehlen-und-exportdatei-erstellen/04-interessensgebiete-auswaehlen.png) *Interessensgebiete auswählen – die drei Listen ODER, UND und NICHT verknüpfen die Gebiete logisch* Die auswählbaren Sachgebiete, Branchen und Interessensgebiete pflegen Sie unter „Sachgebiete, Branchen und Interessensgebiete einrichten”. Die zweite Selektion greift auf die Kurshistorie zu — im Beispiel alle Teilnehmer, die **vor 2020** einen Kurs im Bereich EDV besucht haben, seither aber keinen mehr: ![Dialog Kriterien für besuchte Kurse mit den Feldgruppen Auswahl über das Beginndatum, Auswahl über Kursnummernbereiche und Fachbereiche, Auswahl über den Kurstitel Beginn mit dem Eintrag EDV-, Auswahl über die Dozenten, Auswahl über den Status sowie rechts den Kriterien zu Mitgliedschaft und Kind-Anmeldungen](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/kommunikation-und-marketing/newsletter-adressen-auswaehlen-und-exportdatei-erstellen/05-kriterien-fuer-besuchte-kurse.png) *Kriterien für besuchte Kurse – im Beispiel ist bis 31.12.2019 gebucht, war nicht im Kurs von 01.01.2020 bis 31.12.2021 und der Kurstitel beginnt mit EDV-* ## Schritt 3: Erlaubnis, Exportfelder und Dubletten festlegen Alle weiteren Angaben treffen Sie in der Export-Maske aus Schritt 1: - **Newsletter versenden an alle mit Erlaubnis:** Kontrollkästchen für **J** und **K** (beide vorbesetzt), für **Leerraum** (noch nichts definiert) und für **N**. Über ein zusätzliches Kontrollkästchen legen Sie fest, ob die Erlaubnis bei der Auswahl überhaupt berücksichtigt wird. - **Die Exportdatei enthält folgende Daten:** Oben rechts sehen Sie, welche Felder übergeben werden, und wählen sie gezielt aus. Die Übergabe des Geburtstags lässt sich zentral unterdrücken (siehe Teil 1 der Reihe). - **Dublettenbereinigung:** Entfernt alle doppelten Einträge, geprüft anhand der E-Mail-Adresse — auch über mehrere Datensätze hinweg, etwa bei Ehepartnern. Jede E-Mail-Adresse kommt dann nur **einmal** vor. Bei zwei oder mehr identischen Adressen wird nur die **erste** mit ihrem Wert für Anrede und Ansprechpartner verwendet; auch der Eintrag der Newsletter-Versendung erfolgt nur bei dieser ersten Adresse. - **Verhalten, wenn mehrere eMails zu einer Adresse existieren:** Vorbelegung, ob **nur die erste verwenden** oder **alle verwenden** — also ob nur die erste oder alle im Teilnehmerstamm gespeicherten E-Mail-Adressen übergeben werden. - **Speichern des Newsletter-Versands in der Dokumentenverwaltung:** Legt fest, ob und mit welchem Stichwort der Versand in den jeweiligen Stammdaten abgelegt wird. - **alle jetzt übergebenen Datensätze auf Erlaubnis K setzen:** Für einen Erst-Export. Die Annahme dahinter: Wer sich bei dieser Versendung nicht abmeldet, ist anhand der Kundenbeziehung prinzipiell einverstanden. Überschrieben werden dabei **nur leere** Erlaubnis-Einträge. ## Schritt 4: Anzahl prüfen und Exportdatei erstellen Über die Schaltfläche **Anzahl der Datensätze anzeigen** fragen Sie **vor** dem Erstellen der Datei zur Kontrolle ab, wie viele Datensätze mit den vorgenommenen Einstellungen exportiert würden. Bestätigen Sie anschließend mit **Ok**. Nach dem erfolgreichen Export erscheint ein Fenster mit Informationen zu den durchgeführten Aktionen. ![Meldungsfenster Information mit den drei Zeilen Die Datei wurde erfolgreich abgespeichert und es wurden 20 Datensätze übertragen, Die Aufbereitung des Datensatzes und die Bemerkung wurden in die Dokumentenverwaltung eingetragen und Die Erlaubnis wurde bei keinem Datensatz auf K gesetzt](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/kommunikation-und-marketing/newsletter-adressen-auswaehlen-und-exportdatei-erstellen/06-information-nach-dem-export.png) *Rückmeldung nach dem Export – das Fenster meldet die Anzahl der übertragenen Datensätze und die durchgeführten Folgeaktionen* ## Schritt 5: Durchgeführte Newsletter-Aktionen nachsehen In den Stammbildschirmen zeigt die Schaltfläche **Dokumente** die Exporte an, die für diesen Stammdatensatz bereits durchgeführt wurden. Über den Filter für die Anzeige schränken Sie die Liste zur besseren Übersicht auf **nur Newsletter** ein. ![Fenster Dokumente für Teilnehmer mit den Spalten Kurs-Nr, Beschreibung, Typ, versandt am und von, zwei Beispielzeilen sowie der Filterzeile mit den Optionen alle, nur Word aus BASys, nur eMails, nur SMS, nur Newsletter, nur PDF-Ablage und nur ext. Dokumente](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/kommunikation-und-marketing/newsletter-adressen-auswaehlen-und-exportdatei-erstellen/07-dokumente-fuer-teilnehmer.png) *Dokumente-Fenster eines Teilnehmers – die Filterzeile unten schränkt die Anzeige auf Newsletter-Einträge ein* ## Schritt 6: Erlaubnis per Sammeländerung setzen Im Menüpunkt **Auswerten** bieten die Auswertecenter für **Teilnehmer**, **Dozenten** und **Adressen** jeweils eine **Sammeländerung** an. Damit legen Sie die Erlaubnis für den Erhalt von Newslettern für alle ausgewählten Stammdaten fest oder leeren sie. ![Ausschnitt der Sammeländerung mit dem Kontrollkästchen Newsletter und den Feldern Erlaubnis, Bemerkung, erfasst am, erfasst von und via sowie rechts dem Kontrollkästchen leeren](https://cs.kufer.de/hubfs/kb-content/kufersql-schnittstellen/kommunikation-und-marketing/newsletter-adressen-auswaehlen-und-exportdatei-erstellen/08-sammelaenderung-newsletter.png) *Sammeländerung – der Haken links vor Newsletter aktiviert die Änderung, das Feld Erlaubnis steht im Beispiel auf J explizit erlaubt* Setzbar sind die Status **J** und **K**. Eine Bemerkung können Sie eingeben; Datum, Uhrzeit und Bearbeiter werden automatisch gesetzt. ## Ergebnis Die Exportdatei liegt im hinterlegten Pfad bereit und kann in Ihr Newsletter-System eingelesen werden. Der Versand ist in der Dokumentenverwaltung der betroffenen Stammdaten dokumentiert. ✅ **Geschafft:** Wie Sie Newsletter-Anmeldungen von Ihrer Webseite zurück in KuferSQL holen, beschreibt [Newsletter-Anmeldungen von der Webseite einbuchen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/newsletter-anmeldungen-von-der-webseite-einbuchen?hsLang=de-de). ## Verwandte Artikel - [Newsletter-Anmeldungen von der Webseite einbuchen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/newsletter-anmeldungen-von-der-webseite-einbuchen?hsLang=de-de) - [BAMF Kursverwaltung](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/bamf-kursverwaltung?hsLang=de-de#main-content) - [Schnittstelle BAMF InGe-Online](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/bamf-kursverwaltung?hsLang=de-de#schnittstelle-bamf-inge-online) - [BAMF Grundlagen](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/bamf-grundlagen?hsLang=de-de#main-content) - [BAMF-Formulare](https://cs.kufer.de/de-de/kb/kufersql-schnittstellen/bamf-grundlagen?hsLang=de-de#bamf-formulare) - 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