Fernwartung durch die Kufer Software GmbH

Diese Hinweise beschreiben, wie die Kufer Software GmbH Fernwartung durchführt und welche personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden. Sie richten sich an unsere Kunden als Unternehmen und Einrichtungen. Sie können die Hinweise an Ihre Beschäftigten weitergeben, die an Fernwartungssitzungen teilnehmen; das unterstützt Sie bei Ihren Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO.

Zweck und Rollen

Fernwartung setzen wir im Rahmen von Support-Anfragen und des Update-Service ein, etwa zur Fehleranalyse oder zum gemeinsamen Einspielen von Updates. Dabei handeln wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher für die Daten auf Ihren Systemen bleibt der Kunde.

Eingesetzte Werkzeuge

Wir nutzen zwei Fernwartungsprogramme. Welches zum Einsatz kommt, stimmen wir vor der Sitzung mit Ihnen ab. Beide Programme stellen eine verschlüsselte Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem Rechner unserer Mitarbeitenden her. Die Anbieter stellen nur die technische Verbindung bereit; ein Zugriff der Anbieter auf Ihre Daten oder die Inhalte der Sitzung ist nicht vorgesehen.

Ablauf einer Fernwartungssitzung

Eine Sitzung findet nur auf Ihren Wunsch und nur mit Ihrer aktiven Freigabe statt. Wir installieren keine dauerhaft laufenden Fernwartungsdienste auf Ihren Systemen und haben keinen unbeaufsichtigten Zugang. Jede Verbindung entsteht ausschließlich auf Abruf.

1. Sie oder wir vereinbaren telefonisch oder per Ticket eine Fernwartung.
2. Sie starten das Fernwartungsprogramm auf Ihrem Rechner und teilen uns die angezeigte Sitzungs-ID bzw. den Sitzungscode und das Kennwort mit. Erst damit ist eine Verbindung möglich.
3. Schließen Sie vorher alle Programme und Dokumente, die wir nicht sehen sollen.
4. Zunächst sehen wir nur Ihren Bildschirm. Eine Steuerung Ihres Rechners erfolgt erst, wenn Sie diese ausdrücklich freigeben.
5. Während der gesamten Sitzung sind Sie anwesend und können jeden Schritt am Bildschirm verfolgen.
6. Sie können die Sitzung jederzeit selbst beenden. Nach Abschluss trennen wir die Verbindung; für eine neue Sitzung ist eine neue Freigabe nötig.

Verarbeitete Daten

Wir verarbeiten nur die Daten, die für die Behebung des konkreten Anliegens nötig sind oder in der Sitzung zwangsläufig sichtbar werden.

Wir kopieren keine Daten von Ihren Systemen, es sei denn, das ist für die Fehleranalyse nötig und mit Ihnen abgestimmt.

Sicherheit, Protokollierung und Löschung

Zugriff auf Fernwartungssitzungen haben nur Mitarbeitende, die mit Ihrem Anliegen betraut und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Die weiteren Maßnahmen ergeben sich aus unseren technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM, Anlage 1 zur AVV, Ziffer 6).

• Sitzungen werden nicht aufgezeichnet. Die Aufzeichnungsfunktion ist in beiden Programmen deaktiviert, ihre Nutzung ist unseren Mitarbeitenden untersagt.
• Bei pcvisit ist die Speicherung von Sitzungsprotokollen deaktiviert. [TeamViewer: Verbindungsprotokolle deaktiviert / werden nach X Tagen gelöscht]
• Notizen zur Sitzung dokumentieren wir im zugehörigen Support-Ticket; sie unterliegen den dort geltenden Löschfristen.
• Daten, die für die Fehleranalyse übertragen wurden, löschen wir, sobald das Anliegen abgeschlossen ist.

Vertragliche Grundlage

Die Fernwartung erfolgt auf Grundlage der mit Ihnen geschlossenen Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) und ausschließlich auf Ihre Weisung.

Die Anbieter der Fernwartungsprogramme sind keine Unterauftragsverarbeiter. Ihr Einsatz gilt nach § 8 Abs. 1 Satz 2 AVV als Nebenleistung, weil er nur im Einzelfall, auf Ihren Wunsch und unter Ihrer Aufsicht erfolgt. Mit beiden Anbietern haben wir die datenschutzrechtlich erforderlichen Vereinbarungen getroffen.

Auf Anforderung erteilen wir weitere Auskünfte zu den eingesetzten Programmen. Ändern sich Programme oder Anbieter, aktualisieren wir diese Hinweise.