BAMF-FAQ — Abrechnung und Meldung

Antworten auf die häufigsten Fragen rund um Abrechnung und Meldung von BAMF-Integrationskursen in KuferSQL — von der Kursbeginn-Meldung über die LiD-Prüfung bis hin zu Liefer-/Rechnungsadressen und Standort-Kennungen.

ℹ️ Voraussetzung: Eingerichtete BAMF-Schnittstelle, in KuferSQL hinterlegte BAMF-Standorte (Liefer- und Rechnungsadressen) sowie eine bereits erfolgte Kursplanungs-Meldung.

⚠️ Achtung: Die Reihenfolge der Meldungen ist zwingend: erst Kursplanung, dann Kursbeginn (1. Unterkurs), dann Kursabschnittbeginn in Folge-Unterkursen. Das LiD-Prüfungsdatum muss mindestens 14 Tage in der Zukunft liegen — sonst lehnt das Bundesamt ab.

Kursbeginn ist deaktiviert

Sind die Buttons „Kursbeginn melden”, „Kursabschnittbeginn melden” und „Kursabschnitt aktualisieren” grau (FAQ 8.1), gibt es zwei mögliche Ursachen:

Die obersten Punkte zur Kursplanung sind aktiv → Sie befinden sich in der Belegung des Hauptkurses. Wechseln Sie in die Belegung des Unterkurses, dort werden die Kursbeginn-Buttons aktiv.
Gar nichts ist grau → Es wurde noch keine Kursreihe angelegt. Siehe Kursreihe ist nicht korrekt angelegt.

Die Kursplanungs-Meldungen (Kursplanung erfassen / aktualisieren / stornieren) können nur über die Belegung vom Hauptkurs, die Kursbeginn-/Abschnittsmeldungen über die Belegung vom Unterkurs an das Bundesamt gemeldet werden.

Unzulässige Angabe zur vorherigen Kursplanung

Erscheint beim Kursbeginn-Melden „Unzulässige Angabe zur vorherigen Kursplanung — Teilnehmer aus der Kursplanung müssen in der Beginnmeldung enthalten sein” (FAQ 8.2), weichen die Teilnehmer der Kursplanungs-Meldung von jenen ab, die gerade über die Beginn-Meldung übertragen werden sollen. In der Vergangenheit wurde versäumt, die Kursplanung zu aktualisieren, nachdem sich die Anmeldungen geändert haben. Wie Sie Teilnehmer-Abweichungen wie Quereinsteiger oder Selbstzahler korrekt erfassen, beschreibt der zugehörige FAQ-Artikel.

Lösungsweg (4 Schritte):

Beginndaten in die Zukunft setzen: Das Beginndatum des Hauptkurses und des 1. Unterkurses muss mindestens auf morgen gesetzt werden, damit die Kursplanung erneut aktualisiert werden kann.
Kursplanung über Hauptkurs aktualisieren — die Belegung des Hauptkurses öffnen und Kursplanung aktualisieren.
Beginndaten wieder korrigieren — Hauptkurs- und 1.-Unterkurs-Beginndatum auf die echten Werte zurücksetzen.
Beginnmeldung im 1. Unterkurs übertragen — abschließend im 1. Unterkurs die Beginnmeldung ausführen.

💡 Vorbeugen: Aktualisieren Sie die Kursplanung immer dann, wenn sich Anmeldungen ändern — so vermeiden Sie diesen Workaround.

LiD-Prüfungsdatum mindestens 14 Tage in der Zukunft

Bei allen WebService-Verfahren zu LiD (FAQ 11.1) gilt: Das Prüfungsdatum muss mindestens 14 Tage in der Zukunft liegen. Wird die Frist unterschritten, lehnt das Bundesamt die Meldung ab.

Quelle des Datums:

Eingetragen unter Kursstamm → BAMF-Details → LiD-Prüfung.
Wenn dort nichts eingetragen ist, wird das Beginndatum von der 1. Seite verwendet.

Prüfen Sie vor jeder LiD-Prüfungsmeldung beide Stellen und passen Sie den Prüfungstermin so an, dass die 14-Tage-Frist eingehalten ist.

Liefer- und Rechnungsadresse hinterlegen

Erscheint „Lieferadresse und/oder Rechnungsadresse fehlt” (FAQ 11.2), sind in den BAMF-Standorten keine Liefer-/Rechnungsadressen eingetragen. Hintergrund:

Für Liefer- und Rechnungsadressen müssen im Rahmen der LiD-Prüfungsnachrichten Zulassungsnummern für Standorte übermittelt werden. Das BAMF stellt den Trägern vor Einführung der LiD-Prüfungsnachrichten eine Liste der zugelassenen Standorte mit den jeweils vom Bundesamt vergebenen Zulassungsnummern bereit.

Konfiguration:

Öffnen Sie Hauptmenü → Einstellungen → Hinterlegungen Kurse → Standorte für BAMF.
Tragen Sie pro Adresstyp mindestens einen Eintrag ein — eine Lieferadresse und eine Rechnungsadresse.
Wichtig: Die Bezeichnung darf bei beiden nicht identisch sein. Es muss eine beim Bundesamt gültige Kennung eingetragen sein.

ℹ️ Vereinfachung für alle LiD-Kurse mit gleicher Adresse: Wenn für alle LiD-Kurse die gleiche Liefer- und/oder Rechnungsadresse verwendet werden soll, reicht es, in der Hinterlegung jeweils nur einen Eintrag zu erfassen. Eine Zuordnung im Kurs muss dann nicht mehr erfolgen. Eine genaue Zuordnung pro Kurs ist nur nötig, wenn pro Adresstyp mehrere Einträge hinterlegt sind — die Zuordnung erfolgt dann in den Kursstammdaten unter BAMF-Details.

Standort unzulässig

Erscheint „Standort unzulässig — Der Standort mit der Kennung '…' ist als Angabe für Rechnungsadresse unzulässig” (FAQ 11.3), stimmt unter Einstellungen → Hinterlegungen Kurse → Standorte für BAMF die eingetragene Kennung nicht.

Lösung: Diese Kennungen werden vom Bundesamt den einzelnen Kursträgern mitgeteilt — gleichen Sie die hinterlegte Kennung mit der BAMF-Mitteilung ab und korrigieren Sie sie in der Hinterlegung.

Praxis-Tipp: Reihenfolge der Meldungen einhalten

Drei Meldungen bauen laut FAQ aufeinander auf:

Kursplanung erfassen (vom Hauptkurs aus) — das Beginndatum von Hauptkurs und 1. Unterkurs muss dabei in der Zukunft liegen (frühestens morgen).
Kursbeginn melden (vom 1. Unterkurs aus).
Kursabschnittbeginn melden (von Folge-Unterkursen aus) — erst möglich, wenn zuvor im 1. Unterkurs das Verfahren „Kursbeginn melden” an das Bundesamt übermittelt wurde (FAQ 8.4).

Die LiD-Prüfung Teilnehmende melden ist ein eigenständiges WebService-Verfahren (FAQ 11.4) und nicht Teil dieser Kette — dort gilt die oben beschriebene 14-Tage-Frist zum Prüfungsdatum.

Die Datenprüfung vor der Übermittlung listet die festgestellten Probleme im Klartext auf („Beim Prüfen der Daten (vor der Übermittlung an das BAMF) sind folgende Probleme von KuferSQL festgestellt worden”). Korrigieren Sie schrittweise und führen die Meldung erneut durch. Treten dabei Übertragungsfehler oder Protokoll-Rückweisungen auf, hilft der zugehörige FAQ-Artikel weiter.

⚠️ Kursplanungsmeldung nachholen: Falls Kursplanungsmeldungen für bereits gestartete Module nachgeholt werden müssen, muss zusätzlich in den BAMF-Details des Hauptkurses „Grund für nachträgliche Erfassung” angegeben werden (FAQ 7.3).

Ergebnis

Mit korrekt eingehaltener Reihenfolge (Kursplanung → Kursbeginn → Abschnittsbeginn), in der Hinterlegung gepflegten Liefer- und Rechnungsadressen mit gültigen BAMF-Zulassungsnummern und einem mindestens 14 Tage in der Zukunft liegenden LiD-Prüfungsdatum laufen Abrechnung und Meldung an das Bundesamt sauber durch.

✅ Geschafft: Abrechnung und Meldung an das BAMF sind korrekt konfiguriert; die Workflow-Reihenfolge ist eingehalten und Standort-Kennungen sind plausibel.