Zentrale Einstellungen für die BAMF-Abrechnung in KuferSQL

Damit BAMF-Formulare in KuferSQL korrekt erzeugt und Kurse beim Bundesamt für Migration und Flüchtlinge eindeutig zugeordnet werden können, muss die Kennziffer des Kursträgers in den Zentralen Einstellungen hinterlegt sein. Bei mandantenfähigen Datenbeständen kann zusätzlich pro Außenstelle eine eigene Trägernummer geführt werden. Wo dieser Konfigurationsschritt im Gesamtablauf des BAMF-Moduls einsortiert ist, fasst der Modul-Überblick mit allen Zugriffspunkten zusammen.

BAMF- und DeuFöV-Trägernummer auf der Seite „Eigene Daten”

Die zentrale Trägernummer für das BAMF hinterlegen Sie auf der ersten Registerkarte der zentralen Einstellungen:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Zentrale Einstellungen.
2. Wählen Sie den Reiter Eigene Daten.
3. Tragen Sie unter BAMF-Nr. die vom Bundesamt vergebene Trägernummer ein.
4. Tragen Sie unter DeuFöV-Nr. die separate DeuFöV-Trägernummer ein, sofern Sie auch berufsbezogene Deutschsprachförderung anbieten.
5. Wählen Sie über das Feld Bundesland das für den Träger zuständige Bundesland aus — es wird in die BAMF-Kursnummer und auf die Formulare übernommen.

Reiter „Eigene Daten” — rot markiert: die Auswahlliste BAMF-Anschrift rechts neben dem Feld BAMF-Abs. sowie BAMF-Nr. und DeuFöV-Nr. in den Zentralen Einstellungen

BAMF-Anschrift und BAMF-Absender

Auf der Registerseite Eigene Daten liegen zwei getrennte Felder nebeneinander:

• BAMF-Abs. — der Absendername des Trägers (im Beispielbild „Volkshochschule”).
• BAMF-Anschrift — eine Angabe zur Anschrift des BAMF selbst. Das Feld ist eine Auswahlliste; sie enthält die Anschriften der BAMF-Standorte, in der Liste geführt als „HSO - Berlin - Referat 322”, „HSO - Hamburg - Referat 322”, „HSO - Köln - Referat 322”, „HSO - Nürnberg - Referat 322” und „HSO - Stuttgart - Referat 322” (jeweils mit Straßenangabe).

Die BAMF-Anschrift ist also nicht die Absenderadresse Ihres Trägers, sondern die Anschrift des Bundesamtes.

Direkt darunter liegt auf derselben Registerseite das eigenständige Feld Regionalst. — es dient dazu, das Formularfeld „Regionalstelle” zu füllen.

Mehrere Mandanten? Trägernummern in Außenstellen pflegen

Werden in einem Datenbestand mehrere Mandanten verwaltet, kann pro Mandant eine eigene BAMF-Trägernummer in den Außenstellen hinterlegt werden. Je nach eingetragener Außenstelle des Kurses wird dann automatisch die richtige BAMF-Kursnummer generiert.

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Hinterlegungen Kurse → Außenstellen.
2. Wählen Sie die Außenstelle aus und öffnen Sie den Reiter Sonstiges.
3. Tragen Sie unter Träger-Nr. Integration die mandantenspezifische BAMF-Trägernummer ein.
4. Optional: Tragen Sie unter Träger-Nr. DeuFöV die separate DeuFöV-Nummer der Außenstelle ein.
5. Optional: Geben Sie einen abweichenden BAMF-Absender ein (der Name der Außenstelle erscheint dann auf den Formularen). Auf den BAMF- und DeuFöV-Formularen wird der Absender der Außenstelle nur verwendet, wenn bei derselben Außenstelle auch die Träger-Nr. Integration gefüllt ist.
6. Wählen Sie unter Bundesland entweder Zentr. Einstellungen (Default aus den Zentralen Einstellungen) oder ein abweichendes Bundesland für die Außenstelle.

Außenstelle, Reiter „Sonstiges” — rot markiert: eigene Trägernummern und Absender sowie die Bundesland-Auswahl je Mandant

Pfade für BAMF-Vorlagen und BAMF-Dokumente

Für die vom BAMF bereitgestellten Word- und Excel-Vorlagen sowie für die in KuferSQL erzeugten BAMF-Dokumente werden eigene Ablagepfade geführt:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Zentrale Einstellungen → Reiter Pfade.
2. Tragen Sie unter Pfad für BAMF-Vorlagen das Verzeichnis ein, in dem die vom BAMF gelieferten Vorlagendateien (.doc, .xls, .rtf) liegen — im abgebildeten Beispiel C:\Kufer\BAMF\Vorlagen\.
3. Tragen Sie unter Pfad für BAMF-Dokumente das Verzeichnis ein, in dem die aus KuferSQL erzeugten BAMF-Dokumente abgelegt werden sollen — im abgebildeten Beispiel C:\Kufer\BAMF\Dokumente\.

Reiter „Pfade” — eigene Ablagepfade für BAMF-Vorlagen und BAMF-Dokumente

Bei einer Mehrplatz-Installation sind beide Varianten möglich: Sie können die beiden Verzeichnisse lokal je Arbeitsplatz führen oder zentral auf einer Netzfreigabe ablegen.

Aufbau der BAMF-Kursnummer

Aus den eingetragenen Trägerdaten generiert KuferSQL die BAMF-Kursnummer nach folgendem Schema:

Trägernummer-Bundesland-laufende Nummer-Jahr, z. B. 123456-NW-003-2017:

• 123456 — die hinterlegte BAMF-Nummer der Einrichtung (Trägernummer vom Bundesamt).
• NW — Abkürzung für das Bundesland (aus den Zentralen Einstellungen oder der Außenstelle).
• 003 — laufende Nummer (der 3. BAMF-Kurs der Einrichtung); für die laufende Nummer sind 5 Stellen vorgesehen.
• 2017 — das Jahr.

Die einzelnen Bestandteile speisen sich aus drei Stellen: Träger-Nr. und Bundesland aus den Zentralen Einstellungen bzw. der Außenstelle, laufende Nummer und Jahr aus dem Kursstamm.

Ergebnis

Mit den korrekt hinterlegten Trägerdaten in den Zentralen Einstellungen — und bei Bedarf in den Außenstellen — werden alle BAMF-Kursnummern und BAMF-Formulare in KuferSQL automatisch mit der richtigen Trägernummer, dem richtigen Bundesland und dem gewünschten BAMF-Absender befüllt. Die Trennung zwischen BAMF-Nr. und DeuFöV-Nr. stellt sicher, dass für die berufsbezogene Deutschsprachförderung die separate Trägernummer verwendet wird, sofern sie vorhanden ist. Parallel zu den Trägerdaten sind die fachlichen Stammdatenlisten (Lehrwerke, Nationalitäten, Muttersprachen und LiD-Standorte) zu pflegen.