Bücher in der Bibliotheksverwaltung erfassen und verleihen

Verwalten Sie den Buchbestand Ihrer Einrichtung in KuferSQL: Bücher erfassen und wiederfinden, an Teilnehmer und Dozenten ausleihen, Reservierungen führen und säumige Ausleiher per E-Mail oder Mahnschreiben erinnern.

ℹ️ Voraussetzung: Der Zusatzbaustein Bibliotheksverwaltung ist freigeschaltet und die Verlage sind hinterlegt — beides beschreibt Bibliotheksverwaltung freischalten und einrichten. Erst danach stehen unter Extras die Menüpunkte Bibliotheksverwaltung und Bibliotheksverleih zur Verfügung.

Übersichtsbildschirm der Bibliotheksverwaltung

Rufen Sie Extras → Bibliotheksverwaltung auf. Der Übersichtsbildschirm listet alle Bücher mit Inventarnummer, Titel, Untertitel, Autor, ISBN, Verlag, Erscheinungsort, Erscheinungsjahr, Kategorie, Typ und Lagerstelle auf.

Übersichtsbildschirm Bibliotheksverwaltung – die zweite Spalte ist im Screenshot mit Bezeichnung überschrieben, während der Quelltext von Titel spricht

Über die Schaltflächen am unteren Rand arbeiten Sie mit dem Bestand:

Neu, Bearbeiten, Kopieren, Löschen — Bücher anlegen, ändern, duplizieren und entfernen
Überschneidung — Überschneidungen von Büchern für einen Zeitraum anzeigen
Filter — die Liste nach Buch-Merkmalen einschränken
Import — Bücher aus einer Excel-Datei einlesen
Liste, Verleihliste, Etiketten — die drei Ausdrucke der Bibliotheksverwaltung

Am oberen Rand zeigt der Screenshot zusätzlich ein Feld Schnellsuche.

Bücher suchen und filtern

Damit ein Buch leichter zu finden ist, bietet der Übersichtsbildschirm über die Schaltfläche Filter zusätzliche Such- und Filterungsmöglichkeiten nach Titel, Untertitel, Autor, Inventar-Nummer, ISBN, Verlag, Erscheinungsort, Kategorie, Typ, Lagerstelle und Begriffen bzw. Schlagwörtern.

Dialog Filter – ein Eingabefeld je Suchmerkmal, darunter die Mehrfachauswahl der Schlagwörter

Mit Filter setzen übernehmen Sie die Auswahl, mit Filter leeren verwerfen Sie sie.

ℹ️ Vor dem Einsatz klären: Unter dem Feld Inventar-Nr. enthält der Dialog ein Kontrollkästchen mit ähnlichen Inventarnummern. Nach welchen Kriterien Inventarnummern dabei als ähnlich gelten, klären Sie bitte vorab mit der Kufer-Kundenbetreuung.

Überschneidungen von Büchern prüfen

Über Überschneidung öffnen Sie den Dialog Überschneidungen von Büchern. Geben Sie dort einen Zeitraum von und bis an und schränken Sie die Auswertung bei Bedarf über das Feld Titel ein. Mit Ok starten Sie die Anzeige, mit Abbruch brechen Sie ab.

Dialog Überschneidungen von Büchern – Zeitraum und optionale Titel-Einschränkung

ℹ️ Vor dem Einsatz klären: Welche Fälle die Auswertung als Überschneidung wertet — etwa zeitlich überlappende Ausleihen desselben Buches — und in welcher Form sie das Ergebnis ausgibt, klären Sie bitte vorab mit der Kufer-Kundenbetreuung.

Bücher erfassen und bearbeiten

Mit Neu legen Sie ein Buch an. Auf der Karteikarte 1. Seite tragen Sie ein: Titel, Autor, ISBN, Verlag, Erscheinungsjahr, Auflage, Typ, Untertitel, Kategorie, Unterkategorie, Erscheinungsort, Lagerstelle, Verantwortlicher, Inventar-Nummer sowie fällig in Tagen — die Frist zur Rückgabe eines Buches.

Buch-Stammsatz, Karteikarte 1. Seite – der Screenshot zeigt zusätzlich die Felder Menge und Einstelldatum, die der Quelltext nicht aufzählt

Neben Verantwortlicher stehen die Schaltflächen Adresse und Benutzer zur Auswahl der verantwortlichen Person. Ob der angemeldete Benutzer hier automatisch vorbelegt wird, steuert die zentrale Einstellung Verantwortlichen automatisch bei Buchneuanlage setzen (siehe Bibliotheksverwaltung freischalten und einrichten).

Inventar-Nummern automatisch vorschlagen lassen

Bei der Neuanlage schlägt KuferSQL die nächstfolgende Inventar-Nummer automatisch vor, sofern alle bisherigen Bücher nur Zahlen als Inventar-Nr. haben. Sobald andere Zeichen als Zahlen vorkommen, wird absichtlich keine Inventar-Nr. vorgeschlagen. Führende Nullen bleiben dabei erhalten:

46 ergibt den Vorschlag 47
0000021444 ergibt den Vorschlag 0000021445
0000099999 ergibt den Vorschlag 0000100000 — die Zeichenanzahl bleibt erhalten

Reiter Info

Der Reiter Info dient der näheren Beschreibung des Buches, etwa dem Inhaltsverzeichnis, oder der Aufnahme von Schlagwörtern zum Inhalt.

Reiter Ausgabe / Verleih

Im Reiter Ausgabe / Verleih finden Sie alle Informationen zum Verleih des Materials — je Ausleihe eine Zeile mit Name, Inventar-Nr., Ausgabe, Rückgabe am, Rückgabe bis, Reservierung und Bemerkung.

Buch-Stammsatz, Reiter Ausgabe / Verleih – die Ausleih-Historie des geöffneten Buches

Reiter Stichworte

Im Reiter Stichworte tragen Sie Stichworte aus der Hinterlegung ein. Die Liste zeigt je Zeile die Spalten Stichwort und Info; als Schaltflächen stehen Neu, Neu aus Stichwortverzeichnis, Bearbeiten, Löschen und Drucken bereit.

Buch-Stammsatz, Reiter Stichworte – je Zeile ein Stichwort mit ergänzender Info

ℹ️ Die beiden Neu-Schaltflächen: Über diesen Reiter tragen Sie Stichworte aus der Hinterlegung ein. Worin sich Neu und Neu aus Stichwortverzeichnis unterscheiden — insbesondere ob Neu einen freien, nicht hinterlegten Eintrag zulässt —, klären Sie bitte mit der Kufer-Kundenbetreuung, bevor Sie ein Vorgehen für Ihr Haus festlegen.

⚠️ Beim Löschen in der Hinterlegung aufpassen: Wird ein Stichwort unter Einstellungen → Hinterlegungen Kurse → Stichwörter gelöscht, fragt KuferSQL nach, ob das Stichwort auch bei den Büchern entfernt werden soll, bei denen es eingetragen ist. Ist das Stichwort nirgendwo eingetragen, erscheint keine Meldung. Wie die Stichwort-Hinterlegung gepflegt wird, beschreibt „Stichwörter und Suchbegriffe für Kurse einrichten”.

Bücher aus einer Excel-Datei importieren

Über Import lesen Sie Bücher aus einer speziell strukturierten Excel-Datei ein. Verarbeitet werden Dateien im Format *.xls und *.xlsx.

Beim Import achtet KuferSQL darauf, dass

Inventarnummern nicht doppelt vergeben werden und
je Buch eine eindeutige ID in der Datenbank vergeben wird.

ℹ️ Struktur der Import-Datei: Die Excel-Datei muss einem festen Aufbau folgen. Fordern Sie die passende Vorlage vor dem ersten Import bei der Kufer-Kundenbetreuung an.

Listen, Verleihlisten und Etiketten drucken

Die Bibliotheksverwaltung kennt drei Ausdrucke, die Sie über die Schaltflächen am rechten unteren Rand des Übersichtsbildschirms starten:

Liste — eine Liste der Bücher mit Titel, Inventar-Nr., Autor und Verlag
Verleihliste — mit den Spalten Entliehen, Reserviert, Titel, Autor/en, Verlag, Erscheinungsjahr, Kategorie und Unterkategorie
Etiketten — für ausgewählte Bücher mit Titel, Autor, Erscheinungsjahr und Inventarnummer

💡 Ausdrucke über den Filter steuern: Für alle drei Ausdrucke gilt: Es werden nur die Bücher gedruckt, die in der Bibliotheksverwaltung gerade zu sehen sind. Über den Filter schränken Sie den Ausdruck also gezielt ein.

Ausgeliehene Bücher im Bibliotheksverleih verwalten

Unter Extras → Bibliotheksverleih stehen die Funktionen für die Ausgabe und den Verleih von Büchern zur Verfügung. Der Übersichtsbildschirm zeigt Name, Titel, Inventar-Nummer, Ausgabe, Rückgabe am, Rückgabe bis (Fälligkeit), Reservierung und Bemerkung.

Übersichtsbildschirm des Bibliotheksverleihs – der Fenstertitel lautet im Screenshot Bibliotheksausgabe und zeigt den aktiven Zeitraum-Filter, während der Menüpunkt Bibliotheksverleih heißt

Reservierungen: Ein Buch lässt sich bis zu einem eingebbaren Datum für eine bestimmte Person reservieren.

E-Mail an Ausleiher: Zur Verwaltung der ausgeliehenen Bücher können E-Mails an Personen versendet werden, z. B. mit einem Filter nach Fälligkeit (Rückgabetermin). So verständigen Sie alle Personen, die die Rückgabe versäumt haben, in einem Arbeitsgang darüber, dass das geliehene Buch überfällig ist. Für den Versand an die ausleihenden Personen erstellen Sie beliebige Vorlagen in den Vorlagen für E-Mail im Punkt Materialausgabe — siehe „E-Mail-Vorlagen verwalten und Variablen einsetzen”.

Mahnungen: Mit der Schaltfläche Mahnung erstellen Sie ein Mahnschreiben an die Ausleiher. Es kann ausgedruckt oder als PDF per E-Mail versendet werden. Dabei wählen Sie, ob

nur die in der Übersicht markierten Ausleiher angeschrieben werden sollen oder
alle fälligen Bücher bis zum heutigen Datum berücksichtigt werden.

Pro Ausleiher wird eine Seite mit allen betroffenen Buch-Ausleihen und dem eigentlichen Rückgabedatum ausgegeben. Der Ausleiher wird darin aufgefordert, die Bücher zurückzugeben oder sich telefonisch für eine Verlängerung der Rückgabefrist zu melden.

Bibliotheksmodus im Teilnehmer- und Dozentenstamm

Im Teilnehmer- und Dozentenstamm enthält der Reiter Material das Kontrollkästchen Bibliotheksmodus. Ist der Schalter gesetzt, zeigt die Übersicht keine Ausleihen von Materialien mehr, sondern ausschließlich Ausleihen von Büchern.

Teilnehmerstamm, Reiter Material – das gesetzte Kontrollkästchen Bibliotheksmodus ist rot umrahmt, die Liste zeigt nur noch Buch-Ausleihen

⚠️ Materialausgaben bleiben gesperrt: Solange der Bibliotheksmodus aktiv ist, lassen sich die Materialausgaben nicht bearbeiten. Deaktivieren Sie den Schalter zuerst, wenn Sie wieder Materialien statt Bücher pflegen möchten.

Wo dieser Reiter im Stammdaten-Bildschirm liegt, zeigt Teilnehmer-Stammdaten in KuferSQL verwalten.

ℹ️ Verschiedene Schreibweisen für denselben Reiter: Je nach KuferSQL-Version ist der Reiter mit Material, Material !!! oder Materialausgabe beschriftet — gemeint ist immer derselbe Reiter. Welche Beschriftung Ihre Version trägt, sehen Sie direkt in den Teilnehmer-Stammdaten.

Ergebnis

Ihr Buchbestand ist in KuferSQL erfasst, über Filter und Stichworte auffindbar und lässt sich als Liste, Verleihliste oder Etikett ausdrucken. Ausleihen und Reservierungen führen Sie im Bibliotheksverleih, säumige Ausleiher erinnern Sie per Sammel-E-Mail oder Mahnschreiben, und im Teilnehmer- bzw. Dozentenstamm sehen Sie über den Bibliotheksmodus gezielt nur die Buch-Ausleihen.

✅ Geschafft: Die Bibliotheksverwaltung ist im täglichen Betrieb einsatzbereit. Zentrale Vorgaben wie die Sortierung der Inventar-Nummern oder die Verlags-Hinterlegung ändern Sie jederzeit über Bibliotheksverwaltung freischalten und einrichten.