Spendenverwaltung freischalten und einrichten

Richten Sie den Baustein Spendenverwaltung ein, damit Sie geleistete Spenden direkt an den Anderen Adressen erfassen, nach Kampagnen gliedern und später auswerten können.

ℹ️ Voraussetzung: Die Spendenverwaltung ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul und wird mit Hilfe der Kufer-Hotline freigeschaltet. Den Startwert der Spenden-ID setzen Sie anschließend in den Zentralen Einstellungen, Branchen und Spendenrubriken dagegen in den Hinterlegungen — beides im Menü Einstellungen.

Was ist die Spendenverwaltung?

Mit der Spendenverwaltung wird der Adressbestand der Anderen Adressen um zusätzliche Datenfelder erweitert. Darin erfassen Sie geleistete Spenden mit Betrag und Datum. Alle Auswertungen und Marketingmaßnahmen für Spenden liegen anschließend in diesem Programmpunkt gebündelt.

Zur Einrichtung gehören drei Bausteine, die zusammenspielen:

Fortlaufende Spenden-ID: Jede verbuchte Spende erhält automatisch eine fortlaufende Nummer, deren Startwert Sie vorgeben.
Branchen: Damit gliedern Sie die Spender-Adressen in Bereiche, z. B. in einzelne Spendenkampagnen. Der Begriff Branche ist frei beschriftbar.
Spendenrubriken: Damit ordnen Sie die einzelne Spende einem Zweck zu, nach dem Sie später selektieren.

ℹ️ Abgrenzung zum Spenden-Fond: Die hier beschriebene Spendenverwaltung erfasst Spenden an der Adresse eines Spenders. Der Baustein Spenden-Fond ist etwas anderes: Er verbucht eine Spende im Zuge einer Anmeldung und gewährt daraus Nachlässe — siehe Spenden-Fond in KuferSQL einrichten und Spenden erfassen.

Schnellanleitung

💡 Schnell-Setup

Baustein Spendenverwaltung unter Einstellungen → Zentrale Einstellungen → Extras freischalten lassen
Über die Schaltfläche Einstellungen neben dem Baustein den Startwert der fortlaufenden Spenden-ID setzen
Branchen unter Einstellungen → Hinterlegungen Adressen → Branchen anlegen und den Spender-Adressen zuordnen
Spendenrubriken unter Einstellungen → Hinterlegungen für Zusatzbausteine → Spendenrubriken anlegen

Schritt 1: Baustein freischalten lassen

Die Freischaltung erfolgt gemeinsam mit der Kufer-Hotline unter Einstellungen → Zentrale Einstellungen → Reiter Extras. Dort finden Sie den Eintrag Spendenverwaltung in der Liste der gebührenpflichtigen Zusatzbausteine.

Zentrale Einstellungen, Reiter Extras – Eintrag Spendenverwaltung samt Schaltfläche Einstellungen schwarz umrahmt

ℹ️ Mehr zum Reiter Extras: Welche weiteren gebührenpflichtigen Zusatzbausteine dort liegen und wie sie freigeschaltet werden, beschreibt „Extras in den Zentralen Einstellungen konfigurieren”.

Schritt 2: Startwert der fortlaufenden Spenden-ID setzen

Bei der Verbuchung einer Spende vergibt KuferSQL eine fortlaufende Nummer, die Spenden-ID. Den Startwert dafür setzen Sie über die Schaltfläche Einstellungen neben dem Baustein Spendenverwaltung. Im Dialog Einstellungen für Spendenverwaltung tragen Sie im Feld nächste fortlaufende Spenden-ID den gewünschten Wert ein.

Dialog Einstellungen für Spendenverwaltung mit dem Feld nächste fortlaufende Spenden-ID

Damit lässt sich die Spenden-ID sowohl hoch- als auch zurücksetzen. Ist der eingegebene Wert keine ganze Zahl oder bleibt das Feld leer, erscheint eine Warnung und der bisherige Wert bleibt unverändert.

⚠️ Achtung: Ist der neue Wert niedriger als der alte, erscheint die Rückfrage, ob der kleinere Wert übernommen werden soll. Da keine Prüfung auf die Eindeutigkeit der Spenden-ID gemacht wird, empfehlen wir, den Wert nicht zurückzusetzen.

Schritt 3: Branchen als Spendenkampagnen hinterlegen

Über Branchen gliedern Sie die Adressen der Spender in mehrere Bereiche — z. B. in einzelne Spendenkampagnen. Bei allen Marketing-Aktionen können Sie anschließend auf diese Brancheneinteilung filtern.

Die Branchen hinterlegen Sie unter Einstellungen → Hinterlegungen Adressen → Branchen. In der Liste legen Sie über Neu eine Branche mit Branche (Nummer) und Beschreibung an; Bearbeiten, Löschen, Drucken und Statistik stehen für die vorhandenen Einträge zur Verfügung.

Hinterlegungsliste Branchen mit den Spalten Branche, Beschreibung, inaktiv, Erfasst am und Geändert am sowie den Schaltflächen Bearbeiten, Löschen, Neu und Drucken

Beim Pflegen bestehender Branchen unterstützt KuferSQL Sie mit zwei Automatismen:

Branchennummer ändern: Nach dem Abändern einer Branchennummer können auch die bestehenden Zuordnungen mit diesem Branchen-Eintrag — nach Rückfrage — auf die neue Branchennummer umgestellt werden. Betroffen sind alle Zuordnungen dieser Branche, also außer den Adressen auch Teilnehmer, Dozenten und Ansprechpartner.
Branche löschen: Wird eine bestehende Branche gelöscht, lässt sich eine Liste mit den gelöschten Zuordnungen ausdrucken.

ℹ️ Branchen über die Spendenverwaltung hinaus: Branchen sind ein allgemeines Selektionsmerkmal für Adress-, Teilnehmer- und Dozentenstammdaten. Ihre grundsätzliche Pflege beschreibt „Sachgebiete, Branchen und Interessensgebiete in KuferSQL einrichten”.

Schritt 4: Branchen den Spender-Adressen zuordnen

Neben der knappen Tabelle der Branchenzuordnung auf der 1. Seite der Stammdaten gibt es im Adressenstamm den Reiter Branchen. Dort werden die zusätzlichen Felder angezeigt und eingetragen.

Adressenstamm mit aktivem Reiter Branchen – Tabelle mit Kennzeichen, Text, Bemerkung, gültig von, gültig bis, erstellt und bearbeitet

Über Neu ordnen Sie der Adresse eine weitere Branche zu. Im Dialog Neue Branche zuordnen stehen folgende Eingabemöglichkeiten zur Verfügung:

Branche und Text: Auswahl der hinterlegten Branche samt Bezeichnung
Gültigkeit: Branchenzuordnung von Datum bis Datum
Zuletzt bearbeitet und erstellt: Bearbeiter mit Datum
Bemerkung: Freitext zur Zuordnung

Dialog Neue Branche zuordnen mit Feldern Branche, Text, Bemerkung sowie den Gruppen gültig, zuletzt bearbeitet und erstellt

Die grau hinterlegten Felder füllt KuferSQL beim Eintragen bzw. beim Ändern über Bearbeiten automatisch mit Daten.

Schritt 5: Spendenrubriken hinterlegen

Jede einzelne Spende können Sie einer Spendenrubrik zuweisen. Nach dieser Rubrik selektieren Sie später in den Spendenauswertungen.

Die Hinterlegungstabelle finden Sie unter Einstellungen → Hinterlegungen für Zusatzbausteine → Spendenrubriken. Pro Rubrik erfassen Sie ein Kennzeichen und die Bezeichnung der Spendenrubrik; Erfasst am/von und Geändert am/von füllt KuferSQL automatisch.

Hinterlegungsliste Spendenrubriken mit zwei Einträgen und den Schaltflächen Bearbeiten, Löschen, Neu und Drucken

ℹ️ Rubriken im Kontext der anderen Zusatzbaustein-Tabellen: Die Hinterlegungstabelle Spendenrubriken steht im Menü Hinterlegungen für Zusatzbausteine neben elf weiteren Tabellen — Überblick in „Weitere Zusatzbausteine: Spenden, Mitglieder, Marketing und Sonderfunktionen einrichten”.

Ergebnis

Der Baustein ist freigeschaltet, die Spenden-ID startet beim gewünschten Wert, und mit Branchen sowie Spendenrubriken stehen die Gliederungsmerkmale für Kampagnen und Auswertungen bereit.

✅ Geschafft: Im Adressenstamm der Anderen Adressen können Sie nun Spenden erfassen — wie das geht, beschreibt Spenden erfassen, bescheinigen und auswerten.