E-Payment erweiterte Funktionen: Erstattungen, verzögerter Einzug, FiBu-Anbindung

Über die Standardabwicklung hinaus bietet KuferSQL für E-Payment vier erweiterte Funktionsblöcke: Einzel- und Sammelerstattungen, den verzögerten Einzug (Einzug bis spätestens 29 Tage nach der Buchung, nur PayPal Checkout), automatisierte Workflows über den Erinnerungsdienst und die Anbindung an Finanzbuchhaltung bzw. Amtskasse. Zusätzlich stehen Wordvariablen für E-Payment-Zahlungen bereit.

ℹ️ Voraussetzung: Das E-Payment-Modul ist konfiguriert und mindestens ein erstattungsfähiger Provider (PayPal Checkout oder GiroCheckout Kreditkarte) ist freigeschaltet. Für den verzögerten Einzug benötigen Sie PayPal Checkout. Für die automatisierten Workflows ist das kostenpflichtige Zusatzmodul Erinnerungsdienst erforderlich.

⚠️ Achtung bei Amtskassen-Anbindungen: Manche Gemeinde-, Stadt- oder Kreiskassen räumen das mit dem E-Payment verknüpfte Bankkonto in regelmäßigen Abständen. Klären Sie initial mit der zuständigen Kasse bzw. Finanzbuchhaltung, ob Erstattungen direkt über KuferSQL oder über eine alternative Zahlart (z. B. Überweisung) erfolgen sollen.

Einzelerstattung über die Belegungsdetails

KuferSQL bietet eine Erstattungsfunktion für E-Payment-Zahlungen der folgenden (Sub-) Provider:

PayPal Checkout
GiroCheckout (Kreditkarte)

Öffnen Sie die Belegungsdetails der zu erstattenden Belegung und wechseln Sie auf den Reiter E-Payment. Über die Schaltfläche PayPal Checkout Zahlung erstatten (bzw. die provider-spezifische Schaltfläche) lassen sich der ganze Betrag oder ein Teilbetrag zurückerstatten.

Belegungsdetails E-Payment-Reiter mit Details zur Online-Zahlung, Status CAPTURED und Schaltfläche „PayPal Checkout Zahlung erstatten” im Funktions-Bereich rechts

💡 Menürechte gezielt einschränken: Wenn Erstattungen ausschließlich über eine alternative Zahlart (Überweisung) erfolgen sollen, sperren Sie die Menüpunkte Datei → Kursbelegung → Belegungsdetails → E-Payment → Zahlung erstatten und Datei → Kursbelegung → E-Payment Erstattung für die betroffenen Benutzer in den Menürechten.

Sammelerstattung für Kurse

Zusätzlich bietet KuferSQL Sammelerstattungen für Kurse mit E-Payment-Zahlungen.

Hinzufügen lässt sich die Schaltfläche E-Payment Erstattung über die Menüführung der Belegung. Beim Aufruf öffnet sich folgendes Fenster:

Dialog „Erstattung E-Payment für Kurs 232-4506” mit Tabellenspalten Teilnehmer, Kurs.-Nr., Kurstitel, Kursbeginn, Kursende, Entgelt EUR, Saldo EUR, Online bezahlt EUR und zu erstatten EUR sowie Schaltflächen Drucken, Liste, Auswahl Erstattungsbetrag wählen und Markierte Beträge erstatten

Im Hintergrund prüft KuferSQL beim Setzen eines Kurses auf Ausfall automatisch, ob erstattbare Beträge im Kurs vorhanden sind. Ist das der Fall, öffnet sich das Sammelerstattungs-Fenster automatisch.

⚠️ Trotzdem manuell nachprüfen: Ausgefallene Kurse sollten Sie immer zusätzlich auf nicht erstattbare E-Payment-Zahlungen prüfen.

Verzögerter Einzug

Beim verzögerten Einzug wird der zu bezahlende Betrag nicht sofort, sondern spätestens 29 Tage nach der Buchung eingezogen (maximale Reservierungsdauer bei PayPal Checkout). Der verzögerte Einzug gilt ausschließlich für die Schnittstelle PayPal Checkout.

Standardmäßig ist der verzögerte Einzug nicht aktiviert. Aktivieren Sie ihn auf zwei Ebenen:

In den Einstellungen des E-Payment-Plugins im Webadmin: Schalter für den verzögerten Einzug setzen.
In KuferSQL: Unter Einstellungen → Einstellungen für das Posting in Web 2.0 → Verbindungseinstellungen die Zugangsdaten für die Kommunikation mit dem Zahlungsanbieter hinterlegen.

Sind die Einstellungen korrekt, lassen sich Zahlungen mit Status AUTH im Reiter E-Payment der Belegungsdetails entweder per Schaltfläche Zahlung einziehen kassieren oder per Stornierung beenden.

Belegungsdetails E-Payment mit Status AUTH (verzögerter Einzug) und Funktions-Schaltflächen „Zahlung einziehen” und „Bestellung stornieren”

So bezahlen Teilnehmer schon bei der Anmeldung, ohne dass das Geld sofort abgebucht wird.

⚠️ Achtung: Eine Abbuchung erst bei Zustandekommen des Kurses ist nicht möglich. Der verzögerte Einzug kann nur bis zu 29 Tage nach der Buchung erfolgen.

Automatisierter Workflow über den Erinnerungsdienst

Der Erinnerungsdienst ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul in KuferSQL. Damit lassen sich automatisierte Mails an Teilnehmer versenden — etwa für Zahlungsbestätigungen erfolgreicher E-Payment-Zahlungen oder Zahlungsaufforderungen bei fehlgeschlagenen Zahlungen.

ℹ️ Vollständige Dokumentation: Der komplette Umfang des Erinnerungsdienstes wird in der Doku A136 beschrieben. Hier wird nur der E-Payment-bezogene Workflow-Aufbau erklärt.

Beispiel-Workflow: Zahlungsaufforderung bei fehlgeschlagener Zahlung

Ein Teilnehmer bucht sich über die Webseite in einen Kurs und zahlt per PayPal Checkout — die Zahlung schlägt fehl. Der Teilnehmer soll automatisch eine Zahlungsaufforderung per E-Mail erhalten.

1. E-Mail-Vorlage anlegen. Öffnen Sie Einstellungen → Vorlagen für E-Mails → Belegung und erstellen Sie eine Vorlage für die Zahlungsaufforderung.

Editor „Vorlagen für E-Mails / Belegung” mit Betreff, Anhängen, Variablen und Body-Editor für die Zahlungsaufforderungs-Vorlage

2. Erinnerungsdienst konfigurieren. Öffnen Sie Einstellungen → Zentrale Einstellungen → Individuelle Extras → Erinnerungsdienst → Einstellungen. Dort legen Sie die Absende-E-Mail-Adresse und die Versandregeln fest.

Dialog „Einstellungen für den Erinnerungsdienst” mit Versandkanal E-Mail/SMS, Versandregel (Kursbeginn/Kursende/Datum mit Offset), Anmeldestatus-Auswahl und SMTP-Einstellungen

3. Workflow für die Anmeldebestätigung hinterlegen. Öffnen Sie Einstellungen → Einstellungen für Bildschirm-Vorgaben und Workflow → Druckvorgaben → Anmeldebestätigung und setzen Sie den Haken Erinnerungsdienst.

4. Aufgabe auf dem Server einrichten. Beim Einrichten der Aufgabe ist das Kufer-Team gerne behilflich. Die Parameter für die Aufgabe sind /checkepay und /erinnerauto_e.

Anbindung an die Finanzbuchhaltung / Amtskasse

Eine FiBu- bzw. Kassenschnittstelle bindet Soll-Stellungen und Ist-Zahlungen von Teilnehmern und Dozenten an die Finanzbuchhaltung an. Sie integriert E-Payment-Zahlungen in den gesamten Zahlungsprozess und stellt eine effiziente Übertragung der Finanzdaten sicher.

ℹ️ Spezifische Anpassung erforderlich: In der Regel erfordert die Übertragung von E-Payment-Zahlungen über die Schnittstelle eine spezifische, kostenpflichtige Anpassung. Sie bietet die Vorteile einer effizienten und zuverlässigen Zahlungsabwicklung.

Die FiBu-/Kassenschnittstelle ist damit ein zentrales Werkzeug für die Verwaltung finanzieller Transaktionen — von Soll-Buchungen über Zahlungseingänge bis zu Erstattungen.

Wordvariablen für E-Payment-Zahlungen

Im Bereich Belegung existieren folgende Exportvariablen:

<EPAY_TID> — Transaktions-ID (UI-Pfad: Datei → Kursbelegung → Teilnehmer-Details → E-Payment → Transaktions-ID)
<EPAY_CID> — Capture-ID (UI-Pfad: Datei → Kursbelegung → Teilnehmer-Details → E-Payment → Capture-ID)
<EPAY_HTID> — Händler-Transaktions-ID (UI-Pfad: Datei → Kursbelegung → Teilnehmer-Details → E-Payment → Händler-Transaktions-ID)
<EPAY_OID> — Order-ID (nicht einsehbar)
<EPAY_ZAHLPROV> — Zahlungsprovider (UI-Pfad: Datei → Kursbelegung → Teilnehmer-Details → E-Payment → Online Zahlung über)
<EPAY_BESTDAT> — Bestellungsdatum (UI-Pfad: Datei → Kursbelegung → Teilnehmer-Details → E-Payment → Bestellung vom)
<EPAY_BESTDATX> — Bestellungsdatum als Text (gleicher UI-Pfad wie BESTDAT)
<EPAY_BETRAG> — E-Payment-Zahlungsbetrag (UI-Pfad: Datei → Kursbelegung → Teilnehmer-Details → E-Payment → Gesamter Zahlbetrag)

Diese Variablen setzen Sie in Word-Vorlagen ein, um Zahlungsdaten automatisch zu übernehmen. Schreiben Sie sie dort genau so — mit spitzen Klammern — wie oben angegeben.

ℹ️ Nicht mit den E-Mail-Variablen verwechseln: Die Variablen in den Vorlagen für E-Mails folgen einer anderen Schreibweise mit geschweiften Klammern (etwa {ANSPRACHE}, {KURSTITEL}, {KNR} — siehe Screenshot in Workflow-Schritt 1). Die <EPAY_...>-Exportvariablen gehören in Word-Vorlagen.

Ergebnis

Die erweiterten E-Payment-Funktionen erlauben Erstattungen einzeln und in Sammelaktionen, ermöglichen bei PayPal Checkout den verzögerten Einzug bis spätestens 29 Tage nach der Buchung, automatisieren Mail-Workflows über den Erinnerungsdienst und integrieren die Zahlungsdaten in die Finanzbuchhaltung. Die Exportvariablen bringen die E-Payment-Zahlungsdaten in Word-Vorlagen.

✅ Geschafft: Sie kennen die vier funktionalen Erweiterungen rund um E-Payment in KuferSQL und können sie passend zu Provider-Setup und Buchhaltungs-Workflow einsetzen.