Ergänzen Sie nach der 1. Seite die weiteren Reiter des Kurs-Stammbildschirms, damit der Kurs vollständig kommunizierbar, abrechenbar und veröffentlichbar ist – von Notizen über Programmheft und Web bis hin zu Dozenten-Honoraren und Gebühren.
Notizen und Warnhinweise (2. Seite)
Auf der 2. Seite des Kurses pflegen Sie Hinweise, die im Tagesgeschäft sichtbar sein sollen.
- Warnhinweis: Hier eingetragener Text (z. B. „Kursort nachträglich geändert”) erscheint bei jeder Anmeldung im Kursfeld und später in der Belegung rot. Geeignet für kurzfristige, kursweite Hinweise an die Mitarbeitenden.
- Notizen: Freier Platz für Notizen zum Kurs.
Weitere Angaben (3. Seite)
Auf der 3. Seite sammeln sich verschiedene weiterführende Felder. Alle Angaben sind optional:
- Anmeldebeginn und -ende: Steuert, ab und bis wann Anmeldungen zu diesem Kurs zugelassen werden. Für Anmeldungen in KuferSQL kann zusätzlich gesteuert werden, ob außerhalb des Anmeldezeitraums im Anmeldebildschirm lediglich ein entsprechender Warnhinweis erscheint oder ob die Anmeldung nicht verbucht werden kann.
- Mitarbeiter verwaltend, planend, verantwortend: Zuordnung zu einzelnen Benutzern – hilfreich, um in Filtern schneller auf die „eigenen” Kurse einzugrenzen.
- Kursart: Definiert, ob der Kurs als Präsenz-, Online-, Hybrid- oder Blended-Learning-Veranstaltung oder als Selbstlernangebot stattfindet. Bei Online- oder Hybrid-Kursen lassen sich die Zugangsdaten hinterlegen und werden standardmäßig auf der 1. Seite des Kurses angezeigt.
- Vorgänger- und Nachfolgekurs: Erleichtert das Weitermelden von Teilnehmenden in einen nachfolgenden Kurs – dieser kann auch im selben Semester liegen.
Programmheft
Der Reiter Programmheft stellt zusätzliche Felder für die Veröffentlichung des Kurses bereit – sowohl im gedruckten Heft als auch auf der Webseite. Welche Felder genutzt werden, hängt von der individuellen Programmierung der Programmheft-Schnittstelle ab.
Über die Schaltfläche Kontrolle Programmheft erzeugen Sie eine Vorschau, wie der Kurs mit den hinterlegten Texten im Programmheft erscheinen würde.
Web
Im Reiter Web steuern Sie die Online-Präsenz des Kurses:
- Sichtbarkeit: Ob und wie lange der Kurs auf der Webseite angezeigt wird.
- Online-Anmeldung: Welche Anmeldearten online möglich sind.
- Kategorie und Sonderkategorie: Unter welcher Rubrik der Kurs erscheint.
- Suchbegriffe: Stichwörter, unter denen der Kurs gefunden wird – inklusive häufiger Falschschreibungen (z. B. „Joga” neben „Yoga”).
- Download-Bereich: Dokumente, die Interessenten direkt von der Kurseinheit herunterladen können.
Mehrfachnennungen sind in allen Bereichen möglich.
Dozenten und Honorare
Der Reiter Dozenten verwaltet alle dem Kurs zugeordneten Dozentinnen und Dozenten – einschließlich Honoraren und Verträgen. Standardmäßig erscheinen hier alle Dozenten, die bereits über die Raumplanung dem Kurs zugewiesen wurden.
Über die Aktionsleiste rechts stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
- Hinzufügen / Entfernen: Dozenten dem Kurs zuordnen oder lösen.
- Dozent wechseln: Dozentenwechsel inklusive Anpassung der Raumplanung und des geplanten Honorars.
- Honorar vorschlagen: KuferSQL berechnet einen Honorarvorschlag aus den Hinterlegungen im Dozenten-Stamm.
- Honorar festlegen: Honorar inklusive Fahrtkosten und Spesen individuell festlegen oder per Vorschlag übernehmen.
- Honorar abrechnen: Auswahl der Bezahlmöglichkeit.
- Vertrag: Löst den Vertragsdruck aus. Sie können dafür eigene Vorlagen oder ein fest vorprogrammiertes Vertragsformular nutzen.
- Honorarjournal: Nachträgliche Übersicht aller Honorarzahlungen.
Dialog hinter Honorar festlegen (Fenstertitel „Honorarvereinbarungen”) – Stundensatz und Anzahl, Fahrtkosten nach km, Spesen sowie zusätzliche vertragliche und individuelle Vereinbarungen, darunter die Summe
Gebühren
Die Gebühren-Verwaltung ist einer der umfangreichsten Bereiche der Kursanlage. Pro Kurs lassen sich mehrere Gebühren mit unterschiedlichen Beträgen, Konten, Mehrwertsteuersätzen, Fälligkeiten und Ermäßigungs-Regeln hinterlegen.
Pro Gebühr stellen Sie ein:
- Betrag
- Konto und Kostenstelle
- Mehrwertsteuersatz
- Fälligkeitsdatum
- Ermäßigbar: Ja oder Nein
Gebühren zum Zahlplan „Standard-Gebühr” – Kerngebühr ermäßigbar, zusätzliche Materialgebühr mit eigener Fälligkeit und eigenem Mehrwertsteuersatz
KuferSQL kennt mehrere Gebühren-Typen, die sich kombinieren lassen.
Standardgebühr
Sie können eine Standardgebühr definieren. Diese wird bei der Neuanlage eines Kurses automatisch hinterlegt; alle weiteren Gebühren kommen zu ihr hinzu. Welche Gebührenart als Standardgebühr gilt, legen Sie unter Einstellungen → Hinterlegungen Finanzen → Gebührenarten fest – im Demo-Datenbestand ist das die Kerngebühr. Hat eine Einrichtung keine Standardgebühr definiert, wird bei der Kursanlage auch keine Gebühr eingetragen. Wie eine Gebührenart angelegt wird, beschreibt der Artikel „Gebührenarten in KuferSQL anlegen und konfigurieren”.
Weitere Gebühren
Grundsätzlich lassen sich beliebig viele Gebühren einpflegen – z. B. Prüfungsgebühren, Verpflegungskosten oder Leihgebühren für Lehrmittel. Alle Gebühren werden bei der Anmeldung in Summe als Kursgebühr vorgeschlagen.
Ermäßigbare Gebühr
Beim Anlegen einer Gebühr legen Sie fest, ob sie ermäßigbar ist. Im Feld ermäßigbarer Betrag tragen Sie den Wert ein, auf den die Gebühr reduziert wird, wenn der Teilnehmer eine Ermäßigung mit 0 % hat. Ansonsten greift die prozentuale Ermäßigung des Teilnehmers.
Pauschalgebühr
Wird eine Gebühr als Pauschalgebühr definiert, erhöht sie sich bei einer Mehrfach- oder Firmenanmeldung nicht. Pauschalgebühren sind in der Gebühren-Übersicht gelb markiert. Zusätzlich zu einer Pauschalgebühr lassen sich Pro-Teilnehmer-Gebühren anlegen.
Gebühren-Tabelle – die gelb markierte „Pauschalgebühr Firma” zeigt eine Pauschale neben der pro-Teilnehmer abgerechneten Essens-Gebühr
Ratenzahlungsplan
Soll eine Gebühr in Raten gezahlt werden, öffnen Sie in der rechten Aktionsleiste unter Aktionen den Dialog Raten eintragen. Sie definieren Anzahlung, regelmäßige Rate und Restzahlung als eigene Blöcke – jeweils mit Betrag, Termin, Konto und Kostenstelle.
Dialog „Ratenplan” – Anzahlung, Rhythmus der regelmäßigen Rate und Restzahlung lassen sich getrennt parametrisieren
Für die Berechnung stellt KuferSQL Kalkulations-Hilfen bereit.
Zahlpläne
Sollen Teilnehmenden statt einer reinen Summe verschiedene Gebühren-Varianten angeboten werden, definieren Sie im Bereich Vorhandene Zahlpläne zusätzliche Zahlpläne – z. B. „Standard-Gebühr”, „Schnupper-Ticket”, „VIP-Ticket”. Pro Zahlplan legen Sie eine Beschreibung an und entscheiden, ob er im Programmheft und im Web erscheinen soll. Innerhalb eines Zahlplans lassen sich wiederum mehrere Gebührensätze addieren. In Hybridkursen kann ein Zahlplan für die Onlineteilnahme definiert werden, der bei Anmeldungen für die Onlineteilnahme automatisch angewendet wird.
Bereich „Vorhandene Zahlpläne” – mehrere Varianten (Standard-Gebühr, Schnupper-Ticket, VIP-Ticket) stehen je Kurs zur Auswahl
Gebühren für Kinderkurse
Für Kinderkurse und Eltern-Kind-Kurse definieren Sie abweichende Gebühren über zwei Wege: über die Schaltfläche Kinder, mit der Sie einen nur für diesen Kurs gültigen Zahlplan anlegen, oder über den Menüpunkt Kindergebühren einfügen, der auf zentral hinterlegte Vorlagen zurückgreift. Wie Sie diese Vorlagen pflegen, beschreibt Kindergebühren in KuferSQL im Kursstamm erfassen und konfigurieren.
Dialog „Zahlplan für Kinder” – ab welchem Kind die abweichende Gebühr greift und ob sie im Programmheft und im Web sichtbar ist
Gebührenkalkulation
KuferSQL berechnet Gebühren wahlweise als feste Gebührenbestandteile oder pro UE. Über die Nutzung von Deckungsbeiträgen lässt sich die Gebühr zudem kalkulatorisch herleiten. Je nach zentralen Einstellungen fließen unterschiedliche Werte in die Deckungsbeitrags-Berechnung ein.
Ergebnis
Die Detail-Reiter sind gepflegt: Warnhinweise erscheinen im Tagesgeschäft, Notizen sind hinterlegt, Mitarbeitende und Kursart sind zugeordnet, Programmheft- und Web-Felder sind befüllt, Dozenten sind mit Honorar hinterlegt, und das passende Gebühren- bzw. Zahlplan-Modell ist gewählt. Damit ist der Kurs in den allermeisten Aspekten kommunikations- und abrechnungsfähig.
Wie Sie effizient mit Kurskopien arbeiten, Kursreihen abbilden, Freigaben prüfen und die Planungsschritte zur Kurs-Kontrolle nutzen, beschreibt der dritte Teil Kurse in KuferSQL: Kopie, Kursreihen und Planungsschritte.