Wählen Sie die zu Ihrer Arbeitsweise passende BAMF-Abrechnungsvariante in KuferSQL — entscheidend ist, wie genau die Beträge auf die einzelnen Teilnehmer berechnet werden sollen.
Fünf Abrechnungswege im Überblick
KuferSQL bietet fünf Möglichkeiten, den BAMF-Anteil und den Eigenanteil eines Teilnehmers abzubilden:
- Einbuchung des BAMF-Anteils gesamt je Kursmodul (empfohlen) — über Zahlpläne kostenbefreit / Eigenanteil / Selbstzahler.
- Firmenanmeldung ohne Teilnehmer (empfohlen) — BAMF wird als Firma „F” angemeldet, ohne Teilnehmer-Zuordnung.
- Pseudo-Teilnehmer „BAMF” mit Status „A” (statistisch unkorrekt) — BAMF erscheint als angemeldeter Teilnehmer.
- BAMF-Anteil über die Sonstigen Einnahmen buchen (nur bei DB3 berücksichtigt) — Erlös als sonstige Einnahme in der Kursfinanzierung.
- Firmenanmeldung mit Teilnehmer-Zuordnung (kompliziert bei nachträglichen Änderungen) — BAMF wird als Firma im Teilnehmerstamm angelegt, die Teilnehmer werden ihr zugeordnet.
Variante 1: Einbuchung des BAMF-Anteils gesamt je Kursmodul (empfohlen)
Bei der empfohlenen Variante werden die Teilnehmer nur mit ihrem Eigenanteil angemeldet. Drei Zahlpläne werden vorab im Kurs definiert: kostenbefreit (0,- EUR), Eigenanteil (z. B. 195,- EUR), Selbstzahler (z. B. 390,- EUR).
So gehen Sie vor:
- Aktivieren Sie unter Einstellungen → Zentrale Einstellungen → Gebühren den Schalter mehrere Zahlungspläne je Kurs.
- Öffnen Sie den Kursstamm, wechseln Sie auf den Reiter Gebühren und legen Sie im Bereich Vorhandene Zahlungspläne die drei Varianten an.
- Beachten Sie die Reihenfolge: Der erste Zahlplan wird in der Anmeldung als Standard angeboten.
- Pflegen Sie zu jedem Zahlplan die Gebührenbestandteile in der oberen Hälfte des Kursstamm-Reiters Gebühren. Eine weitere Gebührenart, z. B. eine Lehrmittelgebühr, fügen Sie wie gewohnt rechts über Neu hinzu.
Kursstamm Reiter „Gebühren” — geteilte Darstellung mit Gebührenbestandteilen oben und drei Zahlplänen unten
In der Anmeldemaske erscheint anschließend neben dem Feld Gebühr die Schaltfläche ZP zur Auswahl des passenden Zahlplans. Mit dem zentralen Schalter Zahlungsplanwahl bei der Anmeldung wird die Auswahl bei jedem Anmeldevorgang automatisch angeboten.
Anmeldemaske — Zahlplan-Auswahl mit einem Klick übernehmbar
Variante 2: Firmenanmeldung ohne Teilnehmer (empfohlen)
Bei dieser Form wird BAMF als Firma mit Status „F” angemeldet, aber ohne Zuordnung zu den Teilnehmern. Auf diese Firma werden alle gegen das BAMF abzurechnenden Gebührenbestandteile über die Gebührendetails in der Belegung gebucht. Der Teilnehmer wird ganz normal mit dem von ihm zu zahlenden Eigenanteil angemeldet. Wie Sie Teilnehmer anschließend in der Belegung um- und weitermelden sowie ihre Anwesenheit erfassen, beschreibt der zugehörige Artikel.
Vorteil: Diese Variante ist gut für statistische Auswertungen geeignet, weil die korrekte Teilnehmerzahl berechnet wird (BAMF zählt nicht als Teilnehmer).
Variante 3: Pseudo-Teilnehmer „BAMF” mit Status „A” (nicht empfohlen)
Das BAMF wird als sog. Pseudo-Teilnehmer mit Status „A” (angemeldet) erfasst. Änderungen an den Gebühren erfolgen manuell über die Gebührendetails in der Belegung. Der Teilnehmer wird nur mit seinem Eigenanteil angemeldet.
Nachteil: Die Statistik berechnet die Anzahl der Teilnehmer nicht korrekt — daher wird diese Anmeldeform nicht empfohlen.
Variante 4: BAMF-Anteil über die Sonstigen Einnahmen buchen
Ähnlich Variante 3 werden die Teilnehmer mit 0,- EUR bzw. nur mit ihrem Eigenanteil angemeldet. Der BAMF-Anteil wird jedoch über eine Einbuchung bei den Sonstigen Einnahmen und Ausgaben zum Kurs gesteuert.
Sonstige Einnahmen zum Kurs — BAMF-Erstattung als Einbuchung mit Konto und Kostenstelle
Variante 5: Abrechnung über Firmenanmeldung mit Teilnehmer-Zuordnung (nicht empfohlen)
Bei dieser Variante wird BAMF als Firma im Teilnehmerstamm angelegt und die Teilnehmer werden dieser Firma zugeordnet. Zahlt ein Teilnehmer einen Eigenanteil, muss das manuell über die Gebührendetails der Firma und des Teilnehmers korrigiert werden. Nachträgliche Änderungen sind aufwändig — daher nicht empfohlen.
Selbstzahler (Teilnehmer, die nicht gegen BAMF abgerechnet werden) werden ganz normal angemeldet, d. h. nicht der Firma zugeordnet.
Anzeige der Gebühren im Kursstamm, 1. Seite
Damit Zahlpläne und Gebühren der Unterkurse auf der 1. Seite des Kursstamms sichtbar sind, setzen Sie folgende Schalter:
- Einstellungen → Zentrale Einstellungen → Gebühren → Zahlungsplananzeige auf 1. Kursseite
- Einstellungen → Zentrale Einstellungen → Organisation → Anzeige Gebühr, UE, Kurstage im Kursstamm = mit Unterkursen
Gebühren-Anzeige auf 1. Kursseite — Zahlpläne, Unterkurse, Konto, Kostenstelle und MwSt. im Überblick
Ergebnis
Mit der Variante Einbuchung je Kursmodul über Zahlpläne führt KuferSQL die BAMF-Abrechnung sauber je Anmeldung, liefert eine korrekte Teilnehmerzahl in der Statistik und ermöglicht eine vollständige Deckungsbeitragsrechnung über DB1, DB2 und DB3 — ohne nachträgliche manuelle Korrekturen. Wie zusätzliche Erstattungen wie die BAMF-Fahrtkostenerstattung parallel zum gewählten Abrechnungsweg berechnet und gebucht werden, beschreibt der zugehörige Artikel.