BAMF InGe-Online: Kursbeginn, Kursabschnittbeginn und Aktualisierung melden

Für jeden laufenden Integrationskurs muss der Kursträger zum jeweiligen Modulbeginn eine Beginnmeldung an das BAMF übertragen — die erste Beginnmeldung erfolgt für den 1. Kursabschnitt über das Verfahren „Kursbeginn melden”, alle weiteren Module über „Kursabschnittbeginn melden”. Änderungen während eines Abschnitts werden über „Kursabschnitt aktualisieren” binnen eines Werktages nachgemeldet.

Grundsätzliche Regeln des BAMF

Folgende Vorgaben gelten für laufende Kurse:

• Für alle beginnenden Sprachkursabschnitte und den Orientierungskurs übermittelt der Kursträger dem Bundesamt innerhalb einer Woche nach dem jeweiligen Beginn eine Kursabschnittsbeginnmeldung. Das gilt nicht für den ersten Kursabschnitt eines Kurses — der erste Abschnitt wird über die bestehende Kursbeginnmeldung übermittelt.
• Korrekturen und im Laufe des Kursabschnitts eintretende Änderungen sind dem Bundesamt im Nachgang zur Beginnmeldung zeitnah binnen eines Werktages über eine Aktualisierungsmeldung zu übermitteln. Das gilt auch für den ersten Kursabschnitt, d. h. im Nachgang zur Kursbeginnmeldung ist ggf. eine Kursabschnittsaktualisierungsmeldung zum ersten Kursabschnitt zu übermitteln.
• Eine Aktualisierung ist für den Kursträger möglich, solange noch keine Beginnmeldung für einen nachfolgenden Kursabschnitt übermittelt bzw. der Kursabschnitt noch nicht abgerechnet wurde. Spätere Änderungen müssen manuell an die zuständige Regionalstelle des BAMF gemeldet werden.
• Das Beginndatum eines bereits gemeldeten Kursabschnittes (Unterkurs) kann nur durch das BAMF geändert werden.
• Falls sich nachträglich nach der Kursbeginnmeldung Änderungen an der Kursart oder an den Zusatzangaben ergeben, können diese ebenfalls nur durch das BAMF angepasst werden.

Aufrufschema je Kursebene

KuferSQL verbindet die BAMF-Webservices mit der Kursreihen-Struktur. Aus welcher Kursebene welches Verfahren gestartet wird, zeigt die folgende Übersicht:

Das Verfahren „Kursabschnitt aktualisieren” kann aus allen Unterkursen durchgeführt werden.

Pflichtfelder im Unterkurs

Vor jedem Aufruf prüft KuferSQL die Pflichtfelder im Unterkurs. Fehlende Angaben führen zum Abbruch der Übertragung.

Kursstammdaten / 1. Seite:

• Kursbeginn- und Kursende-Datum (Pflichtfelder, Abbruch wenn fehlen).
• Maximale Teilnehmerzahl — die reguläre Anzahl in Bezug auf Kursart und Raumgröße (KuferSQL reduziert intern automatisch bei späteren Einsteigern).
• Kursort mit Zulassungsnummer — die Zulassungsnummer steht auf der 1. Seite der Raumstammdaten (Menü: Räume → Raumverzeichnis) oder am Gebäude (Menü: Räume → Gebäudeverzeichnis). Fehlt die Zulassungsnummer am Kursort, wird der Eintrag aus dem Gebäude verwendet.

Pflichtfelder auf der 1. Seite des Kursstamms (Beispiel zeigt den Hauptkurs) — im Unterkurs liegen Datum, Kursort und max. Teilnehmer an denselben Positionen

Dozent(en) mit Zulassungsnummer: Im Unterkurs muss mindestens ein Dozent eingetragen sein. Die Zulassungsnummer steht in den Dozenten-Stammdaten auf der 2. Seite. Dozenten mit Typ ungleich „leer” oder ungleich „D” und ohne Zulassungsnummer werden bei den InGe-Online-Verfahren nicht berücksichtigt — Sie können also z. B. Dozenten mit Typ „K” (Kinderbetreuung) problemlos zuordnen, ohne dass diese die Übertragung blockieren.

Kursstammdaten / BAMF-Details: Der Unterkurs muss unten als BAMF-Kurs markiert sein und folgende Felder sind Pflicht:

• BAMF-Kursart (Abbruch wenn fehlt).
• BAMF-Kursabschnitt (Abbruch wenn fehlt).
• Kursform (Abbruch wenn fehlt).
• Kinderbeaufsichtigung — Angabe „Ja” nur zulässig, wenn die Kinderbeaufsichtigung durch das Bundesamt oder durch das Bundesprogramm „Integrationskurs mit Kind: Bausteine für die Zukunft” gefördert wird.
• TN niederschw. Frauenkurse — die Anzahl der Teilnehmerinnen aus niederschwelligen Frauenkursen wird nur bei der Kursbeginnmeldung übertragen. KuferSQL warnt, wenn die gemeldete Anzahl größer ist als die Gesamtanzahl der Frauen im Kurs.
• Kein Unterricht in Schulferien — sofern die Kursunterbrechungen identisch mit den Schulferien im betreffenden Bundesland sind, entfällt die explizite Angabe dieser Unterbrechungen. Darüber hinausgehende Unterbrechungen müssen aber weiterhin explizit eingetragen werden — bei gesetztem Haken sind unter „Kursunterbrechungen / Ferien” nur noch diese zusätzlichen Unterbrechungen zu erfassen.
• Lehrwerke (Abbruch wenn fehlt).
• Unterrichtszeiten inkl. Pausen je Wochentag.
• Kursunterbrechungen / Ferien mit Datum „von / bis” und Grund (1 = Ferien, 2 = nicht gesetzliche Feiertage / Brückentage, 3 = Erkrankung Kursleiter, 4 = Sonstige) — gesetzliche Feiertage müssen nicht explizit gemeldet werden.
• Exkursionen mit Datum und Ziel (mind. 20 und max. 100 Zeichen) — Exkursionen sind „normale” Kurstage außerhalb der zugelassenen Kursorte; die Übermittlung als Kursunterbrechung ist nicht zulässig.
• Barrierefreiheit (siehe Kursortänderungen und Barrierefreiheit).

Belegung: In der Belegung darf bei den gegen BAMF abzurechnenden Teilnehmern der Haken „nicht gegen BAMF abzurechnen (Selbstzahler)” nicht gesetzt sein — andernfalls wird der Teilnehmer nicht übertragen. Es muss mindestens eine geförderte Anmeldung vorhanden sein, sonst wird die Übertragung mit der Meldung „keine Anmeldungen zur Weitergabe ausgewählt” abgebrochen.

Teilnehmerstammdaten / 1. Seite und BAMF: Zusätzlich prüft KuferSQL je Teilnehmer die BAMF-Nummer (Aktenzeichen) und das Geburtsdatum. Wie diese beiden Angaben erfasst und in welcher Reihenfolge die Kennziffern übergeben werden, beschreibt Teilnehmerstamm und BAMF-Aktenzeichen.

Verfahren aufrufen

Die Schnittstellen können sowohl aus der BAMF-Übersicht der Belegung als auch direkt aus dem Menü im Kursstamm und in der Belegung aufgerufen werden. Übertragen werden automatisch alle gegen BAMF abzurechnenden Teilnehmer mit Status A, T oder leer — Selbstzahler werden ausgenommen (Ausnahme: LiD-Prüfungen, siehe IO-11).

InGe-Online-Auswahldialog im Unterkurs — Status-Spalte zeigt erfolgreiche Vorab-Meldungen mit Datum und Bearbeiter-Kürzel

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie den 1. Unterkurs (1. Kursabschnitt) — für Kursabschnitt 2..n den jeweiligen weiteren Unterkurs.
2. Wechseln Sie in die Belegung und öffnen Sie die BAMF-Übersicht (oder rufen Sie das Verfahren direkt aus dem Kursstamm-Menü auf).
3. Klicken Sie auf InGe-Online und wählen Sie das gewünschte Verfahren: „Kursbeginn melden” im 1. Unterkurs bzw. „Kursabschnittbeginn melden” in weiteren Unterkursen oder „Kursabschnitt aktualisieren” zur Korrektur.
4. Optional: Setzen Sie den Haken „Daten nur prüfen, nicht speichern” für eine reine Validierung ohne BAMF-Speicherung.
5. Bestätigen Sie mit „Ausgewählte Schnittstelle aufrufen”.
6. KuferSQL prüft die Pflichtfelder und zeigt das InGe-Online-Details-Fenster mit Status, Datum/Zeit, Kurskennung, Kurs-Nr., Titel sowie dem vollständigen Verarbeitungs-Protokoll und einer Teilnehmer-Liste an.

Vorzeitiges Kursende ankündigen und melden

Bei zu geringer Teilnehmerzahl kann der Kursträger ein vorzeitiges Kursende ankündigen, damit das Bundesamt rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen kann (z. B. Zusteuerung weiterer Teilnehmer). Eine Ankündigung ist zwingend erforderlich, wenn sich mindestens ein durch das Bundesamt zugesteuerter Teilnehmer im Kurs befindet — in diesem Fall wird die zuständige Regionalstelle automatisch über die Ankündigung benachrichtigt.

Zwei Schlüssel in den BAMF-Details / Unterkurs / „Angabe zu vorz. Kursende”:

• 350 – Vorzeitiges Kursende ankündigen (zu Beginn oder im Laufe des letzten Kursabschnitts).
• 351 – Vorzeitiges Kursende tatsächlich erfolgt (frühestens am letzten Tag des letzten Kursabschnitts über eine Aktualisierungsmeldung).

Angabe zum vorzeitigen Kursende im Unterkurs — Schlüssel 350 (Ankündigung) bzw. 351 (tatsächlich erfolgt)

Zusatzangaben zum Kurs

Bei der Kursbeginnmeldung können folgende Zusatzangaben zum Kurs übergeben werden (Feld „Zusatzangaben zum Kurs” in BAMF-Details):

• 180 KompAS-Maßnahme — der Kurs wird im Rahmen einer KompAS-Maßnahme durchgeführt.
• 181 Kursvergütung Mindestbetrag — für den Kurs wurde im Vorfeld eine Mindestvergütung für Regionen mit begrenztem Teilnehmerpotenzial bewilligt.
• 182 Vergabe — der Kurs wird im Wege des Vergabeverfahrens gemäß § 18 Abs. 4 IntV durchgeführt.

Ergebnis und Protokoll

Nach erfolgreicher Übertragung zeigt KuferSQL das InGe-Online-Details-Fenster mit Status „Erfolgreich (Details im Protokoll)”, Kurskennung, Kurs-Nr. und Titel sowie den Meldungen „Kursbeginnmeldung wurde erfolgreich gespeichert” und „Synchrone Verarbeitung ist beendet”. Die Liste der übertragenen Teilnehmer wird im Detail-Ausdruck mit ausgegeben. Wie sich die gemeldeten Datensätze anschließend per Auswertecenter filtern und mit der Kurs-Auskunft gegenprüfen lassen, beschreibt die Auswertung gemeldeter Teilnehmer und Prüfkennungen.

Ergebnis

Mit den drei Verfahren „Kursbeginn melden”, „Kursabschnittbeginn melden” und „Kursabschnitt aktualisieren” erfüllt der Kursträger seine BAMF-Meldepflichten für jeden Kursabschnitt: Beginnmeldung binnen einer Woche nach Abschnittsbeginn, Aktualisierungsmeldung binnen eines Werktages bei Änderungen und ggf. Ankündigung sowie Meldung eines vorzeitigen Kursendes. Der Abschluss-Schritt am Kursende — die Meldung des Sprachtests einzeln oder per Sammelübertragung — ist in einem eigenen Artikel beschrieben. KuferSQL prüft die Pflichtfelder automatisch, ruft die Verfahren über die richtige Kursebene auf und protokolliert jedes Ergebnis für die Revision.