Richten Sie das Zeitbuch ein, damit KuferSQL lückenlos und nach Sachbearbeiter gliederbar auswerten kann, welche Zahlungen in den verschiedenen Geldbereichen getätigt wurden.
Diese Artikelreihe im Überblick
Artikel 2 von 8 der Reihe zum Controlling-Modul.
- Zeitbuch freischalten und Startwerte hinterlegen — dieser Artikel
- Zeitbuch drucken und Buchungen auswerten
- Sollstand von Teilnehmergebühren und Honoraren abgrenzen
Was ist das Zeitbuch?
Das Zeitbuch besteht aus zehn einzelnen Zeitbüchern für die verschiedenen Zahlungsvorgänge:
- Bareinnahmen/-ausgaben, Scheck, EC-Zahlungen, Lastschriften, Überweisungen
- Dozentenhonorare, Rückerstattungen (in den Zentralen Einstellungen als Rückzahlungen bezeichnet), Umbuchungen, Rücklastschriften, Bar-Kasse
Jedes dieser Zeitbücher wird getrennt geführt, summiert und gedruckt.
Startwerte je Bereich und Jahr hinterlegen
Für jedes Zeitbuch tragen Sie vorab den Startwert für das folgende Buchungsjahr ein. Sie finden den Block Einstellungen für das Zeitbuch auf derselben Karteikarte wie die Freischaltung. Er erscheint erst, nachdem Sie die Freischaltung gespeichert und die Zentralen Einstellungen erneut geöffnet haben. Die Felder Jahr und Startwert sind dort schreibgeschützt; Startwerte erfassen Sie ausschließlich über das Handsymbol neben dem jeweiligen Bereich.
Karteikarte Controlling – links die Freischaltung der Bausteine, rechts die Startwerte je Zahlungsbereich
Neben jedem Startwert liegt ein Handsymbol. Es öffnet das Fenster Jahr und Startwert eingeben, in dem Sie über Neu je Jahr einen neuen Startwert vergeben. So lassen sich die Summen jeweils neu setzen, ohne die hinterlegten Startwerte der vorhergehenden Jahre zu verlieren. Bearbeiten und Löschen sind nur möglich, solange für dieses Jahr und diesen Bereich noch kein Zeitbuch gespeichert wurde; danach meldet KuferSQL, dass der Startwert nicht mehr verändert beziehungsweise gelöscht werden kann.
Fenster Jahr und Startwert eingeben – die Startwerte der Vorjahre bleiben als eigene Zeilen erhalten
Buchungszeitpunkt und Aufbereitung steuern
Zwei Schalter der Karteikarte bestimmen, wie KuferSQL Buchungen zeitlich einordnet.
Zahlungsdatum abhängig von Zahlungsart überprüfen
Ohne diesen Schalter verschiebt KuferSQL jede Buchung, deren Datum und Uhrzeit vor dem Endzeitpunkt (Ausgabe bis) des zuletzt gespeicherten Zeitbuchs liegen, automatisch auf eine Minute nach diesem Endzeitpunkt — gleich, um welche Zahlungsart es sich handelt. Wurde das letzte Zeitbuch etwa bis 14.03., 17:00 Uhr erstellt, erhält eine Buchung mit früherem Zeitpunkt den 14.03., 17:01 Uhr. So fällt sicher keine Buchung in ein bereits gedrucktes Zeitbuch. Der Nachteil: Druck und Buchungen der verschiedenen Zeitbücher — etwa bar und Überweiser — müssen aufeinander abgestimmt sein. Eine Änderung dieses Schalters wird erst nach einem Neustart von KuferSQL wirksam.
Ist der Schalter gesetzt, richtet sich der Buchungszeitpunkt nach der Buchungsart. Bar-Buchungen lassen sich dann auch vor dem Zeitpunkt eines danach gedruckten Überweiser-Zeitbuchs setzen. Der Nachteil dieser Variante: Die dauernd erforderliche Auswertung der Buchungsart verursacht eine höhere Maschinenlast und verlängert die Rechenzeit je Verbuchung — in der Anmeldephase spürbar, im Einzelfall geringer.
Aufbereitung bis zur aktuellen Uhrzeit
Der Schalter bestimmt den Vorschlag für die Uhrzeit im Block Ausgabe bis des Zeitbuch-Dialogs. Aus Kompatibilitätsgründen zu einem Vorläuferprogramm schlägt KuferSQL standardmäßig die letzte volle Stunde vor; mit gesetztem Schalter die aktuelle Uhrzeit auf die Minute genau. So erscheinen auch kurz vorher gebuchte Beträge im Ausdruck. Datum und Uhrzeit lassen sich vor dem Druck ändern, dürfen aber nicht in der Zukunft liegen.
Mehrere Bar-Kassen getrennt auswerten
Setzen Sie verschiedene Bar-Kassen ein, kennzeichnen Sie diese über unterschiedliche Belegnummern — zum Beispiel k1, k2 und so weiter. Voraussetzung ist der Schalter Eingabe von mehreren Startwerten pro Bereich erlauben. Der Schalter Bar-Kasse im Zeitbuch Barzahlungen mit auswerten legt fest, ob die Bar-Kassen in einem eigenen Bar-Kassen-Zeitbuch oder im Zeitbuch der Barzahlungen erscheinen. Wichtig: Ins Zeitbuch der Barzahlungen gelangen nur Buchungen, deren Belegnummer mit der Belegnummer für Barzahlungen beginnt. Trennen Sie Bar-Kassen über eigene Kennzeichen wie k1, k2, lassen Sie den zweiten Schalter deshalb aus.
- Eingabe von mehreren Startwerten pro Bereich erlauben: erlaubt mehrere Startwerte pro Bereich und Jahr. Jeder Bereich erhält einen eigenen Startwert und wird für sich berechnet.
- Bar-Kasse im Zeitbuch Barzahlungen mit auswerten: wertet die Buchungen aus der Bar-Kasse im Zeitbuch der Barzahlungen mit aus. Eine getrennte Ausgabe in einem Bar-Kassen-Zeitbuch ist dann nicht mehr möglich. Ist der Schalter nicht gesetzt, lassen sich beide getrennt auswerten und drucken.
Startwerte je Bar-Kasse – in der Spalte Art trennen die Belegnummern k1 und k2 die einzelnen Kassen
Die Ausgabe im Zeitbuch erfolgt dann nach diesen Belegnummern gruppiert; die Option Buchungen nach Belegnummer gruppiert anzeigen ist im Zeitbuch-Dialog fest gesetzt. Im Fenster Jahr und Startwert eingeben tragen Sie dazu in der Spalte Art die Belegnummer der jeweiligen Kasse ein. Für jede Belegnummer werden eine eigene Summe sowie Start- und Endwerte gebildet; am Ende des Ausdrucks steht zusätzlich die Summe aller Buchungen. Für eine Belegnummer ohne hinterlegten Startwert beginnt KuferSQL ohne Hinweis bei 0,00.
Zeitbuch je Außenstelle führen
Das Zeitbuch lässt sich für jede Außenstelle separat erstellen und speichern. Maßgeblich für die Zuweisung ist die Außenstelle, die beim Bearbeiter der Zahlung zum Zeitpunkt des Zeitbuchdrucks eingetragen ist. Ändern Sie die Außenstelle eines Benutzers, wandern seine noch nicht gedruckten Zahlungen in das Zeitbuch der neuen Außenstelle.
So aktivieren Sie die Aufsplittung:
- Stellen Sie sicher, dass das Zeitbuch aktiviert ist.
- Setzen Sie unter Einstellungen → Zentrale Einstellungen → Controlling die Option Zeitbuch: Erstellung und Speicherung nach Außenstellen.
- Hinterlegen Sie die Startwerte je Außenstelle unter Einstellungen → Hinterlegungen Kurse → Außenstelle → Zeitbuch.
Karteikarte Zeitbuch einer Außenstelle – dieselben Zahlungsbereiche wie zentral, aber je Außenstelle eigene Startwerte
Ist die Option gesetzt, gelten die Startwerte in den Zentralen Einstellungen für alle Zahlungen, bei denen keine Außenstelle eingetragen ist.
Zahlungen ohne Kurszuordnung: Standardmäßig berücksichtigt das Zeitbuch nur Zahlungen, die einem vorhandenen Kurs zugeordnet sind. Zahlungen ohne Kurszuordnung, etwa Fahrtkostenerstattungen an Teilnehmer, erscheinen nur, wenn Sie auf der Karteikarte Controlling den Schalter Teilnehmer FK-Erstattungen in den Zeitbüchern aufführen setzen. Ausnahme: Bei erlaubten mehreren Startwerten pro Bereich enthält das Zeitbuch der Barzahlungen solche Zahlungen immer.
Ergebnis
Das Zeitbuch ist freigeschaltet, jeder Zahlungsbereich hat seinen Startwert, der Buchungszeitpunkt ist geregelt und — falls nötig — sind Bar-Kassen und Außenstellen getrennt.