Erfassen Sie die spezifischen Felder, die nur für Teilnehmer, Dozenten oder sonstige Adressen relevant sind – z. B. Ermäßigungen, Firmen-Teilnehmer, Honorare, Qualifikationen und Adress-Verknüpfungen zu Räumen.
Teilnehmer: Ermäßigungen hinterlegen
Auf dem Reiter 1. Seite der Teilnehmer-Stammdaten können Sie Ermäßigungen hinterlegen. Eine vollständige Übersicht aller Reiter, Zahlungsverkehr- und Aktionsbuttons des Teilnehmerstamms bietet Teilnehmer-Stammdaten in KuferSQL verwalten. Die Ermäßigungen werden bei der Anmeldung automatisch angezeigt – allerdings nur auf ermäßigbare Gebühren angewandt.
Zusätzlich lässt sich während eines Anmeldevorgangs eine sog. anmeldebezogene Ermäßigung eintragen, die nur für diese eine Anmeldung gilt.
Teilnehmer: Firma als Teilnehmer anlegen
Firmen werden in KuferSQL als „normale” Teilnehmer angelegt – mit zwei Besonderheiten:
- Geschlecht: Tragen Sie im Feld Geschlecht den Wert F ein, damit KuferSQL den Datensatz als Firma erkennt.
- Ansprechperson: Im Reiter Ansprechpartner oder im Feld Zusatz hinterlegen Sie eine konkrete Ansprechperson. Bei den Ansprechpartnern können Sie pro Datensatz die Stelle / Position mit angeben – das erleichtert die spätere Kommunikation.
Teilnehmer: Anderer Rechnungsempfänger / Zahlungspflichtiger
Sie können einem Teilnehmer einen anderen Zahlungspflichtigen zuordnen. Auf der 2. Seite geht es dabei in erster Linie um den Fall, dass ein Teilnehmer die Gebühr für einen anderen Teilnehmer übernimmt. Bei Firmen- und Kinderanmeldungen legen Sie den abweichenden Zahlungspflichtigen dagegen nicht hier fest, sondern über die Firmen- bzw. die Eltern-Kind-Anmeldung.
Im Reiter 2. Seite können Sie in einem der beiden folgenden Felder eine entsprechende Person oder Firma hinzufügen:
- Rechnungsempfänger/Zahlungspflichtiger
- Erfasste Rechnungsempfänger/Zahlungspflichtige
Sie können auch mehrere Rechnungsempfänger und Zahlungspflichtige hinzufügen. Über den Pfeil neben dem Feld Rechnungsempfänger/Zahlungspflichtiger wählen Sie dann einen Standard-Zahlungspflichtigen aus – dieser wird bei Anmeldungen automatisch als Zahler vorgeschlagen.
Teilnehmer: Guthabenverwaltung
In der Guthabenverwaltung verwalten Sie unter anderem Guthaben.
Wie Sie ein Guthaben konkret hinzufügen und welche Schaltflächen die Guthabenverwaltung bietet, erklärt „Guthaben im Teilnehmerstamm verwalten”.
Teilnehmer: BAMF
Unter dem Reiter BAMF werden die Daten für Teilnehmer an Integrationskursen hinterlegt.
Details finden Sie in den Dokumentationsanhängen 59 (BAMF) und 159 (InGe) sowie im Artikel Teilnehmerstamm für BAMF-Integrationskurse vollständig pflegen.
Dozenten: Zahlungsdaten und Honorare hinterlegen
Den gesamten Aufbau des Dozentenstamms mit Honorar-Aktionen, Einsatzplänen und Reitern beschreibt Dozenten-Stammdaten in KuferSQL verwalten.
Im Bereich Zahlungsdaten des Reiters 1. Seite hinterlegen Sie für Dozenten:
- Stundensatz (Satz je Unterrichtseinheit)
- Tagessatz – wird automatisch angewendet, wenn ein Termin länger als 4 Zeitstunden (also mehr als 4 × 60 Minuten) dauert
- Entfernung (km) – Grundlage der Fahrtkostenberechnung: Anzahl der Termine × Kilometer × Kilometersatz × 1 (einfache Entfernung) bzw. × 2 (Hin- und Rückfahrt)
- Wegepauschale – Grundlage der Fahrtkostenberechnung: Anzahl der Termine × Wegepauschale
Zahlungsdaten und individuelle Honorar-Sätze in den Dozenten-Stammdaten
Über das Bildschirm-Symbol im Bereich Zahlungsdaten können Sie Honorarsätze für unterschiedliche Fachbereiche vorbelegen. Sobald solche Vorbelegungen existieren, wird das Symbol grün eingefärbt – im Screenshot oben ist das Symbol neben dem Stundensatz grün, das neben dem Tagessatz grau.
Wird ein Dozent einem Kurs zugeordnet, versucht KuferSQL anhand der Hinterlegungen das Honorar passend zu berechnen. Honorare lassen sich aber jederzeit pro Kurs individuell kalkulieren – auch ohne Vorbelegung in den Dozenten-Stammdaten.
Dozenten: Qualifikationen erfassen
Im Reiter Qualifikationen erfassen Sie:
- Schul- und Ausbildungsabschlüsse
- Zusatzqualifikationen – z. B. Erste-Hilfe-Kurs, Führungszeugnis, PEKiP-Zertifikat
Bei Zusatzqualifikationen können Sie ein Gültigkeitsdatum mit angeben, damit ablaufende Nachweise rechtzeitig auffallen.
Dozenten: Anzeige in Web oder Programmheft, Fotos
In den Dozenten-Stammdaten legen Sie fest, ob und in welcher Weise ein Dozent auf der Website oder im Programmheft anzuzeigen ist. Das erfolgt unter anderem in diesen Reitern:
- 3. Seite
- Web
- Fotos
Dozenten: Urlaub und Verfügbarkeit
Sie können allen Dozenten Zeiten zuordnen, an denen sie nicht zur Verfügung stehen.
- Reiter Urlaub: Neben Urlaub erfassen Sie hier auch andere Abwesenheitsgründe – z. B. Reha-Aufenthalt. In der Raumplanung eines Kurses kann KuferSQL auf diese Abwesenheiten prüfen.
- Reiter Wunschtermine: Termine bzw. Zeiten, an denen der Dozent eingesetzt werden möchte. Diese Wunschzeiten werden nicht automatisch berücksichtigt – sie sind rein informativ.
Sonstige Adressen anlegen
Neben Teilnehmer- und Dozenten-Adressen können Sie in KuferSQL sonstige Adressen erfassen. Welche Aktionen der Adressenstamm bietet, beschreibt Adressen-Stammdaten in KuferSQL verwalten; die Ansprechpartner-Funktionen inklusive Filter, Listen und Export beschreibt Ansprechpartner in KuferSQL verwalten. Das sind alle Adressen, die weder Räume, Dozenten noch Teilnehmer sind – z. B.:
- Hausmeister
- Hotels
- Lieferdienste
- Reparaturservice
So pflegen Sie die Felder:
- Name: Firmenname
- Zusatz: Standard-Ansprechpartner als Kombination aus Anrede und Nachname, z. B. „Frau Müller”. Mehrere Ansprechpersonen erfassen Sie alternativ im Reiter Ansprechpartner.
- Branche: Optional – erleichtert die Suche nach Firmen, da für Branchen eine Filtermöglichkeit zur Verfügung steht.
Ergebnis
Sie kennen die typ-spezifischen Felder der drei Adress-Bereiche und können Teilnehmer mit Ermäßigungen, Firmen- und Zahlungs-Besonderheiten anlegen, Dozenten mit Honoraren und Verfügbarkeit pflegen sowie sonstige Adressen für Räume, Dienstleister und Lieferanten erfassen.